Pflichtfelder und Datenqualität im Kundenstamm

bexio verlangt bei einem Kontakt nur das Nötigste: die Kontaktart und einen Namen. Alles Weitere, von der vollständigen Adresse bis zu E-Mail und Sprache, machen Sie im Betrieb selbst zur Pflicht. Legen Sie dafür einen Mindestdatensatz pro Kontakttyp fest, halten Sie ihn schriftlich fest und prüfen Sie den Bestand regelmässig per Export.

Was bexio verlangt und was nicht

Der Kontaktimport kennt drei Pflichtregeln: Jeder Kontakt braucht eine Kontaktart («1» für Firma, «2» für Privat). Firmen brauchen einen Firmennamen, Privatkontakte einen Nachnamen. Über die Schnittstelle sind laut API-Dokumentation Kontaktart, Name, Benutzer und Besitzer zwingend. In einer Zusatzadresse ist ausserdem die Strasse obligatorisch.

Für bexio ist ein Kontakt mit Namen und Kontaktart damit vollständig. Für Ihren Betrieb ist er es nicht. Ohne E-Mail-Adresse zeigt bexio beim Versand keinen Empfänger vor, und ohne vollständige Adresse bleibt der QR-Zahlteil lückenhaft.

Der Mindestdatensatz: diese Felder verlangen Sie

Legen Sie pro Kontakttyp fest, was beim Anlegen vorhanden sein muss. Als Ausgangspunkt dient diese Tabelle:

Beispiel mit Musterdaten: Die Muster Haustechnik AG gilt in Ihrem Betrieb als vollständig, wenn Kontaktart «Firma», Firmenname, Strasse, Hausnummer, PLZ, Ort und Land, die E-Mail-Adresse für Rechnungen, die Sprache, ein interner Ansprechpartner und die Kategorie «Kunde» gesetzt sind. Sandra Keller, Leiterin Technik, braucht als verknüpfte Person Vor- und Nachname, Anrede, die Rolle in der «Verknüpfungs-Info» sowie E-Mail-Adresse oder Mobilnummer.

Der «Ansprechpartner» ist die zuständige Person in Ihrem Betrieb, nicht die Person beim Kunden. Der «Besitzer» steuert, wer den Kontakt bei eingeschränkten Rechten sieht. Für verknüpfte Personen kommt die Rolle im Feld «Verknüpfungs-Info» dazu. Doppelte Einträge vermeiden Sie mit der Suche vor dem Anlegen, siehe Dubletten im Kontaktstamm finden und bereinigen.

Adressen: vollständig und strukturiert

bexio speichert Adressen seit Juli 2025 strukturiert: Strasse, Hausnummer und Adresszusatz stehen in eigenen Feldern. Das hat Folgen:

• Ist die Adresse eines Kontakts nicht strukturiert, lässt bexio Angaben des Rechnungsempfängers im QR-Code teilweise oder ganz weg. Das kann die Zahlung bei der Bank verzögern.
• Im Zahlungsverkehr weisen die Finanzinstitute ab Mitte November 2026 Zahlungen mit unstrukturierten Adressen zurück. SIX nennt den 14. November 2026, die bexio-Hilfe den 20. November 2026. Planen Sie mit dem früheren Datum.

Bestehende Kontakte stellen Sie mit der Funktion «Adressen aufteilen» um. Sie finden sie im Drei-Punkte-Menü neben «Neuer Kontakt». bexio schlägt die Aufteilung vor und verarbeitet höchstens 500 Kontakte pro Durchgang. Prüfen Sie den Vorschlag, denn nach dem Abschluss lassen sich die Adressen nicht erneut strukturieren. Kontakte mit Warnsymbol bessern Sie von Hand nach. Dort fehlen Angaben wie Adresse, Postleitzahl, Stadt oder Land. Das Werkzeug berücksichtigt Adressen in Deutschland, der Schweiz, Österreich, Italien, Grossbritannien, Liechtenstein und Frankreich.

