Offene Kreditoren im Blick: OP-Liste prüfen

Die OP-Liste Kreditoren zeigt per Stichtag alle noch offenen Lieferantenrechnungen und Lieferantengutschriften. Sie erstellen sie in bexio unter «Buchhaltung» → «Berichte» → «Offene Posten» und laden sie als Excel-Datei herunter. Zum Prüfen vergleichen Sie ihr Total mit dem Saldo des Kreditorenkontos 2000. Weichen beide ab, fehlt meist eine manuelle Buchung oder ein Übertrag.

Was die OP-Liste enthält

bexio unterscheidet drei Listen: Debitoren (Rechnungen und Gutschriften an Ihre Kunden), Kreditoren (Lieferanten, deren Rechnungen Sie erhalten) und Kundenkontenbuchungen. Für offene Lieferantenrechnungen ist die Kreditorenliste zuständig.

Auf dem Konto 2000 Kreditoren bucht bexio so:

Ein Saldo im Haben bedeutet: Sie schulden Ihren Lieferanten noch Geld. Dieser Saldo sollte dem Total der OP-Liste Kreditoren entsprechen.

OP-Liste Kreditoren erstellen

1. Öffnen Sie «Buchhaltung» → «Berichte» → «Offene Posten».
2. Wählen Sie den Stichtag.
3. Klicken Sie auf «OP-Liste Kreditoren herunterladen». bexio exportiert die Liste als Excel-Datei.

Die Schaltflächen für Debitoren («OP-Liste Debitoren herunterladen») und für Kundenkonten («OP-Liste Debitoren Kundenkonto herunterladen») stehen an derselben Stelle. Wie die Liste für Ihre Kunden aussieht, behandelt Kontoauszug und OP-Liste für Kunden erstellen.

OP-Liste mit dem Konto 2000 abstimmen

Stellen Sie den Saldo des Kontos 2000 am gleichen Stichtag neben die OP-Liste. Den Saldo finden Sie im Kontenblatt unter «Buchhaltung» → «Berichte» → «Kontenblatt», gefiltert nach dem Konto 2000. Stimmen die beiden Beträge überein, sind Liste und Konto abgestimmt.

Gibt es eine Differenz, gehen Sie so vor:

1. Manuelle Buchungen suchen: Die Listen stammen aus den Modulen für Verkauf und Ausgaben. bexio erlaubt aber, direkt auf Sammelkonten wie 2000 zu buchen, mit einem Warnhinweis. Solche Buchungen fehlen in der OP-Liste. Filtern Sie im Kontenblatt unter «erweiterte Filter» nach dem Buchungstyp «manuelle Buchung und Bankbuchung».
2. Nach Rechnungsnummer sortieren: Sortieren Sie das Kontenblatt des Kontos 2000 nach der Rechnungsnummer. So erkennen Sie, welche Rechnung nicht zur Liste passt. Auf Wunsch exportieren Sie das Kontenblatt nach Excel und werten es dort aus.
3. Vorjahr beachten: Die Bilanzkonten werden jedes Jahr fortgeführt. Eine Differenz aus dem Vorjahr wandert mit dem Saldovortrag ins neue Jahr. Die Ursache liegt dann im alten Jahr, nicht im aktuellen.

Beispiel mit Musterzahlen

Die Muster Haustechnik AG erstellt die OP-Liste Kreditoren per 31.12. Das Total beträgt CHF 18'450.00. Das Konto 2000 weist im Haben CHF 20'450.00 aus. Die Differenz von CHF 2'000.00 sucht die Buchhalterin im Kontenblatt. Sie filtert nach manuellen Buchungen und findet eine Direktbuchung über genau diesen Betrag auf das Konto 2000. Die Liste ist also korrekt, die Buchung erklärt den Unterschied. Ob die Direktbuchung so stehen bleiben darf oder als Lieferantenrechnung nacherfasst werden soll, klärt sie mit dem Treuhänder.

Typische Ursachen für Differenzen

Sind Sie unsicher, welche Korrektur richtig ist, sprechen Sie mit Ihrem Treuhänder. Das empfiehlt auch die bexio-Hilfe.

Offene Rechnungen im Alltag im Blick behalten

Die OP-Liste ist ein Stichtagsbericht. Für den laufenden Betrieb hilft die Liste der Lieferantenrechnungen unter «Ausgaben» → «Lieferantenrechnungen». Dort filtern Sie nach «To do» (gebucht, aber noch nicht vollständig bezahlt) und nach «Überfällig», also nach Rechnungen mit überschrittenem Fälligkeitsdatum. Die Liste lässt sich nach Excel exportieren.

Die Status helfen bei der Kontrolle:

• Offen und «Bankzahlung erstellt»: Die Zahlung ist erfasst, aber noch nicht abgeglichen.
• «Bezahlt»: Der Status wechselt erst, wenn die Banktransaktion abgeglichen oder eine manuelle Zahlung gebucht wurde.
• «Entwurf»: Der Beleg ist noch nicht gebucht. Prüfen Sie vor dem Stichtag, ob Entwürfe liegen geblieben sind.

Wie Sie Zahlungen erfassen und abgleichen, steht in Lieferantenrechnungen bezahlen und abgleichen. Für Rückzahlungen und Korrekturen lesen Sie Lieferantengutschriften erfassen.

Checkliste für den Monatsabschluss

1. Alle Entwürfe der Lieferantenrechnungen buchen oder löschen.
2. Banktransaktionen abgleichen, damit bezahlte Rechnungen den Status «Bezahlt» erhalten.
3. OP-Liste Kreditoren per Monatsende herunterladen.
4. Total mit dem Saldo des Kontos 2000 vergleichen.
5. Differenzen im Kontenblatt klären und notieren, was Sie korrigiert haben.

Zum Jahresende gehört dieselbe Prüfung in die Abschlussarbeiten. Eine Übersicht bietet Jahresabschluss vorbereiten: Checkliste für KMU.

Häufige Fragen

Warum zeigt die OP-Liste einen anderen Betrag als das Konto 2000?

Weil die Liste nur Daten aus dem Ausgabenmodul enthält. Manuelle Buchungen, Eröffnungsbuchungen und provisorische Saldovorträge erscheinen darin nicht, auf dem Konto aber schon.

Kann ich die OP-Liste für einen früheren Stichtag erstellen?

Ja. Der Stichtag ist frei wählbar, zum Beispiel der 31.12. des Vorjahrs.

Wie oft sollte ich die OP-Liste prüfen?

Die bexio-Hilfe empfiehlt eine regelmässige Überprüfung und rät, die Liste jeden Monat zu kontrollieren. So sparen Sie Zeit bei der Abstimmung, weil Differenzen noch frisch sind.

Fazit

Die OP-Liste Kreditoren beantwortet die Frage, wem Sie noch Geld schulden. Erstellen Sie sie zum Stichtag, vergleichen Sie ihr Total mit dem Konto 2000 und klären Sie jede Differenz im Kontenblatt. Wer das monatlich tut, hat beim Jahresabschluss keine Überraschungen.