Zeiterfassung in bexio: Grundlagen und Praxis

In bexio erfassen Sie Arbeitszeit als Leistung: mit Tätigkeit, Dauer oder Von-bis-Zeit, Status und dem Schalter «verrechenbar», zugeordnet zu Kontakt, Projekt und Arbeitspaket. Erledigte, verrechenbare Einträge übernehmen Sie später per Import in die Rechnung, und bexio setzt sie dabei automatisch auf «Verrechnet».

Vorbereitung: Tätigkeiten, Stundensätze, Rundung

Bevor das Team die erste Stunde erfasst, richten Sie drei Dinge ein.

Geschäftstätigkeiten: Unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Stammdaten» → «Geschäftstätigkeiten» legen Sie mit «Neue Tätigkeit» Ihre Tätigkeiten an, etwa Montage, Service, Projektleitung, Fahrt und Weiterbildung. Pro Tätigkeit bestimmen Sie, ob sie standardmässig verrechenbar ist, und hinterlegen einen Standard-Stundensatz sowie ein Standard-Ertragskonto. Eine Tätigkeit, die schon in einer Zeiterfassung verwendet wurde, lässt sich nicht mehr löschen.

Stundensätze: bexio kennt Stundensätze auf vier Ebenen. Der spezifischere übersteuert den allgemeineren:

Rundung: Unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Meine Firma» → «Grundeinstellungen» wählen Sie im Bereich «Leistungen», ob bexio Zeiten nicht, normal, auf- oder abrundet. Als Faktor stehen 5, 10, 15 oder 30 Minuten oder eine Stunde zur Wahl. Beim Import in eine Rechnung können Sie diese Vorgabe bei Bedarf übersteuern.

Zeiten erfassen: drei Wege

Im Browser: Über «Projekte» → «Zeit» öffnen Sie die Übersicht und klicken auf «Neuer Eintrag». Sie wählen die Tätigkeit, den Status und schreiben einen Text. Dieser Text erscheint später auf der Rechnung. Den Schalter für «verrechenbar» setzen Sie, wenn Sie die Leistung verrechnen wollen. Dann ordnen Sie den Eintrag einem Kontakt, bei Bedarf einer Ansprechperson und einem Projekt zu. Die Zeit erfassen Sie als Dauer oder mit Start und Ende.

Mit dem Timer: Sie starten die Stoppuhr, wählen die Tätigkeit und stoppen am Ende. Die Tätigkeit ist Pflicht, ohne sie lässt sich der Eintrag weder stoppen noch speichern. Eine Pausenfunktion gibt es laut bexio-Hilfe nicht, jede Zeit wird als einzelner Eintrag gespeichert. Ist die Tätigkeit als verrechenbar hinterlegt, setzt bexio den Schalter automatisch.

Mit der App bexio Go: Die Stoppuhr der App lässt sich pausieren und läuft auch weiter, wenn die App geschlossen ist. Einträge sind auch ohne Internet möglich und werden hochgeladen, sobald wieder eine Verbindung besteht. Voraussetzung ist das Benutzerrecht «Zeit-/Leistungserfassung». Mehr dazu im Beitrag bexio unterwegs nutzen, für Einsätze auf Baustellen im Beitrag Rapporte und Stunden aus dem Aussendienst erfassen.

Zwei Hilfen sparen Zeit: Wiederkehrende Einträge kopieren Sie über «Duplizieren» im Drei-Punkte-Menü, wobei Sie vor dem Speichern mindestens ein Feld ändern müssen. Und in der Übersicht speichern Sie Filter nach Datum, Tätigkeit, Status, Kontakt, Projekt oder Arbeitspaket. Der gespeicherte Filter bleibt im Browser, bis Sie Cache und Cookies löschen.

