Dubletten im Kontaktstamm finden und bereinigen

Dubletten finden Sie in bexio, indem Sie die Kontaktliste nach Name, E-Mail oder Telefon sortieren und filtern oder die Liste nach Excel exportieren und doppelte Werte hervorheben. Bereinigen Sie sie, indem Sie alle Angaben im Kontakt sammeln, den Sie behalten, und den überzähligen Kontakt archivieren. Löschen lassen sich Kontakte nicht, und eine Funktion zum Zusammenführen beschreibt die bexio-Hilfe nicht.

Woher Dubletten kommen

Vier Ursachen sind typisch:

• Import: bexio prüft die Datei nicht auf Duplikate. Importieren Sie einen Kontakt mit einer neuen Nummer, obwohl es ihn schon gibt, entsteht ein zweiter. Die Regeln beschreibt der Beitrag Kontakte nach bexio importieren.
• Erfassen ohne Suche: «Muster Haustechnik AG» und «Muster Haustechnik» sind für bexio zwei verschiedene Kontakte.
• Person doppelt: Dieselbe Person steht zweimal als Privatkontakt, einmal frei und einmal mit der Firma verknüpft. Verknüpfte Personen sind eigene Kontakte und erscheinen einzeln in der Liste.
• Kunde und Lieferant getrennt: Ein Unternehmen, das beides ist, brauchen Sie nur einmal zu erfassen. Die Rolle halten Sie mit Kategorien fest.

Dubletten finden

In der Kontaktliste:

• Sortieren: Standardmässig sortiert bexio nach Name, ähnliche Namen stehen also nebeneinander. Ein Klick auf eine Spaltenüberschrift sortiert nach E-Mail oder Telefon, dann rücken gleiche Werte zusammen.
• Spalten: Über «Spalten» oben rechts blenden Sie unter anderem die Nummer, E-Mail, Telefon und Ort ein.
• Filtern: Der Textfilter zeigt alle Kontakte, die den eingegebenen Text enthalten. Geben Sie nur einen Namensteil ein, etwa «Muster», und prüfen Sie alle Treffer.

In Excel:

1. Exportieren Sie die Kontakte mit der Variante «Standard».
2. Markieren Sie die Spalten für E-Mail und Telefon und lassen Sie Excel doppelte Werte mit der bedingten Formatierung hervorheben.
3. Sortieren oder filtern Sie nach den markierten Zellen und prüfen Sie jede Gruppe von Hand.

Schreibvarianten erkennt die Hervorhebung nicht, denn «Muster Haustechnik AG» und «Muster Haustechnik» sind für Excel verschiedene Werte. Legen Sie dafür eine Hilfsspalte an, die den Namen in Kleinbuchstaben und ohne Rechtsform enthält, und markieren Sie dort die doppelten Werte.

Der Befehl «Duplikate entfernen» löscht in Excel laut Microsoft dauerhaft. Wenden Sie ihn nur auf eine Kopie an. In bexio ändert er nichts. Wie der Export funktioniert, zeigt Kontaktlisten exportieren und auswerten.

Welchen Kontakt behalten Sie?

Entscheiden Sie in dieser Reihenfolge:

1. Belege: Behalten Sie den Kontakt mit Rechnungen, Gutschriften und Zahlungen. Sie sehen sie im Reiter «Finanzen» über «Konto anzeigen».
2. Offene Posten: Hat der überzählige Kontakt offene Rechnungen, archivieren Sie ihn erst, wenn alles bezahlt und verbucht ist.
3. Vollständigkeit: Behalten Sie sonst den Kontakt mit der korrekten, strukturierten Adresse und den besseren Angaben.

Rechnungen behalten ihre Kontaktangaben. Laut bexio lassen sich Kontaktdaten auf bestehenden Buchungen nicht verändern.

Beispiel mit Musterdaten: Die Liste enthält «Muster Haustechnik AG» (Nr. 112, mit zwei Rechnungen) und «Muster Haustechnik» (Nr. 340, ohne Belege, aber mit der Mobilnummer von Sandra Keller, Leiterin Technik). Sie behalten Nr. 112, tragen die Mobilnummer dort ein, verknüpfen Sandra Keller mit der Firma und archivieren Nr. 340.

