Positionsarten in bexio-Offerten: Artikel, Text, Rabatt

In einer bexio-Offerte stehen Ihnen zwei Grundtypen zur Verfügung: die Produktposition aus dem Artikelstamm und die frei ausgefüllte Standardposition. Über «+ Weitere Positionen» ergänzen Sie Text, Sammelposition, Rabatt, Zwischentotal und PDF-Seitenumbruch. Mit diesen Bausteinen gliedern Sie eine Offerte so, dass der Kunde Leistung und Preis auf einen Blick versteht.

Alle Positionsarten im Überblick

Alle Positionen lassen sich per Drag-and-drop verschieben. In Angeboten und Aufträgen können Positionen zusätzlich optional sein. Wie Sie das gezielt einsetzen, zeigt der Beitrag Optionale Positionen in bexio-Offerten.

Produktposition oder Standardposition

Die Produktposition ist mit Ihrem Artikelstamm verknüpft. Sie wählen das Produkt über die Volltextsuche nach Name oder Produktcode oder über das Paletten-Symbol und tragen die Anzahl ein. Was Sie im Produkt als Name und Beschreibung hinterlegt haben, erscheint auch auf dem Dokument. Über «Produkt importieren» öffnen Sie eine Detailansicht mit den vorausgefüllten Daten und passen sie für diese Offerte an.

Die Standardposition ist leer. Sie füllen Beschreibung, Menge, Preis und Rabatt selbst aus. Das ist praktisch für Einzelfälle, etwa eine spezielle Anpassung vor Ort.

Achten Sie bei beiden Typen auf die Einheit. Erstellen Sie später aus dem Angebot ein Projekt, macht bexio aus den Artikelpositionen Arbeitspakete. Die Menge übernimmt bexio dabei nur dann als erwartete Zeit, wenn im Angebot die Einheit «h» gesetzt ist.

Faustregel: Alles, was Sie mehr als einmal offerieren, gehört als Produkt in den Artikelstamm. So bleiben Texte, Einheiten und Preise in allen Offerten gleich, und Sie suchen nicht in alten Dokumenten nach Formulierungen. Wie Sie den Stamm aufbauen, erklärt der Beitrag Artikelstamm in bexio aufbauen.

Textpositionen gezielt einsetzen

Mit einer Textposition fügen Sie an beliebiger Stelle einen Textblock oder erklärende Notizen ein. In technischen Offerten leisten Textpositionen viel:

• Einleitung zu einem Abschnitt: «Die folgenden Positionen betreffen den Ersatz der Lüftung im Untergeschoss.»
• Abgrenzung: «Nicht enthalten: Elektroanschluss bis Gerät, Kernbohrungen, Malerarbeiten.»
• Annahmen: «Die Preise basieren auf freiem Zugang und Arbeiten während der normalen Arbeitszeit.»

Halten Sie Textpositionen kurz, damit der Kunde die Preise nicht zwischen langen Absätzen suchen muss. Allgemeine Bedingungen gehören in den Fusstext oder in einen Anhang, nicht zwischen die Positionen. Wie verständliche Beschreibungen gelingen, zeigt der Beitrag Artikelbeschreibungen, die Offerten verständlich machen.

Sammelpositionen für eine klare Gliederung

Eine Sammelposition, in der bexio-Hilfe auch gegliederte Position genannt, fasst mehrere Elemente zu einer Gruppe zusammen. Sie funktioniert wie ein Paket:

1. Erstellen Sie die Sammelposition, geben Sie ihr einen Namen und bei Bedarf eine Beschreibung und speichern Sie.
2. In der Sammelposition erscheint eine «+»-Schaltfläche.
3. Klicken Sie darauf und fügen Sie die gewünschten Elemente ein. Alle Positionstypen sind erlaubt.

Den Gesamtwert aller Unterpositionen zeigt bexio automatisch neben dem Titel der Sammelposition an. Für Handwerk und Technik bietet sich eine Gliederung nach Arbeitsschritten an:

• Sammelposition «Demontage und Entsorgung»
• Sammelposition «Lieferung Geräte und Material»
• Sammelposition «Montage»
• Sammelposition «Inbetriebnahme und Instruktion»

Brauchen Sie innerhalb einer Sammelposition einen Seitenumbruch, stellen Sie ihn direkt in den Einstellungen dieser Sammelposition ein.

Rabatt, Zuschlag und Zwischentotal

Rabattposition: Sie gewährt einen Nachlass auf alle Positionen des Dokuments. Sie geben einen Text ein und wählen Prozent oder fixen Betrag. Der Rabatt wird automatisch vom Total abgezogen. Mehrere Rabatte lassen sich kombinieren.

Rabatt auf eine Position: Soll nur ein bestimmtes Element günstiger werden, tragen Sie den Rabatt direkt in dieser Standard-, Produkt- oder Sammelposition ein. Er erscheint dann bei der Position.

Zuschlag: Einen Zuschlag erfassen Sie ebenfalls über die Rabattposition. Setzen Sie vor den Wert ein Minuszeichen. bexio rechnet den Betrag dann zum Total hinzu.

Wann welche Rabattform passt und wie Sie Rabatte begründen, vertieft der Beitrag Rabatte in bexio-Offerten.

Zwischentotal: Es macht die finanzielle Struktur eines Dokuments sichtbar, zum Beispiel am Ende einer Seite. Laut bexio-Hilfe lässt sich ein Zwischentotal nicht nach einer Sammelposition einfügen. Das ist selten ein Problem, denn die Sammelposition zeigt ihren Betrag ohnehin selbst an.

Häufige Fragen

Kann ich erfasste Stunden direkt in eine Offerte übernehmen?

Nein. Die Positionstypen «Erfasste Zeiten / Leistungen» und «Aufwand» stehen nur in Rechnungen zur Verfügung. In der Offerte arbeiten Sie mit Produkt- oder Standardpositionen.

Welche Positionsarten gibt es in der mobilen App?

In bexio Go können Sie Standard, Produkt, Text, Rabatt, Zwischensumme und PDF-Seitenumbruch hinzufügen. Die Reihenfolge der Positionen lässt sich in der App nicht ändern.

Soll ich Material und Arbeit in getrennten Positionen zeigen?

Das lohnt sich, wenn der Kunde Preise vergleichen will oder wenn Sie aus der Offerte später ein Projekt erstellen. Getrennte Positionen zeigen, was Material und was Arbeit kostet. Bei einer Pauschale genügt eine Position mit klarer Beschreibung des Umfangs.

Wie viele Rabatte darf eine Offerte enthalten?

Die bexio-Hilfe erlaubt ausdrücklich, Rabatte zu kombinieren, und nennt keine Obergrenze. Für den Kunden bleibt eine Offerte aber klarer, wenn jeder Rabatt einen erkennbaren Grund hat.

Fazit

Mit Produktpositionen, Textpositionen und Sammelpositionen bauen Sie in bexio Offerten, die Ihr Kunde ohne Rückfragen versteht. Rabatt und Zwischentotal setzen Sie gezielt ein, nicht aus Gewohnheit. Wer wiederkehrende Leistungen als Produkte führt, spart bei jeder Offerte Zeit und schreibt überall dieselben Texte.