Bankverbindung eines Kontakts in bexio erfassen

Die Bankverbindung eines Kontakts erfassen Sie in bexio im Kontakt selbst: Reiter «Bankverbindungen», dann «Bankkonto hinzufügen». Mit gespeicherter IBAN wählen Sie das Konto später bei der Zahlung aus, statt es abzutippen. Das spart Zeit bei Lieferantenrechnungen und verhindert Tippfehler. Ebenso wichtig ist eine vollständige, strukturierte Adresse, denn Zahlungsaufträge brauchen beides.

Warum die Bankverbindung im Kontakt gehört

Wer jede Zahlung neu eintippt, macht Fehler. Wer die Bankverbindung einmal im Kontakt speichert, hat sie bei jeder Lieferantenrechnung zur Hand. bexio empfiehlt dringend, die Bankverbindungen Ihrer Kontakte zu hinterlegen. Sie sind besonders bei wiederkehrenden Zahlungen nützlich, etwa bei Lieferantenrechnungen. Sobald die IBAN gespeichert ist, müssen Sie sie bei künftigen Vorgängen nicht mehr manuell eingeben.

Auch bei Kunden kann eine Bankverbindung nötig werden, etwa für eine Rückerstattung. Dann geben Sie die Bankverbindung des Kunden an, wenn Sie den Zahlungsauftrag erstellen. Wie sich Rückerstattungen buchen lassen, zeigt der Beitrag Überzahlung, Teilzahlung und Rückerstattung.

So erfassen Sie die Bankverbindung

1. Öffnen Sie den Bereich «Kontakte» und erstellen Sie ein neues Profil oder bearbeiten Sie einen bestehenden Kontakt.
2. Klicken Sie rechts auf den Reiter «Bankverbindungen» und dann auf «Bankkonto hinzufügen».
3. Geben Sie die erforderlichen Daten ein. Rot markierte Felder sind Pflichtfelder.
4. Speichern Sie.

Nach dem Speichern erscheinen die Konten in einer Übersicht. Sie zeigt die interne Bezeichnung und die IBAN. Arbeiten Sie mit internationalen Lieferanten, füllen Sie die interne Bezeichnung unbedingt aus. So unterscheiden Sie die Konten später schnell nach Währung, etwa ein CHF-Konto von einem EUR-Konto.

Beim Neuanlegen eines Kontakts gehören die Bankverbindung und weitere Zusatzinformationen zu den Optionen, die bexio nach den Stammdaten anbietet. Wie Stammdaten, Kontakttypen und Adressen erfasst werden, steht im Beitrag Lieferanten als Kontakte pflegen.

So nutzen Sie die gespeicherte Bankverbindung

Der Hauptvorteil liegt in der Zahlung. Erfassen Sie eine Zahlung per IBAN, können Sie eines der im Kontaktprofil gespeicherten Bankkonten direkt auswählen. Hat der Kontakt mehrere Konten, wählen Sie während der Zahlung über ein Menü das passende aus.

In der Lieferantenrechnung: Nach einem Klick auf «Zahlung erfassen» stehen Ihnen die Zahlungsarten «IBAN» und «QR-Rechnung» zur Verfügung. Mit «Zahlungsauftrag erstellen» entsteht automatisch eine Zahlung im Banking. Sie ist damit noch nicht an Ihre Bank übermittelt.

Im Banking: Öffnen Sie das Bankkonto, von dem bezahlt werden soll, und klicken Sie auf «Neue Zahlung». Beim Namen können Sie nach dem Kontakt und dessen Adresse suchen. Die Zahlung landet danach im Bereich «Zahlungsausgänge». Von dort übermitteln Sie sie an Ihr E-Banking. Den ganzen Ablauf beschreibt der Beitrag Zahlungen aus bexio an die Bank übermitteln.

Die bexio-Hilfe nennt dazu drei Grenzen:

• Bankzahlungen sind nur mit IBAN möglich, Auslandzahlungen ebenfalls.
• Zahlungen in Nicht-SEPA-Länder sind über bexio nicht möglich. Sie müssen direkt im E-Banking erfasst werden.
• Das Ausführungsdatum muss mindestens heute sein und darf höchstens 60 Kalendertage in der Zukunft liegen.

