Lieferanten als Kontakte pflegen

In bexio gibt es keinen eigenen Kontakttyp «Lieferant». Sie legen Lieferanten wie Kunden als Kontakt an, entweder als Firma oder als Privatperson, und kennzeichnen sie mit einer Kategorie. Wer zusätzlich die Bankverbindung im Kontakt hinterlegt, muss die IBAN bei Lieferantenrechnungen nie mehr abtippen.

Wann Lieferanten einen Kontakt brauchen

Eine Lieferantenrechnung verlangt immer einen Kontakt. Eine Aufwendung, also eine direkt bezahlte Ausgabe, kommt ohne aus. Das hält die bexio-Hilfe im Vergleich der beiden Belegarten fest. Für Rechnungen, die Sie später bezahlen, lohnt sich der saubere Lieferantenstamm deshalb besonders. Wie ein solcher Beleg entsteht, steht in Lieferantenrechnung in bexio erfassen.

Lieferant anlegen

1. Öffnen Sie den Bereich «Kontakte» und klicken Sie auf «Neuen Kontakt erstellen».
2. Wählen Sie den Kontakttyp. «Firma» verlangt einen Firmennamen und erlaubt rechtliche Angaben wie MwSt.-Nummer, Handelsregisternummer und Anzahl Mitarbeitende. «Privat» eignet sich für Einzelpersonen ohne Firma.
3. Erfassen Sie die vollständige Adresse und wählen Sie das Land aus der Liste.
4. Ergänzen Sie E-Mail-Adresse, Telefon und Website, soweit vorhanden.
5. Wählen Sie bei Bedarf Ansprechpartner und Besitzer. Der Ansprechpartner ist ein internes Kommunikations- und Identifikationsmittel, der Besitzer betrifft Sicherheit und Datensichtbarkeit.
6. Speichern Sie.

Suchen Sie vorher in der Kontaktliste nach dem Namen. Viele Lieferanten stehen schon als Kunden im System, und Dubletten verursachen später falsche Zuordnungen. Wie Sie Doppelte finden, beschreibt Dubletten im Kontaktstamm finden und bereinigen.

Haben Sie viele Lieferanten, importieren Sie sie. Der Kontaktimport akzeptiert CSV-, XLS- und XLSX-Dateien bis 10 MB. bexio empfiehlt höchstens 5'000 Kontakte pro Import und die eigene Excel-Vorlage. Als Kontaktart sind nur «1» für Firma und «2» für Privat zulässig.

Kategorie «Lieferanten» einrichten

Kategorien sind Kennzeichnungen, mit denen Sie Kontakte filtern. Die Hilfe nennt Lieferanten ausdrücklich als Beispiel. So richten Sie die Kategorie ein:

1. Öffnen Sie «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Stammdaten» → «Kategorien».
2. Klicken Sie auf «Neue Kategorie» und vergeben Sie einen Namen.
3. Öffnen Sie einen Kontakt, klicken Sie auf das Stift-Symbol und wählen Sie die Kategorie.

Beim Erstellen einer Kategorie können Sie ein Memo hinterlegen. Es erscheint bei der Erstellung von Dokumenten für Kontakte dieser Kategorie. Für Lieferanten eignet sich ein Hinweis auf vereinbarte Zahlungsbedingungen. Wie Sie Kategorien sinnvoll aufbauen, zeigt Kategorien und Branchen in bexio sinnvoll nutzen.

Bankverbindung hinterlegen

Die Bankverbindung ist der grösste Hebel im Lieferantenstamm. So hinterlegen Sie sie:

1. Öffnen Sie den Kontakt und klicken Sie rechts auf den Reiter «Bankverbindungen».
2. Klicken Sie auf «Bankkonto hinzufügen».
3. Füllen Sie die Pflichtfelder aus. Rot markierte Felder sind obligatorisch.
4. Vergeben Sie eine interne Bezeichnung, etwa «Hauptkonto» oder «EUR-Konto».

Erstellen Sie später eine Zahlung per IBAN, wählen Sie eines der gespeicherten Konten direkt aus. Hat der Lieferant mehrere Konten, entscheiden Sie bei der Zahlung per Menü. Das verhindert Tippfehler. Bei internationalen Lieferanten ist die interne Bezeichnung besonders nützlich, weil Sie die Konten so nach Währung unterscheiden. Eine ausführliche Anleitung bietet Bankverbindung eines Kontakts erfassen.

