Lieferantenrechnung in bexio erfassen

Eine Lieferantenrechnung erfassen Sie in bexio unter «Ausgaben» → «Lieferantenrechnungen» mit «Neue Lieferantenrechnung». Alternativ legen Sie sie aus einem hochgeladenen Beleg im Posteingang oder mit der App bexio Go an. Gebucht ist sie erst, wenn Sie «Als offen markieren» wählen. Bis dahin bleibt sie ein Entwurf.

Lieferantenrechnung oder Aufwendung?

Bevor Sie erfassen, klären Sie die Belegart. Kreditoren sind Rechnungen, die Sie von anderen Unternehmen erhalten und später bezahlen. Was Sie schon bezahlt haben, etwa an der Tankstelle, gehört in eine Aufwendung. Die bexio-Hilfe unterscheidet die beiden Belegarten so:

In allen anderen Punkten sind die beiden Belegarten laut bexio identisch. Wie Sie Aufwendungen erfassen, zeigt der Beitrag Aufwendungen in bexio erfassen.

Vorbereitung: drei Punkte vorab klären

1. Geschäftsjahr: Bevor Sie eine Lieferantenrechnung für ein neues Jahr erstellen können, muss das neue Geschäftsjahr angelegt sein. Die Hilfe verweist dafür auf «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Buchhaltung» → «Geschäftsjahr ändern».
2. Standardkonto: Als Buchungskonto nimmt bexio das Aufwandskonto, das Sie unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Funktionen & Module» → «Lieferantenrechnung» hinterlegt haben. Legen Sie dort ein sinnvolles Standardkonto fest.
3. Lieferant als Kontakt: Ohne Kontakt lässt sich keine Lieferantenrechnung erstellen. Legen Sie den Lieferanten vorher an.

Die drei Wege zur Lieferantenrechnung

Variante 1: mit bexio Go scannen

Mit der App bexio Go scannen Sie den Beleg und laden ihn in den Posteingang. Bei der Verarbeitung wählen Sie, ob es eine Rechnung oder eine Auslage ist. Die Rechnung entsteht dann direkt mit angehängtem Dokument. Mehr dazu im Beitrag QR-Rechnung des Lieferanten einlesen.

Variante 2: über den Posteingang

1. Öffnen Sie «Apps» → «Posteingang».
2. Klicken Sie auf «Hochladen» und laden Sie den Beleg hoch.
3. Öffnen Sie das Drei-Punkte-Menü des Belegs und wählen Sie «Neue Lieferantenrechnung».
4. Wählen Sie den Kontakt aus.

Der Posteingang nimmt PNG, JPG, JPEG, GIF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX und PDF an. Pro Datei gelten maximal 12 MB, pro Upload maximal 25 Dateien. Beim Versand per E-Mail dürfen weder Signatur noch weitere Anhänge mitgehen, sonst kommt der Beleg nicht an.

Variante 3: direkt unter «Ausgaben»

1. Öffnen Sie «Ausgaben» → «Lieferantenrechnungen».
2. Klicken Sie auf «Neue Lieferantenrechnung».
3. Wählen Sie den Kontakt aus.
4. Laden Sie den Beleg hoch oder wählen Sie ihn aus dem Posteingang.

Gibt es zu diesem Kontakt bereits eine Lieferantenrechnung, übernimmt bexio Buchhaltungskonto und Steuersatz der letzten Rechnung. Das spart Zeit, kann aber falsch sein, wenn der Lieferant diesmal etwas anderes verrechnet.

Aus einer Bestellung

Haben Sie die Ware bestellt, öffnen Sie die Bestellung und erstellen daraus die Lieferantenrechnung. Sie wählen Positionen und Anzahl, prüfen das Rechnungsdatum und das Zahlungsziel und speichern. Die Rechnung entsteht im Status «Entwurf». Die Dokumente sind im Belegfluss automatisch verknüpft. Erfassen Sie schon in der Bestellung das richtige Aufwandskonto und die passende Mehrwertsteuer, dann sparen Sie sich Korrekturen.