So bereinigen Sie einen Fall

1. Sichern: Exportieren Sie die Kontakte. Nach dem Archivieren lässt sich der überzählige Kontakt nicht mehr bearbeiten. Sichern Sie deshalb auch seine Dateien, die Sie einzeln herunterladen, und seine Notizen mit dem Symbol «Aktuelle Liste exportieren».
2. Übertragen: Ergänzen Sie im behaltenen Kontakt, was fehlt: E-Mail, Telefon, Zusatzadressen, Kategorien, Branche und Bemerkungen. Personen hängen Sie mit «Verknüpfung zwischen Kontakten hinzufügen» an den richtigen Firmenkontakt.
3. Archivieren: Archivieren Sie den überzähligen Kontakt, im Kontakt selbst oder über das Kästchen in der Liste. So erfassen Sie mehrere gleichzeitig. Erscheint eine Fehlermeldung, kann das Recht zum Bearbeiten von Kontakten fehlen.
4. Kontrollieren: Archivierte Kontakte sehen Sie nur im Filter «Archiviert». Dort holen Sie sie mit «Wiederherstellen» zurück. Prüfen Sie in einem neuen Dokument, dass nur der behaltene Kontakt zur Auswahl steht.

Beim Archivieren wird die Kontaktnummer frei und kann an einen neuen Kontakt gehen. Führen Sie Nummern in externen Listen, passen Sie diese an.

Dubletten verhindern

• Zuerst suchen: Suchen Sie vor dem Anlegen nach Name, E-Mail und Telefon. In bexio Go durchsucht das Suchfeld Vor- und Nachname, Firmenname, E-Mail-Adresse sowie Festnetz- und Mobilnummer.
• Einheitlich schreiben: Legen Sie fest, ob Firmennamen mit Rechtsform stehen, und halten Sie die Regel schriftlich fest.
• Verknüpfen statt neu anlegen: Hängen Sie bekannte Personen an die Firma, wie im Beitrag Ansprechpersonen mit Firmen verknüpfen beschrieben.
• Importe vorbereiten: Wählen Sie «Übereinstimmende Kontakte aus der Importdatei ignorieren», wenn bestehende Kontakte unverändert bleiben sollen.
• Rhythmus festlegen: Prüfen Sie den Bestand zum Beispiel vierteljährlich per Export. Eine Person trägt die Verantwortung.

efatto, der digitale Innendienst für bexio, erstellt Kontakte per Sprachnachricht oder Text als Entwurf in Ihrem bexio, mit Dublettenprüfung. Findet efatto mehrere Treffer, fragt es nach. Es legt nichts doppelt an und löscht nie etwas. Sie prüfen und geben frei. Demo anfragen

Häufige Fragen

Kann ich zwei Kontakte in bexio zusammenführen?

Eine Funktion dafür beschreibt die bexio-Hilfe nicht. Übertragen Sie die Angaben von Hand in den Kontakt, den Sie behalten, und archivieren Sie den anderen.

Kann ich einen doppelten Kontakt löschen?

Nein, bexio kennt nur das Archivieren. Sollen Personendaten dauerhaft vernichtet werden, beschreibt die Hilfe das Überschreiben der Felder vor dem Archivieren. Bei bestehender Geschäftsbeziehung empfiehlt bexio das Löschen grundsätzlich nicht. Was das Datenschutzgesetz verlangt, steht im Beitrag Datenschutz im Kundenstamm.

Was geschieht mit den Rechnungen des archivierten Kontakts?

Rechnungen und andere Buchungen behalten ihre Kontaktangaben. Der archivierte Kontakt lässt sich in neuen Dokumenten nicht mehr verwenden.

Fazit

Dubletten verhindern Sie am besten mit der Suche vor dem Anlegen. Sind sie entstanden, finden Sie sie über Sortierung, Filter oder Excel und bereinigen sie in vier Schritten: sichern, übertragen, archivieren, kontrollieren. Weil bexio nur archiviert, lohnt sich ein sorgfältiges Vorgehen.