Ändert ein Lieferant seine Bankverbindung, prüfen Sie die Mitteilung. Rufen Sie im Zweifel unter der bekannten Nummer zurück, bevor Sie zahlen.

Ansprechpersonen verknüpfen

Für eine optimale Verwaltung empfiehlt die Hilfe, Firma und Person getrennt zu erfassen und anschliessend zu verknüpfen:

• Neue Person verknüpfen: Öffnen Sie den Hauptkontakt, klicken Sie auf «Kontakt hinzufügen» und wählen Sie den Typ. Geben Sie die Personendaten ein und beschreiben Sie die Beziehung im Feld «Verknüpfungs-Info», zum Beispiel «Buchhaltung».
• Bestehenden Kontakt verknüpfen: Öffnen Sie das Kontaktblatt und klicken Sie auf «Verknüpfung zwischen Kontakten hinzufügen».

Die Verknüpfungs-Info ist bei beiden Kontakten sichtbar. Neue Verknüpfungen übernehmen standardmässig Kategorien und Branchen des Hauptkontakts. Zum Erstellen oder Bearbeiten brauchen Sie das Recht «Kontakte bearbeiten».

Was der Kontakt in der Lieferantenrechnung bewirkt

Ein gepflegter Kontakt spart bei jeder Rechnung Arbeit:

• Für einen Lieferanten, für den schon eine Lieferantenrechnung besteht, übernimmt bexio bei der nächsten Rechnung dasselbe Buchhaltungskonto und denselben Steuersatz wie bei der letzten.
• Beim Scannen mit bexio Go erkennt die App, ob der Kontakt schon früher mit Rechnungen oder Auslagen verknüpft war, und füllt Daten wie das Bankkonto vor. Bei einem neuen Kontakt gelingt das nur eingeschränkt.
• Bei der Zahlung wählen Sie die IBAN aus der hinterlegten Liste.

Prüfen Sie das übernommene Buchhaltungskonto trotzdem bei jeder Rechnung. Eine neue Leistung desselben Lieferanten gehört nicht zwingend auf dasselbe Konto.

Kontakte pflegen und archivieren

Einen Kontakt können Sie in bexio nicht löschen. Sie archivieren ihn. Danach lässt er sich in Dokumenten nicht mehr verwenden oder bearbeiten. Archivierte Kontakte stehen in einer eigenen Liste und lassen sich mit «Wiederherstellen» zurückholen. Bei verknüpften Kontakten wird die Verknüpfung samt Info beim Wiederherstellen ebenfalls zurückgeholt.

Besteht eine Geschäftsbeziehung mit Dokumenten oder Buchungen, rät die Hilfe vom Löschen grundsätzlich ab. Kontaktdaten auf bestehenden Buchungen lassen sich ohnehin nicht verändern.

Checkliste für einen sauberen Lieferantenstamm

1. Vor dem Anlegen nach Dubletten suchen.
2. Firmenname, Adresse und Land vollständig erfassen.
3. Kategorie «Lieferanten» zuweisen.
4. Bankverbindung mit interner Bezeichnung hinterlegen.
5. Ansprechpersonen als eigene Kontakte verknüpfen.
6. Nicht mehr benötigte Lieferanten archivieren statt zu duplizieren.

Häufige Fragen

Muss jeder Lieferant als Kontakt erfasst sein?

Für Lieferantenrechnungen ja. Für direkt bezahlte Kleinausgaben mit Quittung genügt eine Aufwendung ohne Kontakt.

Kann ich mehrere Bankkonten pro Lieferant speichern?

Ja. Der Kontakt kann mehrere Konten haben. Bei der Zahlung wählen Sie das passende per Menü aus.

Was tun mit einem Lieferanten, den ich nicht mehr brauche?

Archivieren Sie ihn. Löschen ist nicht möglich. Bei Bedarf stellen Sie ihn später wieder her.

Fazit

Ein sauberer Lieferantenstamm ist die Basis für schnelle Kreditorenarbeit. Legen Sie jeden Lieferanten einmal an, kategorisieren Sie ihn und hinterlegen Sie die Bankverbindung. Dann übernimmt bexio Konto, Steuersatz und IBAN bei der nächsten Rechnung für Sie, und Sie prüfen nur noch.