Die Angaben in der Lieferantenrechnung

Titel und Nummerierung passen Sie direkt in der Rechnung an. Dazu kommen Rechnungsdatum, Währung, Lieferantenreferenz, Ansprechpartner und Fälligkeitsdatum. Beachten Sie diese Punkte:

• Beleg: Nach dem Grundsatz «keine Buchung ohne Beleg» hängen Sie die Originalrechnung an. Sie können mehrere Belege anhängen und eine Verknüpfung über das Drei-Punkte-Menü wieder lösen.
• Buchungskonto: Im Feld «Buchungskonto» stehen alle Konten zur Wahl, die kein Systemkonto sind. Dazu kommen alle Aufwands- und Ertragskonten, auch wenn sie Systemkonten sind. Eine Ausnahme ist das Konto 2201, das trotz Systemkonto wählbar ist.
• Mehrwertsteuer: Der Satz kommt aus den Grundeinstellungen Mehrwertsteuer, solange dem Aufwandskonto im Kontenplan kein eigener Satz zugeordnet ist. Eine Option «Steuer befreit» gibt es nicht. Soll keine Steuer anfallen, erfassen Sie einen Satz von 0%.
• Mehrere Positionen: Hat die Rechnung mehrere Posten, teilen Sie sie in Positionen auf. Einen Rabatt des Lieferanten tragen Sie ebenfalls dort ein, entweder in Prozent oder als Betrag.

Zum Schluss wählen Sie «Als offen markieren», um die Rechnung zu buchen. Oben rechts können Sie stattdessen den Entwurf speichern. Wie Sie die gebuchte Rechnung bezahlen, steht im Beitrag Lieferantenrechnungen bezahlen und abgleichen.

Einschränkungen, die Sie kennen sollten

• Bearbeiten nur im Entwurf: Sobald die Rechnung in einem fortgeschrittenen Status ist, lassen sich die Daten nicht mehr verändern. Änderungen sind nur einzeln und von Hand möglich, eine Massenänderung gibt es nicht. Wie Sie eine Rechnung zurück in den Entwurf holen, hängt vom Status ab. Das Vorgehen beschreibt der Beitrag Lieferantenrechnung löschen oder korrigieren.
• Löschen nur als Entwurf: In der Rechnungsliste ist die Aktion «Löschen» nur für Rechnungen im Status «Entwurf» verfügbar.
• Kein Projekt: Lieferantenrechnungen lassen sich laut Hilfe keinem Projekt zuweisen. Aufwendungen schon.
• Fremdwährungen: Manche Kombinationen bildet bexio nur ungenügend ab. Das betrifft Belege mit manueller Zahlung, Belege, die mit einer Transaktion abgeglichen wurden, und Belege mit einer Privatauslage. Kritisch wird es, wenn Rechnungs- und Zahlungswährung von der Leitwährung abweichen oder voneinander. Auch eine Rechnung in Leitwährung, die über ein Fremdwährungskonto bezahlt wird, lässt sich nicht korrekt verbuchen. Der Saldo des Fremdwährungskontos stimmt dann nicht, und Sie müssen manuell nachbuchen.
• Mehrere MwSt-Sätze: Ein Beleg mit mehreren Sätzen lässt sich nur in der Web-Anwendung erfassen, nicht in der mobilen App.

Die Rechnungsliste im Griff behalten

Unter «Ausgaben» → «Lieferantenrechnungen» sehen Sie alle Rechnungen. Vordefinierte Filter zeigen Entwürfe, offene (To do), bezahlte und überfällige Rechnungen. Zusätzlich filtern Sie nach Datum, Betrag, Lieferant oder Titel. Das Büroklammer-Symbol zeigt, ob ein Beleg angehängt ist. Die Liste lässt sich als Excel-Datei exportieren.

Häufige Fragen

Muss ich für jede Lieferantenrechnung einen Kontakt anlegen?

Ja. Lieferantenrechnungen erfordern laut bexio einen Kontakt. Aufwendungen kommen ohne aus.

Kann ich die Buchung später noch ändern?

Nur im Status «Entwurf». Ist die Rechnung offen, setzen Sie sie mit dem Pfeil auf den Entwurf zurück. Ist sie schon bezahlt oder ein Zahlungsauftrag erstellt, müssen Sie zuerst die Zahlung löschen.

Warum stimmt das Konto nicht, das bexio vorschlägt?

bexio nimmt Konto und Steuersatz der letzten Rechnung desselben Lieferanten, sonst das Standardkonto aus den Einstellungen. Ändern Sie das Konto vor dem Buchen im Feld «Buchungskonto».

Fazit

Eine Lieferantenrechnung erfassen Sie am schnellsten mit hochgeladenem Beleg: Kontakt wählen, Konto und Mehrwertsteuer prüfen, als offen markieren. Klären Sie vorher, ob es sich um eine Lieferantenrechnung oder um eine bereits bezahlte Aufwendung handelt. Beachten Sie die Grenzen bei Fremdwährungen und bei der nachträglichen Bearbeitung, damit Sie nicht später von Hand nachbuchen müssen.