Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen in der Schweiz

Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsbericht und Revisionsbericht müssen Sie in der Schweiz zehn Jahre aufbewahren. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f OR). Für die Mehrwertsteuer gilt grundsätzlich dieselbe Dauer, für Unterlagen zu Liegenschaften länger.

Die Fristen im Überblick

Bei einem abweichenden Geschäftsjahr zählt dessen Ende. Endet es am 30. Juni 2027, läuft die Frist für die Belege dieses Jahres bis zum 30. Juni 2037.

Was alles dazugehört

Buchungsbeleg ist jede Aufzeichnung, die nötig ist, um einen Geschäftsvorfall nachzuvollziehen (Art. 957a Abs. 3 OR). Die ESTV nennt unter anderem Bestellungen, Lieferantenrechnungen, Kopien der Ausgangsrechnungen, Kauf- und Mietverträge, Zahlungsbelege, Arbeitsrapporte, Materialbezugsscheine, Baukostenabrechnungen, Baupläne und MWST-Abrechnungen. Auch Geschäftskorrespondenz kann dazugehören. Für Offerten gibt es Besonderheiten, die Offerten aufbewahren: wie lange und wie beschreibt.

Dazu kommen Unterlagen zum Ablageverfahren selbst. Arbeitsanweisungen bewahren Sie so lange auf wie die Bücher, nach denen gearbeitet wurde (Art. 4 Abs. 2 GeBüV). Dasselbe gilt für die Aufzeichnungen über Zugriffe auf das Archiv (Art. 8 GeBüV) und für Protokolle über Datenmigrationen (Art. 10 Abs. 3 GeBüV).

Liegen keine oder nur unvollständige Aufzeichnungen vor, schätzt die ESTV die Steuerforderung nach pflichtgemässem Ermessen ein (Art. 79 Abs. 1 MWSTG). Mangelhaft geführte Bücher und fehlende Belege wirken sich laut ESTV vor allem bei Steuerkontrollen nachteilig aus.

Papier oder digital

Geschäftsbücher und Buchungsbelege dürfen auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, wenn die Übereinstimmung mit dem Geschäftsvorfall gewährleistet ist und sie jederzeit lesbar gemacht werden können (Art. 958f Abs. 3 OR). Laut ESTV haben elektronisch aufbewahrte Unterlagen die gleiche Beweiskraft wie solche, die ohne Hilfsmittel lesbar sind, wenn alle Anforderungen der GeBüV erfüllt sind. Berechtigte Personen müssen die Unterlagen bis zum Fristende innert angemessener Frist einsehen und prüfen können (Art. 6 GeBüV). Wie das in der Praxis geht, zeigt Belege in bexio erfassen und digital ablegen.

Länger aufbewahren als vorgeschrieben?

Die gesetzlichen Fristen regeln die Buchführung. Wie lange Sie darüber hinaus Unterlagen brauchen, hängt von der Verjährung ab. Forderungen verjähren in der Regel nach zehn Jahren (Art. 127 OR), Forderungen aus Handwerksarbeit nach fünf Jahren (Art. 128 Ziff. 3 OR). Wer Ansprüche durchsetzen oder abwehren will, braucht Verträge, Aufträge und Abnahmeprotokolle mindestens so lange. Für Mängelrechte gelten eigene Fristen, siehe Garantie und Gewährleistung in Offerten.

Nach Ablauf vernichten

Personendaten müssen Sie vernichten oder anonymisieren, sobald sie für den Zweck der Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind (Art. 6 Abs. 4 DSG). Mit dem Ablauf der Frist entfällt der Grund für die Aufbewahrung, sofern kein anderer besteht, etwa ein laufendes Verfahren. Ein einfacher Aufbewahrungsplan hilft:

1. Listen Sie Ihre Unterlagenarten auf, zum Beispiel Rechnungen, Zahlungsbelege, Verträge, Rapporte, MWST-Abrechnungen und Jahresabschlüsse.
2. Notieren Sie je Art die Frist, den Ablageort und die verantwortliche Person.
3. Prüfen Sie einmal pro Jahr, welche Jahrgänge ablaufen, und vernichten Sie sie kontrolliert.
4. Dokumentieren Sie, was Sie wann vernichtet haben.

Was der Datenschutz im Kundenstamm verlangt, beschreibt Datenschutz im Kundenstamm: was das nDSG von KMU verlangt.

Aufbewahren mit bexio

bexio führt Ihre Buchhaltung, ersetzt aber nicht Ihren Aufbewahrungsplan. Laut der bexio-FAQ ist die Dokumentenablage nicht GeBüV-zertifiziert, und die Nutzer müssen selbst abklären, ob ihr Ablagesystem die GeBüV erfüllt. bexio empfiehlt zudem, Belege zusätzlich ausserhalb von bexio aufzubewahren.

Für die GeBüV-konforme Archivierung bietet bexio das Dokumenten-Archiv an. Laut bexio.com ist es in den Paketen Optima und Ultimate enthalten. Die Hilfe nennt zehn Jahre als Standarddauer, wählbar sind auch 20 Jahre. Nach Ablauf löscht das Archiv nichts automatisch, es markiert Dokumente nur als löschbar. Der Zugriff ist an ein aktives bexio-Konto gebunden. Wer kündigt, muss seine Daten vorher selbst sichern.

Exportieren können Sie unter anderem Journal, Kontenblätter, Bilanz und Erfolgsrechnung als PDF oder Excel. Das Journal empfiehlt bexio jahrweise zu exportieren. Eine Kopie der gesamten Datenbank bietet bexio laut FAQ nicht an.

Häufige Fragen

Gilt die Frist auch für Einzelunternehmen?

Ja. Für die direkte Bundessteuer müssen auch selbständig Erwerbende Geschäftsbücher und Belege zehn Jahre aufbewahren (Art. 126 Abs. 3 DBG). Wer mehrwertsteuerpflichtig ist, beachtet zusätzlich Art. 70 MWSTG.

Darf ich Papierbelege nach dem Scannen vernichten?

Nur, wenn die digitale Ablage die GeBüV-Anforderungen erfüllt. Dann stellt die ESTV gescannte Belege den Papierbelegen gleich. Das Risiko der Vernichtung trägt das Unternehmen. Geschäftsbericht und Revisionsbericht bleiben schriftlich und unterzeichnet.

Was gilt, wenn ich die Firma aufgebe?

Bei AG und GmbH müssen die Geschäftsbücher zehn Jahre nach der Löschung an einem sicheren Ort aufbewahrt werden. Den Ort bezeichnen die Liquidatoren, bei Uneinigkeit das Handelsregisteramt (Art. 747 OR).

Fazit

Zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres ist die Regel, bei Liegenschaften gilt es länger. Legen Sie einen Aufbewahrungsplan an, sichern Sie Belege auch ausserhalb von bexio und vernichten Sie abgelaufene Jahrgänge kontrolliert. Bei Unsicherheit klären Sie mit Ihrem Treuhänder, welche Unterlagen Sie wie lange behalten.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.