Bei einer erfassten, aber noch nicht übermittelten Zahlung lassen sich Details bearbeiten. Das Bankkonto, von dem die Zahlung ausgeht, und die Zahlungsart ändern Sie allerdings nicht. In diesem Fall muss die Zahlung gelöscht und neu erstellt werden.

Adresse des Kontakts: strukturiert erfassen

Ein Zahlungsauftrag braucht nicht nur die IBAN, sondern auch eine vollständige Adresse des Empfängers. Dazu gehört eine Hausnummer. Ist sie unbekannt, kann sie in bexio vorerst mit «1» gefüllt werden. Die Hilfe bittet aber darum, die richtige Nummer zu ermitteln und im Kontakt zu hinterlegen.

Seit Juli 2025 können Kontakte in bexio in einem strukturierten Adressformat gespeichert werden. Strasse, Hausnummer und Adresszusatz stehen dann in getrennten Feldern. Bearbeiten Sie einen bestehenden Kontakt, versucht bexio die Adresse für Sie zu strukturieren. Stimmt der Vorschlag, speichern Sie den Kontakt. Für viele Kontakte gleichzeitig gibt es eine Massenmutation: Im Bereich «Kontakte» klicken Sie neben «Neuer Kontakt» auf die drei Punkte und wählen «Adressen aufteilen». Pro Durchgang lassen sich bis zu 500 Kontakte auswählen. Prüfen Sie den Vorschlag von bexio vorher. Nach Abschluss lässt sich die Strukturierung nicht erneut durchführen.

Warum das wichtig ist, erklärt die bexio-Hilfe so: Finanzinstitute weisen laut bexio Zahlungen mit unstrukturierten Adressen und einem Ausführungsdatum nach dem 20. November 2026 zurück. bexio weist selbst darauf hin, dass Termine unverbindlich sind und sich ändern können. Prüfen Sie den aktuellen Stand bei Ihrer Bank. Ausserdem lässt bexio die Adresse des Rechnungsempfängers im QR-Code der Rechnung unter Umständen leer, wenn die Adresse des Kontakts nicht strukturiert ist. Mehr zur Umstellung steht im Beitrag Strukturierte Adressen umstellen.

Gepflegte Bankdaten: Sicherheit im Alltag

Eine IBAN im Kontakt ist eine Zahlungsvorlage. Fehler oder Manipulationen hier wirken sich auf jede künftige Zahlung aus. Drei Gewohnheiten helfen:

• Ändert ein Lieferant seine Bankverbindung, lassen Sie sich die Änderung über einen bekannten Kanal bestätigen, etwa per Telefon unter der bisherigen Nummer. Verlassen Sie sich nicht allein auf eine E-Mail.
• Legen Sie neue Konten zusätzlich an, statt das alte zu überschreiben, und kennzeichnen Sie sie mit der internen Bezeichnung. So bleibt nachvollziehbar, welches Konto wann galt.
• Vergeben Sie die Berechtigung zum Ändern von Kontakten und zum Übermitteln von Zahlungen nur an Personen, die sie brauchen.

Häufige Fragen

Kann ich mehrere Bankkonten pro Kontakt speichern?

Ja. Hat ein Kontakt mehrere Konten, wählen Sie bei der Zahlung über ein Menü das gewünschte aus. Eine aussagekräftige interne Bezeichnung hilft dabei.

Muss ich die Bankverbindung eines Kunden hinterlegen?

Für den Rechnungsversand ist sie nicht nötig. Brauchen Sie dagegen eine Zahlung an den Kunden, etwa für eine Rückerstattung, geben Sie seine Bankverbindung beim Erstellen des Zahlungsauftrags an.

Warum kann ich keine Zahlung an einen Kontakt im Ausland erfassen?

Auslandzahlungen sind in bexio nur mit IBAN möglich, und Zahlungen in Nicht-SEPA-Länder gehen nicht über bexio. Sie erfassen sie direkt in Ihrem E-Banking.

Fazit

Die Bankverbindung gehört einmal sauber in den Kontakt: Reiter «Bankverbindungen», IBAN, interne Bezeichnung. Danach laufen Zahlungen schneller und mit weniger Fehlern. Prüfen Sie bei dieser Gelegenheit gleich die Adresse der Kontakte und bringen Sie sie in die strukturierte Form, denn diese wird im Zahlungsverkehr zur Pflicht.