Freigaben und Genehmigungen für Belege

Ein Vier-Augen-Prinzip bei Lieferantenrechnungen heisst: Eine Person erfasst den Beleg, eine zweite gibt ihn frei, bevor gezahlt oder exportiert wird. Die bexio-Hilfe nennt dafür zwei Wege. Mit Benutzerrechten trennen Sie Erfassen und Zahlungen. Mit dem Freigabeprozess der Marketplace-App Kontera genehmigt eine zweite Person jeden Beleg, bevor er in die Buchhaltung gelangt.

Wozu ein Freigabeschritt?

Ein zweites Augenpaar fängt Fehler ab, die dem Erfasser nicht auffallen: ein doppelt erfasster Beleg, ein falscher Betrag, eine geänderte IBAN. Besonders wichtig ist die Trennung dort, wo Geld fliesst. Wer Rechnungen erfasst, soll nicht allein darüber entscheiden, dass sie bezahlt werden. Wie weit Sie das ausbauen, hängt von Betriebsgrösse und Risiko ab. Für ein kleines Team genügt häufig eine einfache Rollentrennung, für grössere Betriebe lohnt sich ein formaler Freigabeprozess.

Weg 1: Aufgaben über Benutzerrechte trennen

In den Benutzerrechten schalten Sie Funktionen pro Person an oder aus. Für jedes Modul legen Sie fest, ob es sichtbar ist, ob die Person Einträge bearbeiten darf («Alle», «Nur eigene» oder «Keine») und ob sie alle oder nur eigene Einträge sehen darf.

Für die Zahlungsseite sind zwei Rechte wichtig, die die Hilfe beschreibt:

• Banking: Steht «Editieren» auf «keine», lassen sich die Bankkonten im Banking-Modul nicht mehr bearbeiten.
• Banking Synchronisation: Ist sie deaktiviert, können keine Zahlungen mehr an das E-Banking übertragen und keine Transaktionen mehr abgeholt oder abgeglichen werden.

Eine mögliche Aufteilung: Die Sachbearbeiterin erfasst Lieferantenrechnungen und erstellt die Zahlungen. Der Geschäftsleiter besitzt das Recht, Zahlungen zu übertragen, und prüft vorher die offenen Rechnungen. Das setzt eine Kontrolle durch Organisation um. Einen eigenen Freigabeschritt pro Rechnung beschreibt die bexio-Hilfe für bexio selbst nicht.

Nach der Rechtevergabe lohnt sich eine Kontrolle. Die Hilfe empfiehlt, die Rechte zu überprüfen, damit jede Person genau die vorgesehenen Berechtigungen hat. Mehr dazu steht in Benutzer und Rechte in bexio verwalten.

Die Zahlungen selbst werden aus dem Banking an das E-Banking übertragen oder als pain.001-Datei heruntergeladen, damit Ihre Bank sie ausführt. Ob die Bank im E-Banking eine zweite Freigabe verlangt, richtet sich nach Ihrem Vertrag mit der Bank und liegt ausserhalb von bexio. Den Ablauf der Zahlung behandeln Lieferantenrechnungen bezahlen und abgleichen und Zahlungen aus bexio an die Bank übermitteln.

Weg 2: Freigabeprozess in Kontera

Freigabe aktivieren

Die Funktion schalten Sie pro Mandant ein, und zwar unter «Einstellungen» → «Addons». Danach erscheint im Bereich «Belege und Transaktionen» der Tab «Freigabe». Zusätzlich gibt es den Bereich «Freigabe» im Hauptmenü. Dort sehen Sie alle Belege und Transaktionen, die eine Freigabe brauchen.

Wichtig: Add-ons gelten immer für den aktiven Mandanten und werden damit für alle Benutzer ein- oder ausgeschaltet. Jede freigebende Person braucht ein eigenes Kontera-Benutzerkonto mit persönlicher E-Mail-Adresse. Laut Hilfe kosten zusätzliche Benutzer nichts extra.