Regeln für den Betrieb festlegen

1. Mindestdatensatz festschreiben: Halten Sie die Tabelle auf einer Seite fest, sichtbar für alle, die Kontakte anlegen.
2. Schreibweisen vereinheitlichen: Legen Sie fest, ob Firmennamen mit Rechtsform stehen, wie Telefonnummern aussehen und welche Rollen erlaubt sind.
3. Zuständigkeit klären: Eine Person prüft neue Kontakte stichprobenweise. Das Recht «Editieren = alle» für Kontakte erhalten nur wenige Benutzer. Mit «nur eigene» bearbeiten Benutzer nur Einträge, die sie selbst erstellt haben.
4. Nur nötige Daten verlangen: Ein Geburtsdatum bei Privatkunden verlangen Sie nur, wenn Sie es wirklich nutzen. Das Datenschutzgesetz verlangt verhältnismässig bearbeitete und richtige Personendaten (Art. 6 Abs. 2 und 5 DSG). Mehr dazu im Beitrag Datenschutz im Kundenstamm.
5. Prüftermin setzen: Prüfen Sie den Bestand zum Beispiel vierteljährlich und notieren Sie das Ergebnis.

So prüfen Sie den Bestand per Export

1. Exportieren Sie die Kontakte als Excel-Datei. Der Export enthält unter anderem E-Mail, Telefon, Sprache, Branche, Kategorie, Bemerkungen und Ansprechpartner.
2. Schalten Sie in Excel den Autofilter ein. bexio empfiehlt ihn zum Filtern von Kontakten.
3. Filtern Sie je Spalte auf leere Zellen: E-Mail, Sprache, Strasse, PLZ, Ort, Land, Kategorie, Ansprechpartner.
4. Ergänzen Sie die Angaben in bexio. Bei vielen Kontakten hilft die Aktualisierung per Import.
5. Zählen Sie je Feld, wie viel Prozent der Kontakte ausgefüllt sind. So sehen Sie beim nächsten Termin, ob sich der Bestand verbessert hat.

Wie Sie Listen auswerten, zeigt der Beitrag Kontaktlisten exportieren und auswerten. Warum saubere Stammdaten für jede Automatisierung zählen, steht unter Datenqualität als Grundlage für jede Automatisierung.

efatto, der digitale Innendienst für bexio, legt Kontakte per Sprachnachricht oder Text als Entwurf in Ihrem bexio an. Neue Kontakte entstehen mit Dublettenprüfung, Pflichtfeldern und Briefanrede. Sie prüfen und geben frei. Demo anfragen

Häufige Fragen

Kann ich in bexio eigene Pflichtfelder festlegen?

Die bexio-Hilfe beschreibt keine solche Funktion. Arbeiten Sie deshalb mit einer schriftlichen Checkliste beim Anlegen und mit der Prüfung per Export.

Wie finde ich unvollständige Kontakte?

Exportieren Sie die Liste nach Excel und filtern Sie die Spalten auf leere Zellen. In der Kontaktliste selbst zeigen Spaltenfilter alle Kontakte, die einen eingegebenen Text enthalten.

Was tue ich mit Kontakten, die ich nicht mehr brauche?

Archivieren Sie sie. bexio kennt kein Löschen von Kontakten. Archivierte Kontakte lassen sich in Dokumenten nicht mehr verwenden und bleiben im Filter «Archiviert» sichtbar. Bei bestehender Geschäftsbeziehung empfiehlt bexio das Löschen von Kontaktdaten grundsätzlich nicht.

Fazit

bexio lässt bei Kontakten viel offen, deshalb sind Ihre eigenen Regeln entscheidend. Ein Mindestdatensatz, vollständige strukturierte Adressen und ein fester Prüftermin halten den Kundenstamm brauchbar. Nutzen Sie den Export als Messinstrument und verlangen Sie nur die Daten, die Sie wirklich brauchen.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.