Notizen, Aufgaben und Kontakthistorie in bexio

bexio führt Wissen zu einem Kunden an mehreren Stellen: Notizen am Kontakt für Gespräche, Memos für Hinweise in Dokumenten, Aufgaben für Termine und Erinnerungen und Dateien für Verträge. Zusammen mit Belegen, Projekten und dem Kundenkonto ergibt das die Kontakthistorie. Damit sie nützt, brauchen Sie eine klare Regel, was wohin gehört.

Was wohin gehört

Notizen: das Gedächtnis zum Kunden

bexio nennt auf seiner Website Notizen, die Sie zum Beispiel zu Telefonaten oder Schriftverkehr erfassen. Wer den Kontakt öffnet, soll auf einen Blick sehen, was zuletzt besprochen wurde. Dafür genügt ein fester Aufbau mit fünf Angaben: Datum, Gesprächspartner, Thema, Vereinbarung und nächster Schritt.

Beispiel mit Musterdaten: «12.10., Sandra Keller, Muster Haustechnik AG. Thema: Ersatz des Lüftungsgeräts. Vereinbart: Besichtigung vor Ort. Nächster Schritt: Offerte bis 20.10.» Der nächste Schritt wird zusätzlich als Aufgabe erfasst, damit er nicht in der Notiz untergeht.

Eine Übersicht aller Notizen nennt die bexio-Hilfe «Alle Notizen». Die Notizen eines Kontakts exportieren Sie mit dem Pfeil-Symbol «Aktuelle Liste exportieren». Vereinbarte Preise gehören nicht in eine Notiz, sondern in die Offerte. Wie Sie Gespräche am Telefon festhalten, zeigt der Beitrag Gesprächsnotizen festhalten.

Halten Sie Notizen sachlich, denn sie enthalten Personendaten. Was das Datenschutzgesetz für den Kundenstamm bedeutet, steht im Beitrag Datenschutz im Kundenstamm.

Aufgaben: nächste Schritte mit Datum

Laut Hilfe finden Sie die Aufgaben im Hauptmenü unter «Mehr» → «Aufgaben». Sie brauchen Zugriff auf das Modul und die entsprechende Berechtigung. So legen Sie eine Aufgabe an:

1. Klicken Sie oben rechts auf «Neue Aufgabe».
2. Geben Sie einen klaren Betreff ein, etwa «Offerte nachfassen: Beispiel AG», und beschreiben Sie die Aufgabe unter «Bemerkungen».
3. Setzen Sie unter «Erledigen bis» Datum und Uhrzeit.
4. Wählen Sie den Kontakt, bei Bedarf eine Kontaktperson und ein Projekt.
5. Weisen Sie unter «Ansprechpartner» einen bexio-Benutzer zu. Standardmässig sind Sie es selbst. Wählen Sie eine andere Person, um die Aufgabe zu delegieren.
6. Setzen Sie bei Bedarf das Häkchen bei «Erinnerung» und legen Sie Art und Vorlaufzeit fest. bexio schickt die Erinnerung an die E-Mail-Adresse des Benutzerkontos.
7. Ergänzen Sie Kategorie und Priorität und speichern Sie.

Verstreicht das Datum unter «Erledigen bis», wechselt der Status automatisch von «offen» auf «überfällig». Enthält Ihr Paket die Zeiterfassung, erzeugen Sie aus einer Aufgabe mit «Neue Zeiterfassung» direkt einen Zeiteintrag, bei dem Kunde und Projekt übernommen werden. Das hilft bei Servicearbeiten. Aufgaben haben eigene Kategorien unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Stammdaten» → «Aufgaben Kategorien».

Die Aufgabenliste lässt sich mit dem Pfeil-Symbol «Aktuelle Liste exportieren» exportieren, gefiltert oder vollständig. Wie Sie Aufgaben für das Nachfassen nutzen, zeigt Offerten nachfassen.

