Anrede, Sprache und Briefanrede bei Kontakten pflegen

Anrede und Titel pflegen Sie in bexio in den Stammdaten und ordnen sie dem Privatkontakt zu, die Sprache hinterlegen Sie im Kontakt. Ein eigenes Feld für die Briefanrede beschreibt die bexio-Hilfe nicht, die persönliche Ansprache bauen Sie deshalb selbst: in E-Mail-Vorlagen mit Platzhaltern wie «Anrede» und «Name», in Dokumenten über die Kopftexte. Wer diese Bausteine einheitlich pflegt, schreibt Kunden zuverlässig richtig an.

Wer macht was

Anrede und Titel pflegen

1. Öffnen Sie «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Stammdaten» und den Reiter «Titel und Anreden».
2. Tragen Sie Titel und Anrede ein und speichern Sie. Die Hilfe nennt «Dr.», «Frau» und «Herr» als Beispiele. Eigene Einträge sind möglich.
3. Öffnen Sie den Kontakt, wählen Sie in den Profilinformationen Anrede und Titel aus den Listen und speichern Sie.

Beachten Sie dabei:

• Personen, nicht Firmen: Die Hilfe beschreibt die Anrede als Angabe des Privatkontakts. Pflegen Sie sie bei jeder Person, auch bei verknüpften Ansprechpersonen.
• Einheitlich schreiben: Pflegen Sie eine Liste und nutzen Sie nur diese, also «Frau» und nicht «Fr.».
• Löschen wirkt überall: Wird eine Anrede oder ein Titel gelöscht, entfernt bexio ihn automatisch aus allen bestehenden Datensätzen. Exportieren Sie vorher die Kontakte.
• Du oder Sie: Die Hilfe erwähnt «Anredeformen (Du und Sie)» beim Kontaktimport und hält fest, dass sie sich nicht exportieren lassen. Pflegen Sie sie deshalb direkt im Kontakt.

Sprache festlegen

Im Kontakt hinterlegen Sie die bevorzugte Sprache für die Kommunikation. Laut bexio nutzt der Verkaufsprozess hinterlegte Angaben wie E-Mail, Adresse und Sprache automatisch. Für das einzelne Dokument gilt:

• Dokument: Sie legen pro Dokumenttyp eine Standardsprache fest. Im einzelnen Dokument ändern Sie sie im Reiter «Einstellungen». Prüfen Sie die Sprache im Entwurf, bevor Sie versenden.
• E-Mail-Vorlagen: Pro Vorlage bestimmen Sie die Sprachen, in denen sie verfügbar ist. Bei Mahn-E-Mails müssen laut bexio alle Vorlagen in allen Sprachen vorhanden sein, die Ihre Kunden verwenden. Sonst arbeiten automatische Mahnungen nicht einwandfrei.
• Begriffe: Unter «Funktionen & Module» → «Übersetzungen» passen Sie die Begriffe auf Dokumenten an. Für Kunden in der Deutschschweiz machen Sie aus «Angebot» die «Offerte». In bexio selbst steht weiterhin «Angebot», im PDF erscheint Ihr Begriff.

Laut dem Hilfeartikel zu den Übersetzungen (Stand 2022) sind die Begriffe nur für Deutsch vorbelegt. Bei weiteren Sprachen füllen Sie das komplette Formular selbst aus. Wie mehrsprachige Offerten gelingen, zeigt der Beitrag Mehrsprachige Offerten für die ganze Schweiz.