Vom Eintrag zur Rechnung

Der Status zeigt, wo ein Eintrag steht: Offen, In Arbeit, Erledigt, Verrechnet oder Geschlossen. Für die Abrechnung gilt:

1. Setzen Sie geprüfte Einträge auf «Erledigt». In der Übersicht ändern Sie den Status mehrerer Einträge auf einmal.
2. Mit Projekt: Im Reiter «Belegfluss» des Projekts klicken Sie auf «Neue Rechnung» und lassen «Leistungen importieren» aktiv.
3. Ohne Projekt: In einer Rechnung für den Kontakt wählen Sie unter «Weitere Positionen» die Option «Zeit/Leistung», markieren die Einträge und klicken auf «Selektierte hinzufügen».
4. Nach dem Import setzt bexio die Einträge automatisch auf «Verrechnet». So kann niemand dieselbe Stunde zweimal verrechnen.

Für Mitarbeitende im Stundenlohn können Sie erfasste Stunden laut bexio-Hilfe direkt an die Lohnbuchhaltung übermitteln. Sie erscheinen dann in der Lohnabrechnung des entsprechenden Monats. Wie Sie ganze Projekte nach Aufwand verrechnen, zeigt der Beitrag Projekte nach Aufwand abrechnen.

Praxisregeln für Handwerk und Technik

• Täglich erfassen: Stunden vom Vortag sind ungenau, Stunden von letzter Woche geschätzt.
• Texte für den Kunden schreiben: Der Text landet auf der Rechnung. «Heizungsverteilung im UG montiert, Druckprobe durchgeführt» erklärt mehr als «Montage».
• Immer Projekt und Arbeitspaket wählen: Nur so sehen Sie, ob ein Arbeitspaket im Rahmen bleibt. Wie Sie das planen, zeigt der Beitrag Arbeitspakete und Budgets.
• Auch Nichtverrechenbares erfassen: Offertbearbeitung oder Nacharbeiten gehören erfasst, als nicht verrechenbar. Erst dann zeigt die Nachkalkulation die Wahrheit.
• Wöchentlich abschliessen: Die Projektleitung prüft einmal pro Woche die offenen Einträge und setzt sie auf «Erledigt».

Wichtig ist die Abgrenzung zur Arbeitszeiterfassung. Laut SECO müssen Arbeitgeber nach Art. 46 ArG und Art. 73 ArGV 1 Dauer, Beginn und Ende der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit sowie Pausen ab einer halben Stunde erfassen. Für bestimmte Fälle gibt es eine vereinfachte Erfassung oder einen Verzicht. bexio beschreibt die Zeiterfassung in bexio Go ausdrücklich als Leistungserfassung, nicht als Zeiterfassung für Mitarbeitende. Prüfen Sie deshalb separat, wie Sie die gesetzliche Pflicht erfüllen.

Häufige Fragen

Warum kann ich eine Zeit nicht in die Rechnung importieren?

Meist fehlt eine Voraussetzung: Der Eintrag ist nicht verrechenbar, steht noch nicht auf «Erledigt» oder gehört zu einem anderen Kontakt als die Rechnung.

Kann ich eine Tätigkeit löschen?

Nur, solange sie in keiner Zeiterfassung verwendet wird. Sonst weisen Sie die betroffenen Zeiten zuerst einer anderen Tätigkeit zu.

Ersetzt die Leistungserfassung die Arbeitszeiterfassung?

Nicht automatisch. Die Leistungserfassung dient der Verrechnung. Die Pflicht nach Arbeitsgesetz betrifft Beginn, Ende, Dauer und Pausen der gesamten Arbeitszeit.

Fazit

Richten Sie vor dem Start Tätigkeiten, Stundensätze und Rundung ein, dann wird jede erfasste Stunde zur sauberen Rechnungsposition. Erfassen Sie täglich, immer mit Projekt und Arbeitspaket, und schliessen Sie die Einträge wöchentlich ab. Klären Sie die gesetzliche Arbeitszeiterfassung separat.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.