Kontakte nach bexio importieren: Excel-Import ohne Ärger

Kontakte importieren Sie in bexio über die Kontaktliste: Neben «Neuer Kontakt» öffnen Sie das Drei-Punkte-Menü und wählen «Kontakte importieren». Ein Assistent führt Sie in fünf Schritten von der Excel-Vorlage bis zum Import. Entscheidend sind die Vorlage von bexio, die Kontaktnummer als Schlüssel für den Abgleich und eine Datei ohne doppelte Einträge.

Vorbereiten: Recht, Sicherung und Stammdaten

Klären Sie vier Punkte, bevor Sie die Datei füllen:

1. Recht: Fehlt der Menüpunkt, prüfen Sie zuerst das Recht «Editieren = alle» im Modul «Kontakte». Kontoinhaber und «Superadmin»-Benutzer können es bearbeiten.
2. Sicherung: Exportieren Sie die bestehende Kontaktliste als Excel-Datei. So haben Sie den Ausgangsstand als Vergleich. Den Export erklärt der Beitrag Kontaktlisten exportieren und auswerten.
3. Stammdaten: Laut bexio-Hilfe müssen alle Kategorien und Branchen vorab in den Einstellungen bestehen. Ansprechpartner müssen als bexio-Benutzer oder als Ansprechpartner ohne Login hinterlegt sein.
4. Doppelte Einträge: Bereinigen Sie die Liste selbst und gleichen Sie sie mit dem Export ab. Wie das gelingt, steht im Beitrag Dubletten im Kontaktstamm finden und bereinigen.

Die Vorlage richtig ausfüllen

Laden Sie im ersten Schritt die Excel-Vorlage herunter. bexio empfiehlt sie dringend, weil sie zum System passt und Fehler verhindert. Zusätzliche Spalten ignoriert der Import. Diese Regeln gelten für die wichtigsten Spalten:

In den Feldern «Adresse», «Verknüpfungsinformation» und «Bemerkungen» übernimmt bexio Zeilenumbrüche aus der Zelle.

Eine Excel-Falle betrifft Telefonnummern: Excel entfernt führende Nullen aus Zahlen. Formatieren Sie solche Spalten deshalb vor der Eingabe als «Text». Laut Microsoft wirkt das Format nur auf Zahlen, die Sie danach eingeben.

Die fünf Schritte im Assistenten

1. Vorlage herunterladen und mit Ihren Kontakten füllen.
2. Importdatei hochladen: Ziehen Sie die Datei ins Fenster oder wählen Sie sie aus. Legen Sie fest, was bei Übereinstimmungen geschieht: «Kontakte in bexio mit den Informationen aus der Importdatei aktualisieren» oder «Übereinstimmende Kontakte aus der Importdatei ignorieren».
3. Importdatei überprüfen.
4. Vorschau ansehen: Kontrollieren Sie Stichproben, bevor Sie fortfahren.
5. Kontakte importieren: Der Import läuft im Hintergrund. Sie können in bexio weiterarbeiten.

Wählen Sie «ignorieren», wenn bestehende Kontakte keinesfalls verändert werden dürfen.

Kontaktnummern: so gleicht bexio ab

bexio gleicht über die Kontaktnummer ab. Daraus folgen drei Regeln:

• Gleiche Nummer, anderer Kontakt: Mit der Option «aktualisieren» überschreibt bexio den bestehenden Kontakt mit den Daten der Datei. Neue Kontakte erhalten deshalb keine Nummer oder eine, die noch frei ist.
• Import in ein zweites bexio-Konto: Exportieren Sie Kontakte aus einem Konto, um sie in einem anderen zu ergänzen, entfernen Sie die Kontaktnummern aus der Datei. Sonst überschreiben Sie alle Kontakte im zweiten Konto.
• Nummern ändern: Der Import ändert keine bestehenden Nummern. Importieren Sie einen Kontakt mit der Nummer 5, den es bereits unter Nummer 1 gibt, legt bexio einen zweiten Kontakt an. Archivieren Sie zuerst den bestehenden.

