Kategorien und Branchen in bexio sinnvoll nutzen

Kategorien beschreiben, was ein Kontakt für Ihren Betrieb ist, etwa Kunde, Lieferant oder Interessent, Branchen beschreiben, wo er tätig ist. Beides legen Sie in den Einstellungen unter «Stammdaten» an, ordnen es im Kontakt zu und nutzen es für Filter, Exporte und Memos. Entscheidend ist eine kurze, einheitliche Liste mit klaren Regeln, was wohin gehört.

Was Kategorien und Branchen leisten

Kategorien sind laut bexio-Hilfe personalisierte Kennzeichnungen, mit denen Sie Daten schnell filtern. Es gibt sie für Kontakte und für Aufgaben. Für Kontakte nennt die Hilfe als Beispiele VIP-Kunden, Lieferanten und Interessenten. Branchen gruppieren Kontakte nach Tätigkeitsfeld, damit Sie Mailings gezielt ausrichten und den Kundenstamm analysieren können.

So legen Sie beides an und ordnen es zu:

1. Öffnen Sie «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Stammdaten».
2. Für Kategorien wählen Sie «Kategorien» und klicken auf «Neue Kategorie». Für Branchen öffnen Sie den Reiter «Branchen», tragen die Bezeichnung ein und speichern.
3. Öffnen Sie den Kontakt, klicken Sie auf das Stift-Symbol, wählen Sie Kategorien und Branche aus und speichern Sie.

Was wohin gehört

Listen werden unbrauchbar, wenn eine Kategorie mehrere Dinge gleichzeitig ausdrückt, etwa «Kunde Zürich Französisch». Halten Sie jede Eigenschaft dort fest, wo bexio ein eigenes Feld kennt:

Ein Ordnungssystem für Technik- und Servicebetriebe

Ein Beispiel, das Sie anpassen können:

• Kategorien (Rolle und Behandlung): Kunde, Interessent, Lieferant, Partner, Wartungskunde, Newsletter.
• Branchen (Tätigkeitsfeld): Gastgewerbe, Industrie, Gesundheitswesen, Immobilien, Öffentliche Hand, Privathaushalt.

Eine Beispiel AG aus dem Gastgewerbe mit Wartungsvertrag erhält die Kategorien «Kunde» und «Wartungskunde» und die Branche «Gastgewerbe». Auf seiner Website nennt bexio als Beispiel für frei wählbare Gruppen eine Gruppe für Stammkunden.

Fünf Regeln halten die Liste sauber:

1. Ein Begriff, ein Eintrag: Verwenden Sie die Einzahl, keine Abkürzungen und eine einheitliche Gross- und Kleinschreibung.
2. Klein anfangen: Starten Sie mit wenigen Einträgen und erweitern Sie nur bei echtem Bedarf.
3. Schriftlich festhalten: Eine Seite mit der Liste und je einem Beispiel genügt.
4. Zuständigkeit klären: Bestimmen Sie, wer neue Einträge anlegen darf. Wer die Einstellungen öffnen darf, regeln die Benutzerrechte.
5. Jährlich prüfen: Streichen Sie Einträge, die niemand nutzt, und suchen Sie Kontakte ohne Kategorie. Im Excel-Export zeigen leere Zellen in der Spalte «Kategorie», wo etwas fehlt.

Im Alltag nutzen

• Filtern: Blenden Sie in der Kontaktliste über «Spalten» die Spalten «Kategorie» und «Branche» ein. Der Dropdown-Filter wählt Kontakte, die einer oder mehreren Optionen entsprechen. Mit dem Stern speichern Sie die Ansicht als eigenen Filter, der Name darf höchstens 15 Zeichen lang sein.
• Exportieren: Filtern Sie, wählen Sie die Kontakte aus und exportieren Sie sie als Excel-Datei, etwa für ein Mailing. Wie das geht, zeigt Kontaktlisten exportieren und auswerten.
• Memo hinterlegen: Beim Bearbeiten einer Kategorie klicken Sie auf «Memo hinzufügen» und wählen Text, Farbe und die Dokumente, bei denen es erscheint. Das Memo öffnet sich beim Erstellen von Angeboten, Aufträgen, Rechnungen und Gutschriften als Pop-up. Ein Memo wie «Bestellnummer des Kunden angeben» erinnert Ihr Team dann bei jedem Dokument für Kontakte dieser Kategorie. Es bleibt eine Erinnerung und löst nichts aus. Mehr dazu im Beitrag Notizen, Aufgaben und Kontakthistorie in bexio.
• Aufgaben ordnen: Aufgaben haben eigene Kategorien unter «Stammdaten» → «Aufgaben Kategorien», in der Hilfe etwa Administration, Verkauf oder Dringend.

Beispiel: Sie wollen allen Wartungskunden im Gastgewerbe einen Jahresbrief schicken. Sie filtern die Kontaktliste nach der Kategorie «Wartungskunde» und der Branche «Gastgewerbe», wählen alle Treffer aus und exportieren sie mit der Variante «Serienbrief». Ohne saubere Zuordnung bleibt dafür nur das Durchsuchen von Hand.

Fallen bei Pflege und Import

• Löschen wirkt auf alle Kontakte: Eine gelöschte Branche entfernt bexio automatisch aus allen Datensätzen. Beim Löschen einer Kategorie bleiben die Kontakte erhalten, sind aber nicht mehr mit ihr verknüpft. Exportieren Sie vorher die Liste als Sicherung.
• Der Import ersetzt: Kategorien und Branchen müssen vor dem Import bestehen. Bei einer Aktualisierung ersetzt der Import die bisherigen Werte durch die der Datei und ergänzt sie nicht. Mehrere Einträge trennen Sie mit Semikolon. Die Regeln beschreibt Kontakte nach bexio importieren.
• Verknüpfte Personen erben: Neu verknüpfte Kontakte übernehmen standardmässig Kategorien und Branchen des Hauptkontakts. Passen Sie diese an, wenn sie für die Person nicht zutreffen. Mehr unter Ansprechpersonen mit Firmen verknüpfen.
• Rabatte sind separat: Kundenspezifische Rabatte richten Sie unter «Stammdaten» → «Rabatte» ein, nicht über Kategorien. Diese Funktion gibt es laut bexio-Hilfe nicht in jedem Paket.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Kategorie und Branche?

Eine Kategorie sagt, was ein Kontakt für Sie ist, zum Beispiel Kunde oder Lieferant. Eine Branche sagt, in welchem Tätigkeitsfeld er arbeitet. Beide lassen sich kombinieren und filtern.

Kann ein Kontakt mehrere Kategorien haben?

Ja. Im Kontakt wählen Sie mehrere Kategorien aus. Im Import trennen Sie sie mit einem Semikolon, etwa «Kunde;Wartungskunde». Das gilt ebenso für Branchen.

Gehen Kontakte verloren, wenn ich eine Kategorie lösche?

Nein. Laut bexio-Hilfe löscht die Aktion nur die Kategorie. Die Kontakte bleiben in bexio, sind aber nicht mehr mit ihr verknüpft.

Fazit

Kategorien und Branchen machen den Kundenstamm filterbar, wenn jede Liste nur eine Frage beantwortet: Die Kategorie nennt die Rolle, die Branche das Tätigkeitsfeld. Sprache, Region und Zuständigkeit gehören in ihre eigenen Felder. Halten Sie die Liste kurz, schreiben Sie sie auf und sichern Sie den Bestand per Export, bevor Sie Einträge löschen.