Freigabe einzeln anfordern

Bearbeiten Sie eine Buchung, finden Sie die Option, eine Freigabe anzufordern. Wählen Sie dort eine oder mehrere Personen, die den Beleg freigeben müssen. Sie sehen danach, wer zur Freigabe nötig ist. Speichern Sie die Buchung.

Freigabe erteilen oder ablehnen

Belege, die auf eine Freigabe warten, liegen im Tab «Freigabe». Sie geben sie direkt in der Übersicht frei oder lehnen sie dort ab. Oder Sie öffnen den Beleg und entscheiden in der Detailansicht. Dort können Sie bei einer Ablehnung einen Grund erfassen.

• Abgelehnt: Der Beleg geht zurück ins To-Do und muss erneut bearbeitet werden.
• Freigegeben: Der Beleg wechselt in den Status «Bereit zum Export».

Freigaberegeln festlegen

Wer immer freigeben soll, muss nicht jedes Mal einzeln gewählt werden. Unter «Einstellungen» → «Freigaberegeln» erfassen Sie Regeln. Sie bestimmen:

1. Wer: Die Benutzer, die die von der Regel betroffenen Belege freigeben müssen.
2. Wie viele: Mit dem Zustimmungstyp legen Sie fest, ob alle gewählten Benutzer zustimmen müssen oder ob eine Einzelfreigabe genügt.
3. Wann: Die Bedingung, unter der die Regel angewendet wird. Geben Sie keine Einschränkung an, müssen alle Belege von den gewählten Benutzern freigegeben werden.

Ein Beispiel: Die Muster Haustechnik AG lässt alle Lieferantenrechnungen von der Geschäftsleiterin freigeben. Als Zustimmungstyp genügt die Einzelfreigabe, weil nur eine Person gewählt ist. Sind zwei Personen als Freigebende gewählt, entscheidet der Typ, ob beide zustimmen müssen.

Nach dem Speichern gilt die Regel automatisch. Werden Belege kontiert, prüft Kontera, ob nach den Regeln eine Freigabe nötig ist. Vor der Freigabe lassen sich diese Belege nicht in Ihr Buchhaltungssystem exportieren.

Einführung in fünf Schritten

1. Legen Sie fest, wer Belege erfasst, wer freigibt und wer die Zahlung auslöst.
2. Setzen und prüfen Sie die Benutzerrechte in bexio.
3. Laden Sie die freigebenden Personen in Kontera ein.
4. Schalten Sie das Add-on ein und erstellen Sie die Freigaberegel.
5. Testen Sie mit einem Muster-Beleg den ganzen Weg bis «Bereit zum Export».

Regeln Sie auch die Vertretung bei Ferien und Krankheit. Sonst bleiben Belege liegen, und Zahlungsfristen laufen ab.

Häufige Fragen

Gibt es in bexio selbst eine Freigabe für Lieferantenrechnungen?

Die bexio-Hilfe beschreibt den Freigabeprozess mit Regeln für Kontera. Für bexio selbst finden wir keinen eigenen Freigabeschritt pro Rechnung. Eine Trennung der Aufgaben erreichen Sie über die Benutzerrechte.

Was passiert, wenn ich das Freigabe-Add-on ausschalte?

Schalten Sie ein Add-on aus, stehen seine Funktionen nicht mehr zur Verfügung. Buchungen, die noch in der Freigabe liegen, können dort hängen bleiben. Erledigen Sie deshalb offene Freigaben, bevor Sie das Add-on deaktivieren.

Hat das Dokumenten-Archiv auch ein Vier-Augen-Prinzip?

Ja, aber für etwas anderes. Im Dokumenten-Archiv können Sie optional festlegen, dass Löschungen von mindestens zwei Administratoren genehmigt werden müssen. Mit der Freigabe von Lieferantenrechnungen hat das nichts zu tun.

Fazit

Ein Vier-Augen-Prinzip entsteht in bexio durch klare Rollen: Wer erfasst, soll nicht allein zahlen. Die Benutzerrechte liefern die Grundlage, der Freigabeprozess in Kontera ergänzt sie um Regeln, Zustimmung und Ablehnungsgrund. Beginnen Sie mit einer einfachen Regel und erweitern Sie sie erst, wenn der Ablauf im Team sitzt.