Optionale Positionen in bexio-Offerten richtig einsetzen

Optionale Positionen zeigen Ihrem Kunden Zusatzleistungen, die er zur Hauptleistung dazu bestellen kann, ohne dass Sie eine zweite Offerte schreiben. In bexio gibt es sie nur in Angeboten und Aufträgen, für einzelne Positionen oder eine ganze Sammelposition. Entscheidend ist, dass der Kunde bei der Zusage klar sagt, welche Optionen er bestellt.

Wofür optionale Positionen geeignet sind

Eine Option ist eine Leistung, die zur Hauptleistung passt, die der Kunde aber nicht zwingend braucht. Typische Beispiele aus Handwerk und Technik:

• eine zusätzliche Steckdose oder ein zweiter Bewegungsmelder,
• eine Fernbedienung oder ein Raumbediengerät,
• eine Schalldämmhaube für ein Aussengerät,
• die erste Jahreswartung nach der Inbetriebnahme.

Optionen geben dem Kunden Spielraum und zeigen ihm, woran Sie gedacht haben. Ungeeignet sind sie für echte Alternativen, bei denen der Kunde nur eine von mehreren Lösungen wählen kann, zum Beispiel Gerät A oder Gerät B. Solche Angebote strukturieren Sie besser als Varianten. Wie das geht, zeigt der Beitrag Offerten mit Varianten.

Abzugrenzen sind Optionen auch von Leistungen, deren Menge Sie noch nicht kennen, etwa zusätzliche Meter Leitung, falls sich die bestehende nicht weiterverwenden lässt. Solche Leistungen offerieren Sie besser mit einem Preis pro Einheit oder nach Aufwand und schreiben dazu, wann sie anfallen. Mehr dazu im Beitrag Regie oder Pauschale.

So legen Sie Optionen in bexio an

Die bexio-Hilfe hält zwei Regeln fest:

1. Nur Angebote und Aufträge können optionale Positionen enthalten. In Rechnungen gibt es keine Optionen. Auch die bexio-Schnittstelle kennt das Merkmal «optional» nur für Angebote und Aufträge.
2. Ganze Gruppen: Eine Sammelposition können Sie in Angeboten und Aufträgen als Ganzes optional setzen. Das ist praktisch, wenn eine Option aus mehreren Teilen besteht, etwa Gerät, Montage und Inbetriebnahme.

Für die Gliederung empfiehlt sich dieser Aufbau:

1. Erst die Hauptleistung mit allen Pflichtpositionen.
2. Dann eine Textposition als Überleitung, etwa «Optionen: Diese Leistungen können Sie zusätzlich bestellen.»
3. Danach die optionalen Positionen, jede mit eigener Menge, Einheit und eigenem Preis.

Öffnen Sie anschliessend die Vorschau. Prüfen Sie, wie bexio die Optionen im PDF darstellt und ob das Total sie enthält. Schreiben Sie Ihren Begleittext passend dazu, zum Beispiel «Die Optionen sind im Total nicht enthalten», wenn die Vorschau das so zeigt. Mehr zu den einzelnen Bausteinen erklärt der Beitrag Positionsarten in bexio-Offerten.

Optionen klar formulieren

Eine Option muss für sich allein verständlich sein. Achten Sie auf vier Punkte:

• Vollständige Beschreibung: Was ist enthalten, was nicht? «Schalldämmhaube inkl. Montage, ohne Anpassung Fundament.»
• Abhängigkeiten nennen: Gilt der Preis nur zusammen mit der Hauptleistung, schreiben Sie das dazu: «Preis gültig bei gleichzeitiger Ausführung mit Position 2.»
• Klare Preisbasis: Die Einstellung netto oder brutto gilt für das ganze Dokument, also auch für die Optionen. Nennen Sie im Text, ob die Preise inklusive oder exklusive Mehrwertsteuer gelten.
• Wenige, relevante Optionen: Bieten Sie nur an, was zum Auftrag passt. Eine lange Liste macht die Entscheidung schwerer.

Ein Beispiel für eine vollständige Option:

Option 1: Raumbediengerät mit Display, inklusive Montage und Programmierung. Nicht enthalten: Verkabelung durch Dritte. Preis gültig bei gleichzeitiger Ausführung mit Position 2.

Sagen Sie im Schlusstext auch, wie der Kunde Optionen wählt: «Bitte nennen Sie uns bei der Auftragserteilung die gewünschten Optionen.»

Was rechtlich gilt

Eine Offerte ist im Schweizer Recht ein Antrag zum Abschluss eines Vertrags. Wer eine Annahmefrist setzt, bleibt bis zu deren Ablauf daran gebunden (Art. 3 OR). Das gilt auch für die Preise der Optionen.

Ein Vertrag kommt durch die übereinstimmende gegenseitige Willensäusserung der Parteien zustande, ausdrücklich oder stillschweigend (Art. 1 OR). Sagt der Kunde nur «Wir nehmen Ihre Offerte an», bleibt offen, ob die Optionen dazugehören. Fragen Sie in diesem Fall nach und halten Sie die Antwort schriftlich fest, am besten mit den Positionsnummern. Ob eine Offerte grundsätzlich verbindlich ist und wie lange, erklärt der Beitrag Ist eine Offerte verbindlich?.

Nach der Zusage: Optionen weiterverarbeiten

Hat der Kunde zugesagt, setzen Sie das Angebot auf «Bestätigt». Danach haben Sie zwei Wege:

• Rechnung direkt aus dem Angebot: Klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf «Rechnung erstellen». Ein Fenster öffnet sich, in dem Sie die Positionen auswählen, die in die Rechnung kommen. Hier übernehmen Sie die bestellten Optionen und lassen die übrigen weg.
• Auftrag aus dem Angebot: Im bestätigten Angebot klicken Sie oben rechts auf die Statusaktion «Auftrag erstellen». Kontrollieren Sie im neuen Auftrag, ob die gewählten Optionen enthalten und die abgelehnten entfernt sind, bevor Sie Lieferscheine oder Rechnungen daraus erstellen.

Häufige Fragen

Kann eine Rechnung optionale Positionen enthalten?

Nein. Optionale Positionen gibt es in bexio nur in Angeboten und Aufträgen. Spätestens auf der Rechnung steht nur noch, was der Kunde bestellt hat.

Kann ich eine ganze Gruppe als Option anbieten?

Ja. Legen Sie die Teile der Option in einer Sammelposition an und setzen Sie die Sammelposition als Ganzes optional. Der Kunde sieht den Gesamtbetrag der Option neben dem Titel.

Werden optionale Positionen im Total mitgerechnet?

Die bexio-Hilfe beschreibt das nicht im Detail. Prüfen Sie es in der Vorschau Ihres Angebots und formulieren Sie den Hinweis im Text entsprechend. So weiss der Kunde genau, was das Total umfasst.

Fazit

Optionale Positionen machen Offerten flexibler, ohne dass Sie mehrere Dokumente pflegen. Setzen Sie sie für echte Zusatzleistungen ein, beschreiben Sie jede Option vollständig und lassen Sie sich die gewählten Optionen bestätigen. Beim Erstellen der Rechnung übernehmen Sie dann genau die bestellten Positionen.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.