Kontoauszug und OP-Liste für Kunden erstellen

Für einen einzelnen Kunden erstellen Sie in bexio einen Kontoauszug: Kontakt öffnen, Reiter «Finanzen», «Konto anzeigen», «Kontoauszug erstellen». Die Offene-Posten-Liste für alle Kunden und Lieferanten finden Sie unter «Buchhaltung» → «Berichte» → «Offene Posten». Dort wählen Sie einen Stichtag und exportieren die Liste als Excel-Datei. Beide Auswertungen zeigen, was noch offen ist, aber auf unterschiedlicher Ebene.

Drei Sichten auf offene Beträge

Kundenkonto: die Finanzübersicht pro Kontakt

Jeder Kontakt hat in bexio ein Kundenkonto. Es zeigt Rechnungen, Kunden- und Lieferantengutschriften, Lieferantenrechnungen und Aufwendung, Ein- und Auszahlungen sowie manuelle Kundenkontobuchungen. Auch erhaltene Akontozahlungen und Überzahlungen stehen dort. In der Buchhaltung werden sie standardmässig auf dem Konto 2030 geführt.

So öffnen Sie es:

1. Öffnen Sie den Kontakt.
2. Wechseln Sie in den Reiter «Finanzen».
3. Klicken Sie auf «Konto anzeigen».

Im Reiter «Finanzen» sehen Sie zudem eine Übersicht aller Gutschriften und Rechnungen und eine Umsatzgrafik. Auf dem Kundenkonto lassen sich manuelle Buchungen erfassen. Das ist laut bexio-Hilfe nützlich, um einen Saldo anzupassen, ohne eine Rechnung zu erstellen. Wie Überzahlungen dort landen und wie Sie sie behandeln, steht im Beitrag Überzahlung, Teilzahlung und Rückerstattung.

Kontoauszug eines Kunden erstellen

Der Kontoauszug dient der Überprüfung offener Posten und unterstützt dabei verschiedene Währungen.

1. Öffnen Sie den Kontakt und wechseln Sie in den Reiter «Finanzen».
2. Klicken Sie auf «Konto anzeigen».
3. Klicken Sie auf «Kontoauszug erstellen».
4. Passen Sie das Dokument an, bevor Sie es fertigstellen: Mit «Vorschau» sehen Sie das Ergebnis. Unter «Text» fügen Sie eine Nachricht hinzu. Bei «Adresse» ändern Sie die Empfängeradresse direkt im Auszug. Die «Dokumentenvorlagen» lassen sich konfigurieren.
5. Exportieren Sie das Dokument mit «PDF».

Die bexio-Hilfe erwähnt, dass Sie das Dokument herunterladen oder versenden können. Die einzelnen Schritte für den Versand beschreibt sie nicht. Am sichersten ist deshalb das PDF, das Sie selbst per E-Mail an den Kunden schicken.

Was auf dem Kontoauszug steht

Eine Besonderheit: Wurde eine Gutschrift teilweise verrechnet, zeigt der Auszug weiterhin den ursprünglichen Gesamtbetrag. Bei Rückfragen des Kunden lohnt sich deshalb ein Blick ins Kundenkonto.

Alle erstellten Kontoauszüge sind archiviert, und zwar unter «Verkauf» → «Weitere» → «Kontoauszüge». Dort laden Sie sie als PDF herunter, inklusive Kopf- und Fusszeile.

Typische Anlässe für einen Kontoauszug sind eine Rückfrage zum Saldo, die Vorbereitung einer Mahnung oder ein Abgleich vor dem Jahresende. Wie das Mahnwesen funktioniert, zeigt der Beitrag Mahnwesen in bexio einrichten.

OP-Liste per Stichtag erstellen

Die Offene-Posten-Liste (OP-Liste) hilft Ihnen, die Werthaltigkeit Ihrer Debitoren und Kreditoren zu überprüfen.

