Lieferantenrechnungen bezahlen und abgleichen

Eine Lieferantenrechnung bezahlen Sie in bexio in drei Schritten: Sie erfassen die Zahlung in der Rechnung, übermitteln sie im Banking an Ihre Bank und gleichen danach die Banktransaktion ab. Erst dieser Abgleich oder eine manuelle Zahlung setzt die Rechnung auf «Bezahlt».

Voraussetzungen

Bevor Sie zahlen, sollten diese Punkte stimmen:

1. Gebuchte Rechnung: Die Lieferantenrechnung ist im Status «Offen». Wie Sie sie erfassen, steht im Beitrag Lieferantenrechnung in bexio erfassen.
2. Bankkonto in bexio: Für das Belastungskonto brauchen Sie ein Bankkonto im Banking. Für das direkte Übermitteln muss das E-Banking mit bexio verknüpft sein.
3. Angaben des Lieferanten: Bankzahlungen sind nur mit IBAN möglich, Auslandzahlungen ebenso. Zahlungen in Nicht-SEPA-Länder gehen über bexio nicht und müssen direkt im E-Banking erfasst werden.
4. Strukturierte Adresse: bexio erfasst die Adresse des Zahlungsempfängers nur noch strukturiert. Prüfen Sie Strasse, Hausnummer, Postleitzahl und Ort im Kontakt. Laut bexio-Hilfe weisen die Finanzinstitute Zahlungen mit unstrukturierten Adressen und Ausführungsdatum nach dem 20. November 2026 zurück.
5. Ausführungsdatum: Es muss mindestens heute sein und darf höchstens 60 Kalendertage in der Zukunft liegen.

Schritt 1: Zahlung in der Lieferantenrechnung erfassen

1. Öffnen Sie die Lieferantenrechnung.
2. Klicken Sie auf «Zahlung erfassen» und wählen Sie die Zahlungsart: IBAN oder QR-Rechnung.
3. Füllen Sie die Zahlungsinformationen aus. Bei einer QR-Rechnung kann bexio sie aus dem Beleg auslesen. Wie das geht, zeigt der Beitrag QR-Rechnung des Lieferanten einlesen.
4. Klicken Sie auf «Zahlungsauftrag erstellen».

Damit entsteht eine Zahlung im bexio Banking. An Ihr E-Banking ist sie noch nicht übermittelt. Die Rechnung steht jetzt auf «Offen» und wird als «Bankzahlung erstellt» angezeigt.

Einen Zahlungsauftrag können Sie nachträglich bearbeiten, solange er den Status «Ausstehend» oder «Gescheitert» hat. Bankkonto und Zahlungsart lassen sich nicht ändern. Dafür löschen Sie die Zahlung und erstellen sie neu. Ist die Zahlung schon heruntergeladen oder übertragen, ist keine Bearbeitung mehr möglich.

Schritt 2: Zahlung an die Bank übermitteln

Alle erfassten Zahlungen erscheinen im Banking unter «Zahlungsausgänge». Öffnen Sie dort «Zahlungsausgänge anzeigen» und markieren Sie die Zahlungen. Dann haben Sie zwei Wege:

• Direkt übermitteln: Mit «Zahlungen übermitteln» senden Sie die Aufträge an Ihr E-Banking, sofern Ihre Bank eine direkte Schnittstelle hat. Danach haben die Zahlungen den Status «Übermittelt».
• Datei herunterladen: Alternativ laden Sie eine pain.001-Datei herunter und laden sie selbst im E-Banking hoch. Die Zahlungen stehen dann auf «Heruntergeladen».

Je nach Bank müssen Sie die Zahlungen im E-Banking noch freigeben oder signieren. Übermitteln Sie bereits übermittelte Zahlungen nicht noch einmal. bexio prüft nicht, ob sie schon an die Bank gegangen sind. Die Einzelheiten, auch bank-spezifische, behandelt der Beitrag Zahlungen aus bexio an die Bank übermitteln.

Die Status einer Lieferantenrechnung

Schritt 3: Banktransaktion abgleichen

Sobald die Bank die Zahlung ausgeführt hat, erscheint die Belastung als Banktransaktion in bexio.