Die Briefanrede aufbauen

Drei Stellen bestimmen, wie Ihr Kunde angesprochen wird:

1. E-Mail-Vorlage: Unter «Funktionen & Module» → «E-Mail-Vorlagen» fügen Sie Platzhalter ein, auch im Betreff. Rot markierte Platzhalter stehen für den Kunden, etwa «Anrede», «Name», «Vorname / Firmenzusatz» und «Nachname / Firmenname». Für «Anrede» nennt die Hilfe die Beispielwerte «Sehr geehrte Damen und Herren», «Frau» und «Herr». Ist ein Dokument nur an eine Firma gerichtet, setzen die Platzhalter Firmenname und Firmenzusatz ein. Weisen Sie zusätzlich eine Kontaktperson zu, erscheinen deren Vor- und Nachname. Der Platzhalter «Name» setzt «Vorname Nachname» oder «Firmenname Firmenzusatz» ein.
2. Kopftext im Dokument: Einleitung und Schluss pflegen Sie je Dokumenttyp und Sprache. Im einzelnen Dokument passen Sie sie im Reiter «Texte» an. Die Hilfe zu den Dokumenteinstellungen beschreibt für Kopf- und Fusstexte keine Platzhalter. Formulieren Sie den Standard deshalb neutral und setzen Sie die persönliche Ansprache nur im Einzelfall. Wie gute Texte aussehen, zeigt Standardtexte für Offerten.
3. Adresszeile: Bei Zusatzadressen ist der «Name des Empfängers» die erste Zeile der Anschrift. Bei Privatpersonen kann dort die Anrede stehen. Der «Namenszusatz» ist die zweite Zeile, etwa «z. Hd. Buchhaltung», und erscheint nur in Offerten, Aufträgen und Rechnungen.

Legen Sie eine Grussformel pro Beziehung fest, zum Beispiel:

• Person, bekannt: «Sehr geehrte Frau Keller» oder «Guten Tag Frau Keller»
• Firma ohne Kontaktperson: «Sehr geehrte Damen und Herren»
• Geschlecht unbekannt oder unklar: «Guten Tag Sandra Keller»
• Per Du: «Hallo Sandra»

Für das Du legen Sie eine zweite E-Mail-Vorlage an, etwa «Offerte Du». Beim Versand wählen Sie sie über «Vorlage anwenden». Details zum Versand stehen im Beitrag Offerte aus bexio per E-Mail versenden.

Regeln für Ihren Betrieb

• Pflegen Sie Anrede, Vor- und Nachname bei jeder Person. Weisen Sie dem Dokument die Kontaktperson zu, wie im Beitrag Ansprechpersonen mit Firmen verknüpfen beschrieben.
• Tragen Sie bei jedem Kontakt eine Sprache ein, auch wenn es die Standardsprache Ihres Betriebs ist. So bleibt die Angabe auswertbar.
• Testen Sie Vorlagen vor dem Einsatz an einem Musterkontakt, etwa der Muster Haustechnik AG mit Sandra Keller als Kontaktperson. So sehen Sie, was die Platzhalter tatsächlich einsetzen.
• Prüfen Sie den Bestand per Export: Leere Zellen in der Spalte «Sprache» zeigen die Lücken.

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Häufige Fragen

Gibt es in bexio ein eigenes Feld für die Briefanrede?

Die bexio-Hilfe beschreibt keines. In E-Mail-Vorlagen setzen Platzhalter wie «Anrede» und «Name» die Ansprache ein. In Dokumenten steht ein Kopftext je Sprache, für den die Hilfe keine Platzhalter beschreibt.

Was passiert, wenn ich eine Anrede in den Stammdaten lösche?

bexio entfernt sie automatisch aus allen bestehenden Datensätzen. Die Kontakte bleiben erhalten, ihnen fehlt danach die Anrede. Sichern Sie die Liste vorher per Export.

Wo ändere ich die Sprache eines einzelnen Dokuments?

Im Reiter «Einstellungen» des Dokuments. Die Standardsprache je Dokumenttyp legen Sie in den Dokumenteinstellungen fest.

Fazit

Gute Anreden entstehen aus gepflegten Stammdaten: einer einheitlichen Liste für Anrede und Titel, einer Sprache bei jedem Kontakt und Vorlagen, deren Platzhalter Sie getestet haben. Weil bexio kein eigenes Feld für die Briefanrede kennt, lohnt sich eine feste Regel, welche Grussformel in welcher Beziehung gilt.