Kontaktlisten exportieren und auswerten

Kontakte exportieren Sie in bexio aus der Kontaktliste: Kontakte auswählen, auf «Export» klicken und im Dialog «Kontakte herunterladen (XLSX)» die Variante «Standard», «Serienbrief» oder «Alle Adressen» wählen. Die Excel-Datei werten Sie mit Autofilter und PivotTable aus, etwa nach Branche, Kategorie, Ort oder fehlenden Angaben.

So exportieren Sie Kontakte

1. Öffnen Sie «Kontakte».
2. Setzen Sie bei Bedarf einen Filter, etwa nach Kategorie, Branche oder Ort.
3. Wählen Sie die Kontakte mit den Kästchen links aus. Das Kästchen oben in der Liste wählt alle Kontakte.
4. Klicken Sie auf das Symbol «Export».
5. Wählen Sie im Dialog eine Variante und klicken Sie auf «Herunterladen».

bexio beschreibt die Varianten so:

Für den Kontaktimport verwenden Sie die Variante «Alle Adressen» laut Hilfe nicht. Wie die Aktualisierung abläuft, steht im Beitrag Kontakte nach bexio importieren.

Was die Datei enthält

bexio hat den Excel-Export neu strukturiert und mit verständlichen Überschriften versehen. Die Datei enthält laut Hilfe unter anderem:

• Name und Firma: Vorname, Nachname, Firma und Firmennamen-Zusatz.
• Verknüpfung: die Kontaktnummer der verknüpften Firma. Die Beziehungen zwischen Kontakten sind im Export ersichtlich.
• Adresse: Strasse, Hausnummer, PLZ, Stadt und Land. Dazu kommen der Name des Empfängers und, bei Zusatzadressen, der Namenszusatz.
• Kommunikation: E-Mail, zweite E-Mail, Telefon, zweites Telefon, Mobile und Sprache.
• Einordnung: Branche, Kategorie, Bemerkungen, Korrespondenzweg und Ansprechpartner.

Der Export «Alle Adressen» führt auch die Zusatzadressen auf. Eine Spalte zeigt, ob es die Hauptadresse ist (1) oder eine zusätzliche (0), eine zweite, ob sie als Rechnungsadresse dient (1 oder 0). Ist keine Zusatzadresse als Rechnungsadresse gewählt, gilt die Hauptadresse. Prüfen Sie beides sorgfältig, damit keine Rechnung an die falsche Adresse geht.

Für Notizen, Aufgaben und Dateien beschreibt die Hilfe eigene Exporte: Notizen und Aufgaben mit dem Pfeil-Symbol «Aktuelle Liste exportieren», Dateien einzeln über «Herunterladen».

Auswerten in Excel

Excel-Support bietet bexio nicht an. Die Hilfe empfiehlt aber den Autofilter und verweist auf Microsoft. Diese drei Werkzeuge genügen für die meisten Fragen:

1. Autofilter: Auf der Registerkarte «Daten» wählen Sie «Filter». Mit dem Kontrollkästchen für leere Zellen zeigen Sie Zeilen ohne Eintrag an.
2. PivotTable: Über «Einfügen» → «PivotTable» zählen Sie Kontakte je Merkmal. Die Daten brauchen eine einzelne Überschriftenzeile und keine leeren Zeilen oder Spalten.
3. Doppelte Werte hervorheben: Die bedingte Formatierung markiert doppelte Einträge, etwa bei E-Mail-Adressen. Mehr dazu im Beitrag Dubletten im Kontaktstamm finden und bereinigen.

Typische Fragen und die passende Methode:

Hat ein Kontakt mehrere Kategorien oder Branchen, filtern Sie in Excel mit «enthält». Eine Checkliste für die Prüfung der Datenqualität bietet der Beitrag Pflichtfelder und Datenqualität im Kundenstamm.

Serienbrief vorbereiten

bexio bietet laut Hilfe keine Funktion, mit der Sie innerhalb von bexio Serienbriefe erstellen. Es gibt aber den für Serienbriefe optimierten Export. Der Paketvergleich von bexio führt den Export von Adressen für Serienbriefe in allen Paketen auf.

1. Filtern Sie die Kontaktliste nach der gewünschten Gruppe, etwa einer Kategorie.
2. Wählen Sie alle Treffer aus und exportieren Sie sie mit der Variante «Serienbrief».
3. Erstellen Sie den Serienbrief mit Word und Excel. Die Hilfe verweist dafür auf die Anleitungen von Microsoft.

Laut Hilfe steht im Serienbrief-Export jeder Kontakt auf einer eigenen Zeile, auch die Firma und ihre Kontaktperson. Hat die Person keine eigene Adresse, übernimmt der Export die Adresse der Firma. Entscheiden Sie vorab, ob der Brief an die Person oder an die Firma geht.

Umsatz je Kunde: die Verkaufsanalyse

Umsätze gehören nicht zu den Spalten der Kontaktdatei. Sie finden sie unter «Verkauf» → «Analyse». Dort laden Sie die Daten Ihrer Rechnungen, Aufträge und Angebote für einen Zeitraum als Excel-Datei herunter. Die Datei hat vier Arbeitsblätter mit Rohdaten und vorbereiteten Pivot-Tabellen, darunter das Blatt «Kundenauswertungen», das Ihre besten Kunden oben zeigt.

Wer diese Analyse sehen und herunterladen darf, steuern die Benutzerrechte mit den Optionen «Modul» und «Herunterladen». Beachten Sie die Regel der Hilfe: Wer das Recht zum Herunterladen hat, erhält alle Daten, auch wenn er in den Benutzerrechten nur seine eigenen Rechnungen sieht.

Exportdateien sicher behandeln

• Personendaten: Die Datei enthält Namen, Adressen und Kontaktdaten. Speichern Sie sie nur dort, wo nur berechtigte Personen Zugriff haben.
• Aufräumen: Löschen Sie Arbeitskopien nach Gebrauch. Nutzen Sie den Export als Sicherung, bewahren Sie ihn getrennt auf.
• Rechte: Wer alle oder nur eigene Kontakte sieht, steuern die Benutzerrechte mit der Einstellung «Ansicht».

Was das Datenschutzgesetz für den Kundenstamm verlangt, fasst der Beitrag Datenschutz im Kundenstamm zusammen.

Häufige Fragen

Wie exportiere ich nur die Kontakte einer Kategorie?

Setzen Sie in der Kontaktliste zuerst den Filter auf die Kategorie. Wählen Sie danach die Kontakte aus und klicken Sie auf «Export».

Warum stehen Personen und Firmen auf getrennten Zeilen?

Verknüpfte Personen sind in bexio eigene Privatkontakte. Sie erscheinen einzeln in der Liste und im Export. Die Spalte «Kontakt Nr. der verknüpften Firma» verbindet beide.

Ist der Export in jedem Paket möglich?

Laut Paketvergleich von bexio (Stand 28. Mai 2026) ist der Export von Adressen für Serienbriefe in allen Paketen enthalten. Dasselbe gilt für die Verkaufsanalyse mit Exportfunktion.

Fazit

Der Export macht den Kundenstamm in Excel auswertbar: mit der richtigen Variante, einem Filter vor dem Export und wenigen Excel-Werkzeugen. Prüfen Sie Lücken und Dubletten regelmässig, bereiten Sie Serienbriefe mit dem passenden Export vor und gehen Sie mit den Dateien sorgfältig um.