1. Öffnen Sie «Buchhaltung» → «Berichte» → «Offene Posten».
2. Wählen Sie den Stichtag, zum Beispiel den 31.12. für den Jahresabschluss.
3. Klicken Sie auf die gewünschte Schaltfläche: «OP-Liste Debitoren herunterladen», «OP-Liste Debitoren Kundenkonto herunterladen» oder «OP-Liste Kreditoren herunterladen».

bexio exportiert die Liste als Excel-Datei. Was sie enthält:

• OP-Liste Debitoren: Rechnungen und Gutschriften an Ihre Kunden.
• OP-Liste Debitoren Kundenkonto: Gutschriften und Belastungen auf dem Kundenkonto sowie Überzahlungen, die durch Rechnungen entstanden sind.
• OP-Liste Kreditoren: Lieferantenrechnungen und Lieferantengutschriften.

Die Kreditorenseite behandelt der Beitrag Offene Kreditoren und OP-Liste.

OP-Liste mit der Buchhaltung abstimmen

Die OP-Liste zeigt zum Stichtag alle noch offenen Rechnungen und Gutschriften. Sie stammt aus den Modulen «Verkauf» und «Ausgaben». Manuelle Buchungen, Eröffnungsbuchungen und provisorische Saldovorträge erscheinen deshalb nicht. Haben Sie direkt auf ein Sammelkonto wie 1100 Debitoren gebucht, kann das zu einer Differenz zwischen OP-Liste und Konto führen.

So werden die Beträge gebucht, die die Liste zusammensetzen:

Bei einer Differenz prüfen Sie diese Punkte:

• Manuelle Buchungen auf dem Sammelkonto: Filtern Sie im Kontenblatt 1100 oder 2000 nach dem Buchungstyp «manuelle Buchung und Bankbuchung».
• Übernahme aus einem anderen Programm: Übernommene Debitoren sind in der bexio-Debitorenbuchhaltung nicht bekannt, ausser Sie haben sie als Rechnungen nacherfasst. Zahlungen dazu müssen Sie mit manuellen Buchungen erfassen.
• Buchhaltung erst später genutzt: Stellen Sie Rechnungen in bexio, nutzen die Finanzbuchhaltung aber erst später, entspricht das einer Übernahme aus einer Drittbuchhaltung.
• Zahlung vor dem Rechnungsdatum: bexio erwartet zuerst die Rechnung und dann den Zahlungseingang. Liegt der Zahlungseingang vor dem Rechnungsdatum, entstehen Differenzen.

Eine Differenz wird jedes Jahr ins nächste Geschäftsjahr vorgetragen. Die Ursache liegt dann im Jahr, in dem sie entstanden ist. Prüfen Sie die OP-Liste deshalb jeden Monat und beginnen Sie beim ersten Jahr, in dem sie nie abgestimmt wurde. Bei Unsicherheit empfiehlt die bexio-Hilfe, sich an den Treuhänder zu wenden. Zu den Ursachen von Soll-Haben-Abweichungen lesen Sie auch Soll-Haben-Differenz in bexio.

Häufige Fragen

Wo sehe ich die OP-Liste eines einzelnen Kunden?

Die OP-Liste in bexio bezieht sich auf alle Kontakte zu einem Stichtag. Für einen einzelnen Kunden nutzen Sie den Kontoauszug oder das Kundenkonto im Reiter «Finanzen».

Warum fehlt eine bezahlte Rechnung auf dem Kontoauszug?

Der Kontoauszug zeigt nur offene und teilweise bezahlte Rechnungen. Vollständig bezahlte oder verrechnete Belege sind laut bexio-Hilfe nicht enthalten.

Warum stimmt die OP-Liste nicht mit dem Konto 1100 überein?

Häufigste Ursache sind manuelle Buchungen, Eröffnungsbuchungen oder Zahlungen mit Datum vor dem Rechnungsdatum. Die OP-Liste berücksichtigt nur Daten aus den Modulen «Verkauf» und «Ausgaben».

Fazit

Der Kontoauszug beantwortet die Frage, was ein einzelner Kunde schuldet. Die OP-Liste zeigt, was insgesamt zum Stichtag offen ist, und dient der Abstimmung mit der Buchhaltung. Wer beide regelmässig nutzt, erkennt Differenzen früh. Prüfen Sie die OP-Liste monatlich und klären Sie Abweichungen bei Bedarf mit Ihrem Treuhänder.