Lieferantengutschriften erfassen

Erhalten Sie von einem Lieferanten eine Gutschrift, erfassen Sie sie in bexio als Lieferantengutschrift, markieren sie als offen und verrechnen sie mit einer offenen Lieferantenrechnung desselben Lieferanten. Der ausstehende Betrag der Rechnung sinkt dann um den Gutschriftsbetrag. Eine Rückzahlung des Lieferanten bildet diese Funktion nicht ab.

Wann Sie eine Lieferantengutschrift brauchen

Eine Lieferantengutschrift ist das Gegenstück zur Lieferantenrechnung. Typische Anlässe sind zurückgesendete Ware, ein nachträglich gewährter Preisnachlass oder eine fehlerhaft verrechnete Position. In allen drei Fällen schreibt Ihnen der Lieferant einen Betrag gut, den Sie von einer offenen Rechnung abziehen.

bexio listet Lieferantengutschriften zusammen mit den übrigen Dokumenten unter dem Kontakt des Lieferanten auf. So sehen Sie auf einen Blick, was dieser Lieferant noch von Ihnen zu bekommen hat. In der OP-Liste der Kreditoren erscheinen Gutschriften und Rechnungen gemeinsam. Auf dem Kreditorenkonto, im Standard bei bexio das Konto 2000, steht die Gutschrift auf der Soll-Seite, die Lieferantenrechnung auf der Haben-Seite.

Vorbereitung: Standardeinstellungen prüfen

Die Standardwerte für neue Lieferantengutschriften finden Sie unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Funktionen & Module» → «Lieferantengutschriften». Dort legen Sie eine Standardwährung, ein Standardbuchungskonto, ein Präfix und die Mindestlänge der automatischen Nummerierung fest.

Zum Speichern braucht jede Gutschrift eine eindeutige Belegnummer. Die automatische Nummerierung stellt das sicher. Sie können auch die Originalnummer des Lieferanten übernehmen, um die Gutschrift später in Berichten leichter zu finden. Alternativ tragen Sie die Originalnummer ins Feld «Referenz» ein, das sich in der Liste der Lieferantengutschriften filtern lässt.

Auch für Lieferantengutschriften lassen sich die MWST-Standardeinstellungen für Dokumente anpassen. Dort legen Sie fest, ob Beträge netto oder brutto und die Mehrwertsteuer inklusive oder exklusive dargestellt werden. Nicht jede Einstellung steht bei jedem Dokumenttyp zur Verfügung.

Schritt für Schritt: Lieferantengutschrift erfassen

Es gibt zwei Wege.

Aus dem Posteingang:

1. Laden Sie die Gutschrift im Posteingang hoch oder senden Sie sie per E-Mail an Ihre Posteingangsadresse. Mehr zum Posteingang steht im Beitrag Lieferantenrechnung in bexio erfassen.
2. Öffnen Sie das Drei-Punkte-Menü des Belegs und wählen Sie «Neue Lieferantengutschrift».
3. Wählen Sie den Lieferanten und erstellen Sie die Gutschrift.

Aus dem Bereich «Ausgaben»:

1. Öffnen Sie «Ausgaben» → «Lieferantengutschriften».
2. Klicken Sie auf «Neue Lieferantengutschrift».
3. Wählen Sie den Lieferanten und erstellen Sie die Gutschrift.

Angaben ausfüllen

Solange die Gutschrift ein Entwurf ist, passen Sie Titel und Nummerierung an. Dazu wählen Sie Gutschriftsdatum, Währung und Kontaktperson und tragen die Lieferantenreferenz ein. Konto und Währung stammen aus den Standardeinstellungen, der Mehrwertsteuersatz aus den Grundeinstellungen Mehrwertsteuer. Das gilt, solange dem Aufwandskonto im Kontenplan kein eigener Satz zugeordnet ist.

Weicht das vorgeschlagene Konto von dem ab, das Sie benötigen, ändern Sie es im Feld «Buchhaltungskonto». Prüfen Sie dabei den Mehrwertsteuersatz. Er muss zum ursprünglichen Einkauf passen, sonst stimmt die Vorsteuer nicht.

Tragen Sie den Gutschriftsbetrag ein und buchen Sie mit «Als offen markieren». Alternativ speichern Sie den Entwurf mit «Speichern» oben rechts. Hängen Sie die Originalgutschrift als Beleg an, nach dem Grundsatz «keine Buchung ohne Beleg».

