Jahresabschluss vorbereiten: Checkliste für KMU

Den Jahresabschluss bereiten Sie in drei Schritten vor: Konten abstimmen, abgrenzen und bewerten, dann das Geschäftsjahr in bexio abschliessen. Rechnungslegungspflichtige Unternehmen müssen den Geschäftsbericht innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahres erstellen und zur Genehmigung vorlegen (Art. 958 Abs. 3 OR). Mit der folgenden Checkliste vermeiden Sie Rückfragen und Korrekturschlaufen mit Ihrem Treuhänder.

Was das Gesetz verlangt

Die Buchführung muss vollständig, wahrheitsgetreu und systematisch sein und jede Buchung belegen (Art. 957a Abs. 2 OR). Aufwände und Erträge sind zeitlich und sachlich abzugrenzen (Art. 958b Abs. 1 OR). Überschreiten die Nettoerlöse aus Lieferungen und Leistungen CHF 100'000.00 nicht, darf auf die zeitliche Abgrenzung verzichtet werden (Art. 958b Abs. 2 OR). Den Bestand der Bilanzpositionen weisen Sie durch ein Inventar oder auf andere Art nach (Art. 958c Abs. 2 OR). Einzelunternehmen und Personengesellschaften dürfen auf den Anhang verzichten, wenn sie nicht nach den Vorschriften für grössere Unternehmen rechnen müssen (Art. 959c Abs. 3 OR). Zeigt die Jahresrechnung einen Kapitalverlust, muss der Verwaltungsrat Massnahmen ergreifen (Art. 725a OR, für die GmbH entsprechend nach Art. 820 OR).

1. Vor dem Stichtag vorbereiten

• Termin und Aufgaben: Vereinbaren Sie früh einen Abschlusstermin mit Ihrem Treuhänder und klären Sie, wer welche Buchungen vorbereitet. Hilfe dazu bietet Zusammenarbeit mit dem Treuhänder in bexio.
• Belege komplett: Erfassen Sie alle Eingangsrechnungen, Spesen und Kassenbelege des Jahres.
• Neues Geschäftsjahr anlegen: Das geht unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Buchhaltung» → «Geschäftsjahr ändern». Laut Hilfe können Sie sonst keine Lieferantenrechnungen des neuen Jahres erfassen.
• Inventur planen: Legen Sie Termin und Zählliste für das Lager fest und erfassen Sie, welche Leistungen erbracht, aber noch nicht verrechnet sind.
• Lohn: Die bexio-Hilfe nennt vier Jahresendarbeiten: Jahresmeldungen, Lohnausweise, Abstimmung der Lohnkonten und Eröffnung des neuen Lohnjahres.

2. Konten abstimmen

• Bank und Kasse: Der Saldo per Stichtag muss mit dem Kontoauszug übereinstimmen.
• Debitoren: Stimmen Sie die OP-Liste per Stichtag mit dem Konto 1100 ab. Manuelle Buchungen und Eröffnungswerte erscheinen laut Hilfe nicht in der OP-Liste. bexio empfiehlt, sie jeden Monat zu prüfen.
• Kreditoren: Dasselbe gilt für die OP-Liste der Lieferantenrechnungen und das Konto 2000.
• Uneinbringliche Forderungen: Eine ausgebuchte Rechnung ist in bexio noch kein Debitorenverlust. Diesen buchen Sie per manueller Buchung und besprechen ihn mit dem Treuhänder.
• MWST: Alle Perioden sind abgerechnet, Umsatz- und Vorsteuerabstimmung liegen vor. Die ESTV nennt dafür in der MWST-Info 16 eine Checkliste. Das Vorgehen zeigt MWST-Abrechnung mit bexio vorbereiten.
• Fremdwährung: bexio bucht realisierte Kursdifferenzen bei der Zahlung. Nicht realisierte müssen Sie manuell buchen, siehe Fremdwährungen in Offerten und Rechnungen.