Memos, Bemerkungen und Dateien

Memo: Memos sind virtuelle Haftnotizen. Sie liegen in einer Kategorie und öffnen sich als Pop-up, wenn Sie für einen Kontakt mit dieser Kategorie eine Rechnung, ein Angebot, einen Auftrag oder eine Gutschrift erstellen. Sie lösen keine Aktion aus, ziehen keine Rabatte ab und berechnen keine Fälligkeiten. Memos erscheinen weder im Modul «Ausgaben» noch im Modul «Projekte». Wie Sie sie anlegen, steht im Beitrag Kategorien und Branchen in bexio sinnvoll nutzen.

Bemerkungen: Das Feld nimmt weitere Hinweise zum Kontakt auf, etwa Anweisungen oder Präferenzen. Es ist Teil von Export und Import, und Zeilenumbrüche werden übernommen.

Dateien: Im Reiter «Dateien» legen Sie Verträge, Korrespondenz oder Anhänge beim Kontakt ab. Ob der Reiter erscheint, steuert das Benutzerrecht «Datei Upload bei den Kontakten». Eine Weiterverarbeitung der Dateien im Verkauf ist nicht möglich. Mit dem Posteingang hat der Upload nichts zu tun. Laut Paketvergleich gibt es die Funktion nicht in jedem Paket.

Die Kontakthistorie lesen

Eine Ansicht mit dem Namen «Kontakthistorie» beschreibt die bexio-Hilfe nicht. Die Historie eines Kunden setzt sich aus diesen Stellen zusammen:

• Notizen, Aufgaben und Dateien am Kontakt. bexio bewirbt die Sicht auf alle Dokumente, Aufgaben und Notizen eines Kontakts.
• Belege und Projekte: Angebote, Aufträge, Rechnungen und Projekte des Kunden.
• Reiter «Finanzen»: Übersicht aller Rechnungen und Gutschriften mit einer Umsatzgrafik. Über «Konto anzeigen» öffnen Sie das Kundenkonto mit Rechnungen, Gutschriften, Zahlungen und manuellen Buchungen. Dort erstellen Sie auch den Kontoauszug.
• Versandverlauf: Unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Sendezentrale» sehen Sie die per E-Mail aus bexio versendeten Dokumente. Klickt der Empfänger auf den Link zum Online-Dokument, wechselt der Status von «Gesendet» auf «Rückmeldung erhalten».

Damit der Reiter «Finanzen» funktioniert, braucht ein Benutzer ausser dem Recht für Kontakte auch die Rechte für Rechnungen, Angebote und Kontoauszüge im Bereich Verkauf. Fehlt nur das Recht für die Kontoauszüge, ist der Reiter sichtbar, die Seite öffnet sich aber nicht.

Ein fester Ablauf nach dem Kundengespräch

1. Erfassen Sie eine Notiz mit den fünf Angaben.
2. Legen Sie für den nächsten Schritt eine Aufgabe mit Kontakt, Fälligkeit und Erinnerung an.
3. Speichern Sie Verträge oder Anhänge im Reiter «Dateien», sofern Ihr Paket ihn enthält.
4. Hinterlegen Sie Dauerhaftes als Bemerkung oder als Memo über eine Kategorie.

Häufige Fragen

Wo sehe ich alle Notizen auf einmal?

Die bexio-Hilfe verweist auf die Übersicht «Alle Notizen». Die Notizen eines einzelnen Kontakts sehen Sie in dessen Datensatz.

Warum erhalte ich keine Erinnerungs-E-Mail zu einer Aufgabe?

Prüfen Sie, ob im Benutzerkonto die richtige E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Stellen Sie ausserdem sicher, dass die Aufgabe das Häkchen bei «Erinnerung» und eine Vorlaufzeit hat.

Kann ich Notizen und Aufgaben exportieren?

Ja. Beide Listen exportieren Sie mit dem Pfeil-Symbol «Aktuelle Liste exportieren». Bei der Aufgabenliste setzen Sie vorher einen Filter, wenn Sie nur einen Teil brauchen.

Fazit

Notizen halten fest, was besprochen wurde, Aufgaben sichern den nächsten Schritt, Memos erinnern bei Dokumenten und Dateien bewahren Verträge. Wer diese Bausteine trennt und nach jedem Gespräch dieselben vier Schritte geht, hat die Kundenhistorie jederzeit im Griff. Die Berechtigungen entscheiden mit, wer sie sieht.