Mahnwesen in bexio einrichten

Das Mahnwesen richten Sie in bexio einmal ein: Mahnstufen mit Fristen und Texten, dazu passende E-Mail-Vorlagen. Danach mahnen Sie manuell aus der Rechnung, gesammelt per Mahnlauf oder automatisch. Rechtlich gerät ein Kunde ohne verabredeten Verfalltag erst durch eine Mahnung in Verzug (Art. 102 OR). Ab dann schuldet er 5 % Verzugszins (Art. 104 OR).

Schritt 1: Mahnstufen und Vorlagen einrichten

1. Öffnen Sie «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Funktionen & Module» → «Mahnstufen». Sie sehen die Stufen, zum Beispiel «Zahlungserinnerung», «Mahnung 1» und «Mahnung 2».
2. Klicken Sie auf eine Stufe, um sie zu bearbeiten. Sie legen Titel und Zahlungsfrist fest. Mit «Positionen anzeigen» bestimmen Sie, ob die Mahnung wieder alle Positionen der Rechnung zeigt. Kopf- und Fusstext schreiben Sie wie bei anderen Dokumenten.
3. Mit «Neue Mahnstufe» fügen Sie eine Stufe hinzu. Die grünen Pfeile ändern die Reihenfolge.
4. Öffnen Sie «Funktionen & Module» → «E-Mail-Vorlagen» und bearbeiten oder erstellen Sie die Begleit-E-Mails. Definieren Sie sie als «Standard»-Vorlage und weisen Sie sie der passenden Mahnstufe zu.

Wie viele Stufen sinnvoll sind, entscheiden Sie. Das KMU-Portal des Bundes spricht von einem bis drei Mahnschreiben, nach einer ersten Nachfrage per Telefon.

Schritt 2: Mahnen, drei Wege

Aus der Rechnung: bexio übernimmt alle Positionen und Beträge. Unter «Aktionen» → «Bearbeiten» passen Sie Texte, Mahndatum, Zahlungsfrist und die Begleit-E-Mail an. Versenden Sie die Mahnung per E-Mail oder erzeugen Sie mit «Mahnung mit Logopapier (PDF)» eine druckfertige Datei.

Mahnlauf: Der Stichtag bestimmt, welche Rechnungen als überfällig gelten, und steht auf den Mahnungen. Sie wählen die Rechnungen aus und senden per E-Mail, exportieren als PDF oder als Excel-Übersicht. Ein Uhren-Symbol in der Liste zeigt, dass für die Rechnung bereits eine automatische Mahnung geplant ist.

Automatisch mahnen

Öffnen Sie die Mahnstufe und aktivieren Sie die automatische Zahlungserinnerung per E-Mail. Sie legen die Standardfrist in Tagen fest und wählen, ob der Versand nach oder vor dem Fälligkeitsdatum des vorherigen Dokuments erfolgt. bexio empfiehlt die Logik «Nach Fälligkeit». Bei «Vor Fälligkeit» kann eine spätere Mahnung rausgehen, bevor die Frist der vorherigen abgelaufen ist. Als Puffer empfiehlt bexio 3 bis 5 Tage nach dem Fälligkeitsdatum. So haben Banküberweisungen, Wochenenden und Feiertage Zeit.

Beispiel aus der bexio-Hilfe mit der Logik «Nach Fälligkeit»:

Wichtig zu wissen:

• Eine vollständig erfasste oder im Banking abgeglichene Zahlung stoppt weitere Mahnungen sofort. Wie der Abgleich funktioniert, steht im Beitrag Zahlungseingänge in bexio abgleichen.
• Beim Aktivieren wendet bexio die Automatik nur 7 Tage rückwirkend an. Ältere Fälle mahnen Sie von Hand.
• Im Reiter «Mahnungen» einer Rechnung passen Sie mit dem Stiftsymbol das Versanddatum an oder deaktivieren die Automatik nur für diese Rechnung.
• Eine versehentlich versandte Mahnung löschen Sie in der Rechnung unter «Aktionen» → «Löschen». Die Rechnung kehrt in den vorherigen Status zurück.

Mahngebühren, letzte Stufe und Inkasso

bexio erhebt Mahngebühren nicht automatisch. Laut Hilfe haben Sie zwei Wege: eine separate Rechnung für die Gebühr oder eine zusätzliche Position auf der Originalrechnung. Die zweite Variante geht nur, solange weder MWST-Periode noch Geschäftsjahr abgeschlossen sind. bexio verweist für die Verbuchung und den MWST-Satz an den Treuhänder.

Bleibt eine Rechnung auch nach der höchsten Mahnstufe unbezahlt, markieren Sie sie im Reiter «Mahnungen» als «Nicht bezahlt». Das geht nur, solange die MWST-Periode nicht abgeschlossen ist. Inkasso-Partner finden Sie im bexio Marketplace.

Was rechtlich gilt

• Verzug: Eine fällige Schuld setzt durch Mahnung in Verzug. Wurde ein bestimmter Verfalltag verabredet, tritt der Verzug mit dessen Ablauf ein (Art. 102 OR). Das spricht für klare Fristen, wie der Beitrag Zahlungsfristen und Skonto richtig festlegen zeigt.
• Verzugszins: 5 % pro Jahr. Höhere Zinsen gelten nur, wenn sie vertraglich vereinbart wurden (Art. 104 Abs. 1 und 2 OR).
• Verjährung: Forderungen aus Handwerksarbeit verjähren nach fünf Jahren (Art. 128 Ziff. 3 OR), andere meist nach zehn Jahren (Art. 127 OR). Unterbrochen wird die Verjährung unter anderem durch Betreibung, Klage oder Anerkennung der Forderung (Art. 135 OR), nicht durch eine Mahnung.
• Betreibung: Hilft die Mahnung nicht, können Sie beim Betreibungsamt ein Betreibungsbegehren einreichen, auch digital über EasyGov.swiss. Der Schuldner kann den Zahlungsbefehl innert zehn Tagen bestreiten. Das Verfahren kann laut KMU-Portal Monate oder Jahre dauern.

Vorbeugen hilft ebenfalls. Eine Anzahlung vor der Lieferung senkt das Risiko, wie der Beitrag Zahlungsbedingungen in Offerten: Anzahlung, Teilrechnung, Skonto beschreibt.

Häufige Fragen

Warum geht keine Mahnung raus?

Prüfen Sie, ob die Rechnung den Status «Überfällig» hat, ob die E-Mail-Vorlage als «Standard» der Mahnstufe zugewiesen ist und ob die Automatik für die Stufe aktiv ist. Lag das Fälligkeitsdatum beim Aktivieren länger als 7 Tage zurück, mahnen Sie manuell.

Was tue ich, wenn der Kunde schon bezahlt hat?

Verbuchen Sie die Zahlung oder gleichen Sie die Banktransaktion ab. Eine bereits erstellte Mahnung löschen Sie in der Rechnung.

Kann ich Rechnungen gesammelt mahnen?

Ja, mit dem Mahnlauf. Prüfen Sie dort das Uhren-Symbol, damit Kunden mit geplanter Automatik keine doppelte Mahnung erhalten.

Fazit

Einmal sauber eingerichtet, läuft das Mahnwesen in bexio mit wenig Aufwand: Stufen und Vorlagen festlegen, dann entweder automatisch oder per Mahnlauf mahnen. Nutzen Sie nie beide Wege parallel. Rechtlich zählen klare Fristen, der Verzugszins von 5 % und die Betreibung als nächster Schritt.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.