3. Abgrenzen und bewerten

• Transitorische Posten: Ordnen Sie Aufwand und Ertrag dem richtigen Jahr zu. Eine im Januar eingetroffene Rechnung für Dezemberleistungen gehört ins alte Jahr, eine im Dezember bezahlte Jahresprämie für das neue Jahr in die Abgrenzung.
• Vorräte und nicht fakturierte Dienstleistungen: Sie dürfen höchstens zu den Anschaffungs- oder Herstellungskosten bewertet werden. Liegt der Veräusserungswert abzüglich noch anfallender Kosten am Stichtag tiefer, setzen Sie diesen ein (Art. 960a und 960c OR). Erbrachte, aber noch nicht verrechnete Leistungen sind nicht fakturierte Dienstleistungen.
• Anlagen: Den nutzungs- und altersbedingten Wertverlust erfassen Sie als Abschreibung nach den allgemein anerkannten kaufmännischen Grundsätzen (Art. 960a Abs. 3 OR), etwa bei Fahrzeugen, Werkzeugen und Maschinen.
• Rückstellungen: Wer künftig mit einem Mittelabfluss rechnen muss, bildet Rückstellungen zulasten der Erfolgsrechnung (Art. 960e Abs. 2 OR). Für regelmässig anfallende Garantieaufwendungen sind sie zusätzlich erlaubt (Art. 960e Abs. 3 OR).
• Anzeichen für Überbewertung: Bestehen konkrete Anzeichen für überbewertete Aktiven oder zu geringe Rückstellungen, prüfen und korrigieren Sie die Werte (Art. 960 Abs. 3 OR).

4. Abschluss in bexio

1. Provisorisch vortragen: Unter «Buchhaltung» → «Jahresabschluss» → «Alle Konten auf dd.mm.yyyy vortragen» (dd.mm.yyyy steht für das Datum) übernehmen Sie die Bilanzsaldi ins neue Jahr. bexio empfiehlt, vorher Gewinn oder Verlust provisorisch zu verbuchen. Buchen Sie im alten Jahr nach, tragen Sie die Saldi erneut vor.
2. Abschlussbuchungen: Abgrenzungen, Abschreibungen und Rückstellungen buchen Sie von Hand oder Ihr Treuhänder.
3. Erfolg verbuchen: Gewinn oder Verlust verbuchen Sie mit einer manuellen Buchung auf das Konto 9200, am besten gemeinsam mit dem Treuhänder.
4. Checkliste durchgehen: Unter «Geschäftsjahr abschliessen» prüft bexio Soll/Haben-Differenzen, die Erfolgsverbuchung, die ausgeglichenen Abschlusskonten und die als abgerechnet markierten MWST-Perioden. Die Umsatzabstimmung bestätigen Sie von Hand, dafür gibt es keine automatische Funktion. Sie brauchen das Recht «Buchhaltung - Geschäftsjahre».
5. Abschliessen und exportieren: Sind alle Häkchen grün, schliessen Sie das Jahr ab. Danach ist es gesperrt. Unter «Vergangene Jahresabschlüsse herunterladen» exportieren Sie Bilanz, Erfolgsrechnung, Kontenblätter und Journal.
6. Unterzeichnen und genehmigen: Den Geschäftsbericht unterzeichnen der Vorsitzende des obersten Leitungs- oder Verwaltungsorgans und die für die Rechnungslegung zuständige Person (Art. 958 Abs. 3 OR). Bei der AG genehmigt die Generalversammlung die Jahresrechnung (Art. 698 Abs. 2 Ziff. 4 OR).
7. Ablegen: Sichern Sie Abschluss und Belege. Die Fristen beschreibt Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen in der Schweiz.

Häufige Fragen

Kann ich nach dem Abschluss noch buchen?

Ein abgeschlossenes Jahr ist gesperrt. Mit dem Recht «Buchhaltung - Geschäftsjahre» können Sie es wieder öffnen, um Nachträge zu buchen und den Abschluss zu wiederholen. Voraussetzung ist laut Hilfe, dass ein nachfolgendes Jahr existiert und alle nachfolgenden Jahre offen sind. Haben Sie MWST-Perioden schon abgerechnet, besprechen Sie Korrekturen mit Ihrem Treuhänder.

Brauche ich einen Anhang?

Für juristische Personen gehört der Anhang zur Jahresrechnung. Einzelunternehmen und Personengesellschaften dürfen darauf verzichten, wenn sie nicht nach den Vorschriften für grössere Unternehmen rechnen müssen. Zusätzliche Angaben, die das Gesetz in der Mindestgliederung verlangt, weisen sie dann direkt in Bilanz oder Erfolgsrechnung aus (Art. 959c Abs. 3 OR).

Wer macht die Abschlussbuchungen, ich oder der Treuhänder?

Das legen Sie gemeinsam fest. Für die Erfolgsbuchung und für Debitorenverluste empfiehlt die bexio-Hilfe ausdrücklich, den Treuhänder einzubeziehen.

Fazit

Ein sauberer Jahresabschluss folgt einer festen Reihenfolge: vorbereiten, abstimmen, abgrenzen und bewerten, dann in bexio abschliessen und exportieren. Planen Sie die Frist von sechs Monaten rückwärts und holen Sie den Treuhänder früh an Bord. So bleibt Zeit für Korrekturen, bevor das Jahr gesperrt wird.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.