Gutschrift mit einer Lieferantenrechnung verrechnen

Erst eine offene Gutschrift lässt sich verrechnen. So gehen Sie vor:

1. Öffnen Sie die Lieferantengutschrift.
2. Wählen Sie in der Liste der Lieferantenrechnungen die Rechnung, die Sie verrechnen möchten.
3. Klicken Sie auf «Gutschreiben».

bexio kürzt den ausstehenden Betrag der Rechnung um den Gutschriftsbetrag. Beide Dokumente zeigen danach ihren aktuellen Status und den Restbetrag. In der Gutschrift sehen Sie, mit welchen Rechnungen sie verrechnet ist. Die Verrechnung ist auch von der Lieferantenrechnung aus möglich.

Beispiel mit Musterdaten: Die Muster Haustechnik AG hat von der Beispiel AG eine Rechnung über CHF 1'200.00 offen. Die Beispiel AG schreibt wegen einer Falschlieferung CHF 250.00 gut. Nach dem Verrechnen zeigt die Rechnung noch CHF 950.00 offen. Diesen Betrag bezahlen Sie, wie im Beitrag Lieferantenrechnungen bezahlen und abgleichen beschrieben.

Folgende Regeln gelten:

• Rechnung und Gutschrift müssen dieselbe Währung und denselben Lieferanten haben. Sind für einen Lieferanten zwei Kontakte angelegt, lässt sich nicht über Kreuz verrechnen.
• Die Liste der Rechnungen erscheint in der Gutschrift erst, wenn sie nicht mehr im Entwurf ist.
• Eine Gutschrift lässt sich mit mehreren Rechnungen verrechnen, bis sie ganz aufgebraucht ist.
• Eine Verrechnung lösen Sie mit der Schaltfläche «Entfernen» in der Gutschrift oder in der Rechnung. Danach können Sie die Gutschrift einer anderen Rechnung zuordnen.

Wenn der Lieferant den Betrag zurücküberweist

Zahlt der Lieferant die Gutschrift aus, statt sie mit einer Rechnung zu verrechnen, ist das mit der aktuellen Version der Lieferantengutschriften nicht abgebildet. bexio schreibt ausdrücklich, dass sich damit noch keine Rückzahlungen von Lieferanten verbuchen lassen. Solche Fälle erfassen Sie weiterhin mit manuellen Buchungen. Wie das geht, erklärt der Beitrag Manuelle Buchungen erfassen.

Gutschrift korrigieren oder löschen

Eine Gutschrift, die Sie schon als offen markiert haben, bearbeiten oder löschen Sie nur unter diesen Bedingungen: Sie liegt weder in einer geschlossenen MWST-Periode noch in einem geschlossenen Geschäftsjahr. Dann gehen Sie so vor (für Lieferantenrechnungen gilt ein ähnliches Vorgehen, siehe Lieferantenrechnung löschen oder korrigieren):

1. Öffnen Sie die Gutschrift.
2. Entfernen Sie alle Verbindungen zu Lieferantenrechnungen, bis sie wieder den Status «Offen» zeigt.
3. Öffnen Sie oben rechts das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie «Auf Entwurf zurücksetzen».
4. Ändern Sie die Angaben und markieren Sie die Gutschrift wieder als offen. Ist sie ganz falsch, wählen Sie im Drei-Punkte-Menü «Löschen».

Häufige Fragen

Wo finde ich meine Lieferantengutschriften?

Unter «Ausgaben» → «Lieferantengutschriften» und in der Detailansicht des Lieferanten, wo bexio alle Dokumente dieses Kontakts auflistet.

Warum kann ich meine Gutschrift nicht mit der Rechnung verrechnen?

Meist stimmt die Währung nicht oder die beiden Belege gehören zu verschiedenen Kontakten. Prüfen Sie auch, ob die Gutschrift schon als offen markiert ist. Im Entwurf sehen Sie die Rechnungsliste nicht.

Kann ich eine Gutschrift mit mehreren Rechnungen verrechnen?

Ja. Eine Lieferantengutschrift lässt sich mit beliebig vielen Lieferantenrechnungen verrechnen, bis sie vollständig gutgeschrieben ist.

Fazit

Eine Lieferantengutschrift erfassen Sie wie eine Lieferantenrechnung: Beleg hochladen, Lieferant wählen, Konto und Mehrwertsteuer prüfen, als offen markieren. Danach verrechnen Sie sie mit «Gutschreiben» gegen offene Rechnungen desselben Lieferanten. Bei Rückzahlungen des Lieferanten bleibt vorerst die manuelle Buchung. Wer Gutschriften später korrigiert, muss zuerst die Verrechnung lösen.