Automatischer Abgleich

Der Abgleich läuft von selbst, wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind:

1. Die Lieferantenrechnung wurde im Bereich «Ausgaben» erstellt.
2. Die Zahlung wurde direkt in der Lieferantenrechnung erfasst.
3. Die Zahlung wurde über die bexio-Schnittstelle oder per pain.001-Datei an die Bank übermittelt.
4. Die Kontobewegungen sind importiert, automatisch per Schnittstelle oder durch Hochladen einer camt.053-Datei.

bexio ordnet die Transaktion über eine eindeutige ID zu, die es bei der Zahlung an die Bank mitgibt. Die Bank muss diese ID beim Import liefern, was in der Regel der Fall ist, aber je nach Bank variieren kann. Automatisch abgeglichene Transaktionen finden Sie im Banking unter «Banktransaktionen anzeigen» mit dem Status «automatisch abgeglichen». Über «Aktionen» machen Sie den Abgleich rückgängig, falls nötig.

Manueller Abgleich

Klappt die automatische Zuordnung nicht, gehen Sie so vor:

1. Öffnen Sie im «Banking» die Funktion «Transaktionen abgleichen».
2. Suchen Sie die Belastung in der linken Spalte.
3. Geben Sie unter «Übereinstimmend» den Namen des Lieferanten oder die Nummer der Lieferantenrechnung ein.
4. Wählen Sie die passende Rechnung und klicken Sie auf «Jetzt abgleichen».

Berücksichtigt werden nur Lieferantenrechnungen mit dem Status «Offen» oder «Teilweise bezahlt». Stimmen Datum, Betrag und QR-Referenz überein, macht bexio selbst einen Vorschlag. Passt keine Buchung, erfassen Sie die Transaktion als manuelle Buchung. Wenn ein Abgleich falsch war, korrigieren Sie ihn unter «Banktransaktionen anzeigen» → «Aktionen» → «Abgleich bearbeiten». Bleibt die Rechnung trotz Abgleich im Status «Übermittelt» oder «Heruntergeladen», prüfen Sie dort, ob die richtige Rechnung gewählt wurde. Findet der Abgleich eine Zahlung gar nicht, prüfen Sie Betrag, Datum und Referenz in der Transaktion.

Sonderfälle

• Manuelle Zahlung: Haben Sie die Rechnung anderweitig bezahlt, erfassen Sie in der Lieferantenrechnung eine «Manuelle Zahlung» mit Bankkonto, Buchungstext, Datum und Betrag. Die Rechnung gilt sofort als bezahlt. bexio löst dabei keine Zahlung aus. Gleichen Sie die Banktransaktion danach nicht noch einmal ab, sonst entsteht eine doppelte Buchung.
• Teilzahlung und Skonto: Erfassen Sie nur einen Teilbetrag, erscheint die Option, den Restbetrag als Skonto zu verbuchen. Beträgt der offene Rest höchstens 10 Prozent der Rechnungssumme, steht zusätzlich eine weitere Option zur Verfügung.
• Fremdwährung: Ein Zahlungsauftrag aus einer Lieferantenrechnung übernimmt immer deren Währung. Weicht die Währung der Banktransaktion ab, tragen Sie beim Abgleich den Wechselkurs selbst ein.
• Gebühren bei Auslandzahlungen: Bei Zahlungen ins Ausland wählen Sie in der Rechnung, zu wessen Lasten die Gebühren gehen. Bei einer Schweizer IBAN verschwindet das Feld.

Häufige Fragen

Kann ich eine erfasste Zahlung wieder löschen?

Ja. Ist die Zahlung noch nicht an die Bank gegangen, löschen Sie sie unter «Zahlungsausgänge anzeigen» über das Drei-Punkte-Menü. Hat sie die Bank schon erhalten, müssen Sie sie auch im E-Banking löschen, denn bexio löscht dort nichts automatisch.

Warum steht die Rechnung noch nicht auf «Bezahlt»?

Weil der Abgleich fehlt. Erst wenn die Banktransaktion abgeglichen oder eine manuelle Zahlung gebucht ist, wechselt der Status.

Kann ich mehrere Rechnungen mit einer Zahlung begleichen?

Beim Abgleich können Sie eine Transaktion auf mehrere Buchungen aufteilen. Beachten Sie, dass beim Rückgängigmachen eines solchen Abgleichs alle zugehörigen Buchungen verloren gehen.

Fazit

Der saubere Weg führt über die Zahlung in der Lieferantenrechnung, die Übermittlung an die Bank und den Abgleich der Transaktion. Dann bleibt der Status stets nachvollziehbar, und der automatische Abgleich spart Handarbeit. Eine manuelle Zahlung brauchen Sie nur, wenn die Rechnung ausserhalb von bexio bezahlt wurde. Beachten Sie dabei, dass ein zusätzlicher Bankabgleich doppelt bucht. Falls Sie später korrigieren müssen, hilft der Beitrag Lieferantenrechnung löschen oder korrigieren.