Belege über ePost empfangen und verarbeiten

Die ePost-Anbindung für Belege gehört zu Kontera, einer App aus dem bexio Marketplace. Sie verbinden Ihr ePost-Profil einmal mit Ihrem Kontera-Mandanten und importieren danach einzelne Briefe als Beleg. Kontera liest sie aus, Sie kontieren sie und exportieren die Buchung nach bexio.

So kommt die Papierpost in den Beleg-Eingang

Der Weg besteht aus drei Stationen. Zuerst leitet der ePost Scanning Service der Post Ihre Geschäftspost an ein Scan-Center um, wo sie geöffnet und digitalisiert wird. Die Briefe liegen danach als PDF in Ihrem digitalen Briefkasten. Nicht scanbare Inhalte wie Plastikkarten oder Datenträger sowie Briefe mit Geld, Gutscheinen oder Checks leitet die Post laut eigener Angabe physisch weiter. Das Papieroriginal können Sie nach Angaben der Post innerhalb von 25 Tagen in der App anfordern.

Die zweite Station ist Kontera: Dort synchronisiert die ePost-Anbindung die Dokumente Ihres Briefkastens. Die dritte Station ist bexio, wo am Ende die Lieferantenrechnung oder die Buchung steht.

ePost-Profil mit Kontera verbinden

Prüfen Sie zuerst die Voraussetzungen:

1. Sie besitzen ein Geschäftskonto bei der Schweizerischen Post.
2. Der ePost Scanning Service ist für dieses Konto aktiviert.
3. Sie haben einen digitalen Briefkasten bei ePost eingerichtet und aktiviert.

Dann richten Sie die Verbindung in Kontera ein:

1. Öffnen Sie unten links den Menüpunkt «Add-ons» und wählen Sie die Sektion «Inbox».
2. Aktivieren Sie dort den Schalter «ePost: Digitaler Briefkasten».
3. Kehren Sie in Ihren Mandanten zurück, indem Sie oben links auf das k-Symbol klicken. Unter «Importieren» erscheint nun die Option «ePost».
4. Klicken Sie auf «ePost» und dann auf «ePost-Profil mit Kontera verbinden».
5. Kontera leitet Sie zur Website der ePost Service AG weiter. Melden Sie sich dort mit Ihrem KLARA-Login an und bestätigen Sie die Verbindung.
6. Zurück in Kontera wählen Sie das ePost-Profil, das zum Mandanten gehört.

Danach beginnt die Synchronisation. Die erste Übernahme aller Dokumente kann einige Minuten dauern. Beachten Sie: Sie können pro Mandant nur ein ePost-Profil verbinden.

Briefe importieren und verarbeiten

Ihre ePost-Dokumente finden Sie unter «Importieren» → «ePost». Bis dahin sind es nur Briefe in einer Liste, noch keine Belege.

1. Zeitraum wählen: Im oberen Menü stellen Sie den Zeitraum ein. Standardmässig zeigt Kontera die Dokumente bis zum Anfang des letzten Monats an.
2. Brief importieren: Klicken Sie beim Dokument, das in die Buchhaltung gehört, auf «Brief importieren».
3. Beleg bearbeiten: Der Brief steht nun unter «Belege und Transaktionen» in der gewohnten Belegübersicht. Kontera analysiert ihn und füllt Kontakt, Belegdetails und mögliche Zahlungsanweisungen vor.
4. Nicht relevante Post ignorieren: Werbesendungen und andere Briefe ohne Buchhaltungsbezug markieren Sie mit «ignorieren». Sie verschwinden aus der ePost-Ansicht und werden nicht weiter berücksichtigt.

Kontrollieren Sie die vorausgefüllten Angaben, bevor Sie buchen. Betrag, Datum, Lieferant und Konto sollten mit dem Dokument übereinstimmen.

Was danach in bexio passiert

Beim Kontieren wählen Sie die Zahlungsart. Sie bestimmt, wie die Buchung nach bexio gelangt:

Bei einem normalen bexio-Konto erzeugt Kontera für Kreditorenrechnungen standardmässig Lieferantenrechnungen. Je nach Einstellungen oder bexio-Konto können stattdessen manuelle Buchungen entstehen. Klären Sie das vor dem Start mit Ihrem Treuhänder. Wie eine Lieferantenrechnung in bexio aussieht und wie Sie sie bezahlen, zeigt Lieferantenrechnung in bexio erfassen.

Brauchen Sie ein Vier-Augen-Prinzip, kann Kontera einen Freigabeschritt vor den Export schalten. Das beschreibt Freigaben und Genehmigungen für Belege.

Stolpersteine vermeiden

• Richtiger Mandant: Arbeiten schon Kolleginnen oder Kollegen mit Kontera, lassen Sie sich in den bestehenden Mandanten einladen. So legen Sie dieselbe Firma nicht versehentlich doppelt an.
• Zeitraum prüfen: Vermissen Sie einen älteren Brief, erweitern Sie den Zeitraumfilter. Die Standardansicht endet beim Anfang des letzten Monats.
• Geduld bei der ersten Synchronisation: Sie kann einige Minuten dauern. Die Liste füllt sich erst danach vollständig.
• Add-ons gelten für alle: Ein Add-on schalten Sie pro Mandant ein oder aus, und es wirkt für alle Benutzer. Besprechen Sie Änderungen deshalb im Team.
• Persönliche Zugänge: Jede Person nutzt in Kontera ein eigenes Benutzerkonto mit eigener E-Mail-Adresse. Zusätzliche Benutzer verursachen laut Hilfe keine zusätzlichen Kosten.

ePost-Integration deaktivieren

Sie können die Anbindung jederzeit abschalten. Gehen Sie in Kontera zu «Add-ons», wählen Sie die Sektion «Inbox» und schalten Sie «ePost: Digitaler Briefkasten» aus. Danach synchronisiert Kontera keine neuen Dokumente mehr aus dem verbundenen Profil. Bereits importierte Belege bleiben in Ihrem Kontera-Account erhalten.

Häufige Fragen

Brauche ich Kontera, um ePost-Briefe als Beleg zu nutzen?

Die bexio-Hilfe beschreibt die ePost-Anbindung nur für Kontera. Können Sie einen Brief als PDF aus Ihrem digitalen Briefkasten speichern, laden Sie ihn wie jede andere Datei in den bexio-Posteingang hoch. Zulässig sind unter anderem PDF-Dateien bis 12 MB.

Wie viele ePost-Profile kann ich verbinden?

Pro Kontera-Mandant eines. Beim Verbinden wählen Sie aus Ihren ePost-Profilen dasjenige, das zum aktuellen Mandanten gehört.

Was passiert mit Briefen, die ich ignoriere?

Sie verschwinden aus der ePost-Ansicht in Kontera und werden nicht weiter berücksichtigt.

Muss ich Belege aus ePost aufbewahren?

Ein Brief, der als Buchungsbeleg dient, unterliegt wie jeder andere Beleg den Aufbewahrungsregeln. Den Rahmen erklärt Belege erfassen und digital ablegen.

Fazit

Mit ePost und Kontera entfällt das Abfotografieren von Papierpost. Sie verbinden Ihr Profil einmal, importieren relevante Briefe mit einem Klick und kontieren sie wie gewohnt. Prüfen Sie die erkannten Daten und klären Sie die Verbuchungsart mit dem Treuhänder, bevor Sie den ersten Brief exportieren.