Ansprechpersonen in bexio mit Firmen verknüpfen

In bexio verknüpfen Sie eine Ansprechperson mit einer Firma, indem Sie beide als eigene Kontakte führen und im Firmenkontakt eine Verknüpfung anlegen. Die Rolle der Person halten Sie im Feld «Verknüpfungs-Info» fest, das bei beiden Kontakten sichtbar ist. Achtung: Das bexio-Feld «Ansprechpartner» meint nicht die Person beim Kunden, sondern die zuständige Person in Ihrem Betrieb.

Drei Begriffe, die oft verwechselt werden

Wer diese Begriffe im Team klärt, vermeidet ein Missverständnis: Die Person beim Kunden gehört nie ins Feld «Ansprechpartner». Dieses Feld kann im Kopfbereich Ihrer Offerten und Rechnungen erscheinen und zeigt dem Kunden, wer bei Ihnen zuständig ist. Auch Mitarbeitende ohne eigenen bexio-Zugang lassen sich dafür als «Ansprechpartner ohne Login» erfassen, laut bexio-Hilfe ohne zusätzliche Lizenz.

So legen Sie eine Verknüpfung an

Neue Person direkt bei der Firma erfassen:

1. Öffnen Sie den Firmenkontakt.
2. Klicken Sie auf «Kontakt hinzufügen».
3. Wählen Sie den Kontakttyp «Privat».
4. Erfassen Sie Name, Vorname und weitere Angaben.
5. Tragen Sie die Rolle im Feld «Verknüpfungs-Info» ein und speichern Sie.

Bestehende Person mit einer Firma verbinden:

1. Öffnen Sie das Kontaktblatt.
2. Klicken Sie auf «Verknüpfung zwischen Kontakten hinzufügen».
3. Wählen Sie über «Kontakt auswählen» den gewünschten Kontakt.
4. Ergänzen Sie die Verknüpfungs-Info und speichern Sie.

Suchen Sie vor dem Anlegen, ob die Person bereits als Kontakt existiert. Ist das der Fall, verknüpfen Sie den bestehenden Kontakt, statt einen neuen anzulegen. So entstehen keine Dubletten, siehe Dubletten im Kontaktstamm finden und bereinigen.

Für das Anlegen und Bearbeiten von Verknüpfungen braucht ein Benutzer das Recht «Kontakte bearbeiten». Welche Kontakte er sieht, hängt davon ab, ob er Zugriff auf alle oder nur auf eigene Kontakte hat.

Rollen einheitlich benennen

Die Verknüpfungs-Info ist ein freies Textfeld. Ohne Regeln entstehen schnell zehn Schreibweisen für dieselbe Rolle. Legen Sie deshalb eine kurze Liste fest und verwenden Sie nur diese:

• Geschäftsführung
• Einkauf
• Technik
• Buchhaltung
• Bauleitung
• Hauswartung

Einheitliche Rollen zahlen sich im Export aus. Sie filtern in Excel zum Beispiel alle Personen mit der Rolle «Technik» und erreichen so gezielt die Fachleute Ihrer Kunden. Wie Sie solche Listen erstellen, zeigt der Beitrag Kontaktlisten exportieren und auswerten.

Was die Verknüpfung im Alltag bringt

• Persönliche Ansprache in E-Mails: Ist ein Dokument nur an die Firma gerichtet, setzen die Namensplatzhalter der E-Mail-Vorlagen Firmenname und Firmenzusatz ein. Weisen Sie zusätzlich eine Kontaktperson zu, verwenden sie deren Vor- und Nachnamen.
• Aufgaben mit Bezug: In einer Aufgabe wählen Sie die Firma und zusätzlich eine bestimmte Kontaktperson.
• Klarer Export: Verknüpfte Personen stehen im Excel-Export auf eigenen Zeilen. Die Spalte «Kontakt Nr. der verknüpften Firma» zeigt, zu welcher Firma sie gehören.
• Serienbriefe: Im Serienbrief-Export übernimmt eine Kontaktperson ohne eigene Adresse automatisch die Adresse der Firma.
• Vorbelegte Merkmale: Neu verknüpfte Kontakte übernehmen bei der Erstellung die Kategorien und Branchen der Firma. Passen Sie diese an, wenn sie für die Person nicht zutreffen.
• Archivierung ohne Datenverlust: Wird ein verknüpfter Kontakt archiviert, verschwindet die Verknüpfung aus der Liste. Stellen Sie ihn wieder her, kehren Verknüpfung und Verknüpfungs-Info automatisch zurück.

Wie Sie Firma und Person sauber anlegen, beschreibt der Beitrag Kontakte in bexio anlegen.

Verknüpfte Person oder Zusatzadresse?

Nicht jede zusätzliche Stelle beim Kunden braucht einen eigenen Kontakt. Die Faustregel: Ein Mensch mit eigener Rolle und eigenen Kontaktdaten wird ein verknüpfter Kontakt. Ein anderer Empfänger für Post oder Rechnungen wird eine Zusatzadresse beim Firmenkontakt.

Eine Zusatzadresse erfassen Sie im Reiter «Zusatzadressen» des Firmenkontakts mit «Adresse hinzufügen». Neben der Adresse stehen Felder für den Namen des Empfängers, einen Namenszusatz wie «z. Hd. Buchhaltung», eine eigene E-Mail-Adresse und eine interne Beschreibung zur Verfügung. Das Feld Strasse ist dabei obligatorisch. In einem Dokument im Status «Entwurf» übernehmen Sie eine Zusatzadresse im Register «Anschrift» mit «Zusatzadresse importieren».

Häufige Fragen

Warum erscheint die verknüpfte Person einzeln in der Kontaktliste?

Weil sie in bexio ein normaler Privatkontakt ist. Sie hat alle Standardfelder, erscheint in der Kontaktliste und wird im Export separat aufgeführt.

Kann ich Verknüpfungen per Import anlegen oder ändern?

Anlegen ja: Tragen Sie in der Zeile der Person die Kontaktnummer der Firma in die Spalte «Kontakt Nr. der verknüpften Firma» ein. Ändern nein: Diese Spalte und die Verknüpfungsinformation lassen sich über den Import nicht aktualisieren. Mehr dazu im Beitrag Kontakte nach bexio importieren.

Bekommt die verknüpfte Person eine eigene Kontaktnummer?

Ja. bexio nummeriert alle Kontakte fortlaufend, auch verknüpfte Personen. Erstellen Sie eine Firma mit der Nummer 200 und danach deren Geschäftsführer, erhält dieser die Nummer 201.

Was tue ich, wenn eine Person die Firma verlässt?

Archivieren Sie die Person, wenn sie für Sie nicht mehr relevant ist. Ihre bisherigen Dokumente bleiben erhalten. Wechselt sie zu einem anderen Kunden, verknüpfen Sie sie dort und passen die Verknüpfungs-Info an.

Fazit

Getrennt erfasst und sauber verknüpft, bleiben Firmen und Personen in bexio übersichtlich, auch wenn Ansprechpersonen wechseln. Eine einheitliche Rollenliste in der Verknüpfungs-Info macht Exporte und Auswertungen brauchbar. Wichtig ist vor allem, die Kontaktperson beim Kunden nicht mit dem internen Feld «Ansprechpartner» zu verwechseln.