Material bestellen und Belege erfassen, direkt vom Handy.
Sie diktieren die Bestellung beim Lieferanten und fotografieren Quittungen und Rechnungen. efatto legt beides als Entwurf in bexio an. Bezahlt wird nichts, Zahlungen löst efatto nie aus.
Zwei Wege, ein Chat.
Beispiele mit erfundenen Daten.
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1
Bestellen
«Bestellung bei der Beispiel Haustechnik AG: zehn Meter Kupferrohr 22, vier Winkel, zwei Absperrhähne.» efatto findet Lieferant und Artikel in bexio und zeigt die Vorschau. Nach «Anlegen» liegt die Bestellung als Entwurf bereit.
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2
Foto schicken
Das Bild einer Quittung oder Lieferantenrechnung in den Chat, dazu ein Satz: «Kleinmaterial für die Baustelle Seeweg.» efatto liest Betrag, Datum und Lieferant ab und zeigt, was es erkannt hat.
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3
Prüfen
Stimmt alles, sagen Sie «Anlegen». Stimmt etwas nicht, sagen Sie es einfach: «Das Datum war der dritte Oktober.» Erst danach liegt der Beleg als Entwurf in bexio.
Bestellt und erfasst, bevor Sie zurück im Büro sind.
Wir richten den Baustein auf Ihre Lieferanten und Ihre Abläufe im Einkauf ein. Unterwegs brauchen Sie nur den Chat und die Kamera.
- Bestellung beim LieferantenMaterial per Sprachnachricht bestellen. Die Bestellung liegt als Entwurf in den Bestellungen von bexio.
- Lieferant und Artikel aus bexioefatto sucht den Lieferanten in Ihren Kontakten, auch bei ungenauer Aussprache, und fragt nach, wenn es mehrere Treffer gibt.
- Lieferantenrechnung per FotoFoto der Rechnung in den Chat. efatto erfasst Betrag, Datum und Lieferant als Entwurf.
- Spesen und AuslagenQuittung vom Baumarkt, Parkgebühr, Mittagessen auf Montage: Das Foto genügt. efatto legt die Auslage als Entwurf an.
- Prüfen, was erkannt wurdeBetrag, Datum und Lieferant stehen in der Vorschau. Sie korrigieren im Gespräch, bevor in bexio etwas entsteht.
Schon bezahlt oder noch offen?
bexio unterscheidet die Rechnung, die Sie später bezahlen, von der Auslage, die Sie schon bezahlt haben. Die Quittung der Firmenkreditkarte ist eine Auslage, bei bexio auch Aufwendung genannt. Die Rechnung Ihres Lieferanten mit Zahlungsfrist ist eine Lieferantenrechnung. Ist es aus dem Foto nicht klar, fragt efatto nach.
Wie bexio Belege ablegt und was das Gesetz zur digitalen Aufbewahrung verlangt, steht im Ratgeber Belege in bexio erfassen und digital ablegen. Ob Ihre Ablage genügt, klären Sie mit Ihrem Treuhänder.
Was bexio selbst kann.
bexio nimmt Belege im Posteingang entgegen: per Dateiupload, per E-Mail oder mit der App bexio Go. Betrag, Datum und Lieferant liest bexio zum Teil selbst aus. In der Web-Anwendung gilt das laut Hilfe nur für QR-Rechnungen, andere Belege liest die App bexio Go aus, begrenzt durch ein monatliches Kontingent, das vom Paket abhängt. Die ausgelesenen Daten prüfen Sie in jedem Fall. Mehr dazu in den Ratgebern Belege in bexio erfassen und digital ablegen und bexio unterwegs nutzen.
Auch Bestellungen bei Lieferanten erfassen Sie in bexio selbst, siehe Lager in bexio. Wer unterwegs ohnehin mit efatto schreibt, schickt den Beleg im selben Chat mit: ein Foto und ein Satz, statt eine zweite App zu öffnen.
Einkaufen und bezahlen entscheiden Sie.
- Nur EntwürfeBestellungen und Belege entstehen als Entwurf in bexio. Den letzten Klick machen Sie.
- Kein Versand an Lieferantenefatto bestellt nichts verbindlich. Die Bestellung senden Sie Ihrem Lieferanten selbst.
- Löst keine Zahlungen ausOb und wann eine Rechnung bezahlt wird, entscheiden Sie. Zahlungen übermitteln Sie in bexio an die Bank und geben sie im E-Banking frei. efatto löscht auch nichts.
Gut zu wissen.
Bestellt efatto verbindlich beim Lieferanten?
Nein. Die Bestellung entsteht als Entwurf in bexio. bexio erzeugt sie als PDF, das Sie Ihrem Lieferanten über Ihr eigenes E-Mail-Programm senden. Erst damit ist sie unterwegs.
Wie gut muss das Foto sein?
Der Beleg sollte vollständig im Bild und gut lesbar sein. Erkennt efatto etwas nicht sicher, fragt es nach, statt zu raten. Was erkannt wurde, sehen Sie in der Vorschau, bevor etwas in bexio entsteht.
Welches bexio-Paket braucht es für Belege?
Lieferantenrechnungen und Aufwendungen gehören laut Paketübersicht von bexio erst ab dem Paket Advanced dazu. Welche Funktionen Ihr Paket enthält, schauen wir bei der Einrichtung gemeinsam an. Einen Vergleich bietet der Ratgeber bexio-Pakete im Überblick.
Einkauf und Belege ohne Zettelwirtschaft.
In der Demo diktieren wir eine Bestellung und erfassen einen Beleg per Foto, mit Beispielen aus Ihrer Branche. Weitere Bausteine finden Sie unter Funktionen.