Bestehende Kontakte aktualisieren

Für Massenänderungen eignet sich ein fester Ablauf: exportieren, in Excel ändern, importieren.

1. Exportieren Sie die Kontakte aus der Kontaktliste mit der Variante «Standard». bexio nennt sie geeignet, um Kontakte über den Kontakt-Import zu aktualisieren. Die Variante «Alle Adressen» ist dafür nicht gedacht.
2. Ändern Sie in Excel nur die gewünschten Zellen und lassen Sie die Kontaktnummer unverändert.
3. Wählen Sie im zweiten Schritt «Kontakte in bexio mit den Informationen aus der Importdatei aktualisieren».

Dabei gelten Grenzen:

• Kategorien und Branchen ersetzt der Import durch die Werte der Datei, er ergänzt sie nicht.
• «Kontakt Nr. der verknüpften Firma» und «Verknüpfungsinformation» lassen sich per Import nicht aktualisieren.
• Besitzer und Anredeformen (Du und Sie) lassen sich laut Hilfe nicht exportieren. Pflegen Sie diese Angaben direkt im Kontakt.
• Enthält Ihre Datei eine kombinierte Spalte «Adresse», nennt die Hilfe zwei Wege: Strasse und Hausnummer auf die Spalten «Strasse» und «Hausnummer» aufteilen, oder die Überschrift «Adresse» in «Strasse» umbenennen und die leere Spalte «Strasse» löschen.

Nach dem Import prüfen

Testen Sie zuerst mit wenigen Zeilen und prüfen Sie das Ergebnis in der Kontaktliste:

• Stimmen Kontaktart und Name bei Firmen und Privatpersonen?
• Sind Strasse, Hausnummer, PLZ, Ort und Land gesetzt? Bei nicht strukturierten Adressen bleibt die Angabe «Zahlbar durch» im QR-Code laut bexio unter Umständen leer.
• Sind Verknüpfungen, Kategorien, Branchen und Ansprechpartner richtig angekommen?
• Gibt es doppelte Einträge? Sortieren Sie die Liste nach Name und vergleichen Sie auffällige Paare.

Eine fehlerhafte Zeile löschen Sie nicht, denn bexio kennt nur das Archivieren. Archivierte Kontakte geben ihre Nummer wieder frei. Laden Sie die ganze Datei deshalb erst nach einem erfolgreichen Test.

Häufige Fragen

Wie viele Kontakte darf ich auf einmal importieren?

bexio empfiehlt höchstens 5'000 Kontakte pro Import. Die Datei darf höchstens 10 MB gross sein. Grössere Bestände teilen Sie auf mehrere Dateien auf.

Kann ich einen Import rückgängig machen?

Die bexio-Hilfe beschreibt keine Funktion, die einen Import als Ganzes zurücknimmt. Einzelne Kontakte archivieren Sie. Sichern Sie deshalb vorher und testen Sie mit wenigen Zeilen.

Kann ich Personen beim Import mit Firmen verknüpfen?

Ja, mit der Spalte «Kontakt Nr. der verknüpften Firma». Legen Sie die Nummern der Firmen selbst fest und prüfen Sie die Verknüpfung im Testimport. Nachträglich ändern lässt sie sich per Import nicht. Wie Sie Rollen benennen, zeigt der Beitrag Ansprechpersonen mit Firmen verknüpfen.

Ist der Excel-Import in jedem Paket enthalten?

Laut Paketvergleich von bexio (Stand 28. Mai 2026) ja. Die Zeile «Kontakte von Adressdaten aus Excel importieren» ist bei allen Paketen angekreuzt.

Fazit

Ein sauberer Kontaktimport braucht die Vorlage von bexio, bereinigte Daten und ein klares Konzept für die Kontaktnummern. Sichern Sie den Bestand, testen Sie mit wenigen Zeilen und prüfen Sie das Ergebnis, bevor Sie die ganze Liste laden. Wer den Umzug insgesamt plant, findet die Reihenfolge im Beitrag Daten nach bexio übernehmen.