Standardtexte für Offerten: Einleitung, Bedingungen, Schluss

Gute Standardtexte sparen bei jeder Offerte Zeit und verhindern, dass wichtige Bedingungen fehlen. In bexio hinterlegen Sie Einleitung und Schluss als Kopf- und Fusstexte pro Dokumenttyp und Sprache. Bedingungen ergänzen Sie über Zahlungsvorlagen, Textpositionen oder einen automatischen PDF-Anhang.

Wo Standardtexte in bexio liegen

Die Kopf- und Fusstexte pflegen Sie in den Standardeinstellungen des Dokumenttyps. Klicken Sie dort auf die gewünschte Sprache, damit sich die Eingabefelder öffnen, und speichern Sie den Text. Für die Konfiguration braucht es laut bexio-Hilfe Administratorrechte. Im einzelnen Angebot ändern Sie die Texte jederzeit im Reiter «Texte», ohne den Standard zu verändern.

Einleitung: Bezug herstellen

Die Einleitung zeigt dem Kunden, dass Sie seine Anfrage verstanden haben. Ein Standardtext liefert den Rahmen, den Bezug ergänzen Sie pro Offerte:

Sehr geehrte Frau Muster Vielen Dank für Ihre Anfrage und das Gespräch vor Ort. Gerne unterbreiten wir Ihnen folgendes Angebot für den Ersatz der Lüftung in Ihrer Werkstatt.

Nennen Sie im Einzelfall Datum der Besichtigung, Objekt und Ziel des Kunden. Ein Satz zum Ziel genügt: «Ziel ist ein leiserer Betrieb bei gleicher Luftmenge.» Das hilft dem Kunden, Ihre Lösung einzuordnen.

Bedingungen: was hineingehört

Bedingungen sind der Teil, der bei Streitigkeiten zählt. bexio nennt als Bestandteile einer Offerte unter anderem Gültigkeit, Zahlungsbedingungen, Steuersatz, Rabatte und den Verweis auf AGB. Für Handwerk und Technik empfiehlt sich diese Liste:

1. Gültigkeit: «Dieses Angebot gilt bis 15. Januar 2027.» Wer eine Annahmefrist setzt, bleibt bis zu deren Ablauf gebunden (Art. 3 OR).
2. Preisbasis: Netto oder brutto, mit dem angewendeten Mehrwertsteuersatz. Der Normalsatz beträgt 8,1 Prozent (Art. 25 MWSTG).
3. Zahlungsbedingungen: Frist, Anzahlung, Skonto. In bexio stammen sie aus der Zahlungsvorlage. Laut bexio-Hilfe erscheinen sie auf der Rechnung nur, wenn das Feld «Zusatztext» ausgefüllt ist. Prüfen Sie in der Vorschau, ob sie auch auf dem Angebot stehen.
4. Termine: Möglicher Ausführungszeitraum und wovon er abhängt, etwa vom Liefertermin der Geräte.
5. Leistungsgrenzen: Was nicht enthalten ist und was der Kunde beistellt.
6. AGB: Verweis auf Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen und wo sie zu finden sind.

Die AGB hängen Sie am einfachsten automatisch an: In der Dokumentvorlage können Sie für Angebote ein PDF bestimmen, das jedem Dokument beigefügt wird. Was dabei rechtlich zu beachten ist, erklärt der Beitrag AGB in Offerten richtig einbinden. Wie Sie Anzahlung und Skonto formulieren, zeigt der Beitrag Zahlungsbedingungen in Offerten.

Vorsicht bei «unverbindlich» und «freibleibend»: Fügt der Anbieter dem Antrag eine Erklärung bei, dass er nicht gebunden sein will, ist er nicht gebunden (Art. 7 Abs. 1 OR). Das kann bei schwankenden Materialpreisen sinnvoll sein. Für den Kunden ist eine solche Offerte aber weniger wert, weil er sich nicht auf den Preis verlassen kann.

Schluss: den nächsten Schritt nennen

Der Schluss sagt dem Kunden, was er tun soll und an wen er sich wendet:

Für Fragen steht Ihnen Herr Beispiel gerne zur Verfügung. Sie können das Angebot direkt online annehmen oder uns Ihre Zusage per E-Mail senden. Wir freuen uns auf Ihren Auftrag.

Versenden Sie Offerten über den Online-Link aus bexio, kann der Kunde das Angebot direkt annehmen oder ablehnen. Erwähnen Sie diese Möglichkeit im Schlusstext. Den Begleittext der E-Mail selbst steuern Sie über E-Mail-Vorlagen, in denen Platzhalter Namen, Beträge und den Link automatisch einsetzen.

Texte pflegen statt jedes Mal neu schreiben

Standardtexte veralten, wenn niemand für sie zuständig ist. Drei Regeln helfen:

• Eine verantwortliche Person: Sie pflegt Kopf- und Fusstexte, Zahlungsvorlagen und E-Mail-Vorlagen.
• Jährliche Prüfung: Stimmen Ansprechpersonen, Fristen, Mehrwertsteuersatz und AGB-Version noch?
• Alle Sprachen gleichzeitig ändern: Ändern Sie den deutschen Text, passen Sie Französisch und Italienisch sofort mit an. Sonst erhalten Kunden in anderen Sprachen veraltete Bedingungen.

Wie Sie Vorlagen und Textbausteine im Betrieb organisieren, zeigt der Beitrag Vorlagen und Textbausteine pflegen.

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Häufige Fragen

Kann ich pro Kunde einen anderen Einleitungstext verwenden?

Ja. Der Standard gilt nur als Vorgabe. Im Angebot ändern Sie Kopf- und Fusstext im Reiter «Texte» für genau dieses Dokument.

Gibt es in bexio Textbausteine für Offerten?

Die bexio-Hilfe beschreibt keine eigene Bausteinbibliothek für Angebote. Nutzen Sie stattdessen Kopf- und Fusstexte, Textpositionen und die Beschreibungen im Artikelstamm, die bei jeder Produktposition auf dem Dokument erscheinen.

Müssen Offerten eine Gültigkeit enthalten?

Das Obligationenrecht regelt ausdrücklich auch Offerten ohne Frist (Art. 4 und 5 OR). Ohne Frist bleiben Sie unter Abwesenden so lange gebunden, bis Sie den Eingang einer rechtzeitig abgesandten Antwort erwarten dürfen. Eine klare Frist schafft Sicherheit für beide Seiten.

Fazit

Legen Sie Einleitung und Schluss als Kopf- und Fusstexte pro Sprache fest und ergänzen Sie den Einzelfall im Reiter «Texte». Die Bedingungen decken Gültigkeit, Preisbasis, Zahlung, Termine, Leistungsgrenzen und AGB ab. Wer die Texte zentral pflegt und regelmässig prüft, verschickt Offerten, die vollständig und aktuell sind.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.