Mehrsprachige Offerten für die ganze Schweiz

Eine mehrsprachige Offerte erstellen Sie in bexio, indem Sie die Sprache des Kunden am Kontakt und im Dokument festlegen und Texte, Begriffe und Formate für jede Sprache hinterlegen. Die Schweiz hat vier Landessprachen: Deutsch, Französisch, Italienisch und Rätoromanisch (Art. 4 BV). Wer über die Sprachgrenze hinaus offeriert, braucht deshalb mehr als eine Übersetzung der Positionen.

Warum sich der Aufwand lohnt

Mehrsprachigkeit gehört zum Arbeitsalltag. Laut Bundesamt für Statistik verwenden 41 Prozent der Erwerbstätigen bei der Arbeit mindestens einmal pro Woche mehr als eine Sprache (Stand 2024). Bedienen Sie Kunden in mehreren Sprachregionen, erleichtert eine Offerte in der Sprache des Kunden das Verständnis und damit die Entscheidung. Die Amtssprachen des Bundes (Deutsch, Französisch und Italienisch, Art. 70 BV) gelten nicht für Ihre Offerten. Sie zeigen aber, welche Sprachregionen Sie erreichen können.

Die Sprache festlegen: Kontakt und Dokument

Am Kontakt lässt sich eine Sprache hinterlegen. Nach den Angaben auf bexio.com verwendet der Verkaufsprozess gespeicherte Kontaktdaten wie Adresse und Sprache automatisch. Auch die Schnittstelle von bexio kennt die Sprache sowohl am Kontakt als auch am Angebot.

Für das einzelne Dokument gilt: Laut Hilfe können Sie eine Standardsprache pro Dokumenttyp verwenden. Abweichend davon ändern Sie die Sprache eines einzelnen Dokuments im Reiter «Einstellungen». Prüfen Sie nach dem Erstellen jedes Angebots, welche Sprache es trägt, besonders bei Kunden mit ungewohntem Namen oder Standort.

Begriffe, Texte und Formate pro Sprache

Zu den Übersetzungen gibt bexio einen klaren Hinweis: Für Sprachen ausser Deutsch gibt es bewusst keine Standardbegriffe, weil sich Begriffe regional unterscheiden. Sie füllen das Formular selbst aus. Jeder Begriff, den Sie ersetzen, erscheint auf dem PDF. In bexio selbst bleibt die Bezeichnung unverändert.

Laut Paketvergleich von bexio gehören individuelles Design und mehrsprachige Vorlagen zu allen Paketen. Wie Sie Kopf- und Fusstexte inhaltlich aufbauen, zeigt Standardtexte für Offerten.

Was nicht pro Sprache vorliegt

An drei Stellen müssen Sie selbst für Sprachvarianten sorgen:

• Produkte: Produktname und Beschreibung erscheinen so auf den Dokumenten, wie Sie sie erfasst haben. Die Hilfe beschreibt keine Felder pro Sprache. Mit «Produkt importieren» passen Sie die Produktdaten für eine einzelne Offerte an. Bei häufigen Positionen lohnt sich ein eigenes Produkt je Sprache, etwa mit einem Kürzel im Produktcode. Das verdoppelt die Pflege, deshalb nur für die wichtigsten Positionen.
• Zahlungsvorlagen: Der Zusatztext ist ein freier Text. Legen Sie je Sprache eine eigene Zahlungsvorlage mit eindeutiger Bezeichnung an.
• AGB: Der automatische PDF-Anhang gehört zur Dokumentvorlage. Für AGB in mehreren Sprachen brauchen Sie darum je Sprache eine eigene Vorlage. Die Wahl der Vorlage pro Dokument beschreibt die Hilfe am Beispiel der Rechnung. Wie AGB sauber eingebunden werden, erklärt AGB in Offerten richtig einbinden.

Auch die Anreden pflegen Sie selbst: Unter den Stammdaten legen Sie eigene Titel und Anreden an. Wie Sprache, Anrede und Briefanrede zusammenspielen, zeigt Anrede, Sprache und Briefanrede bei Kontakten richtig pflegen.

So gehen Sie vor

1. Legen Sie fest, in welchen Sprachen Sie offerieren.
2. Füllen Sie in den Übersetzungen alle Begriffe der Sprache aus.
3. Hinterlegen Sie Kopf- und Fusstexte, E-Mail-Vorlagen und Zahlungsvorlagen je Sprache.
4. Wählen Sie die Sprachformate für Datum und Zahlen.
5. Erstellen Sie ein Testangebot und prüfen Sie PDF-Vorschau und Network-Ansicht.
6. Lassen Sie die Texte von einer Person prüfen, die die Sprache beruflich spricht.
7. Pflegen Sie alle Fassungen gleichzeitig, wenn sich Bedingungen ändern. Wie Sie Texte laufend aktuell halten, steht in Vorlagen und Textbausteine pflegen.

Bei Mahn-E-Mails verlangt die Hilfe, dass die Vorlagen in allen Sprachen Ihrer Kunden verfügbar sind. Sonst funktionieren die automatischen Mahnungen nicht einwandfrei.

Fachbegriffe sauber halten

Technische Begriffe lassen sich nicht wörtlich übersetzen. Führen Sie deshalb ein kleines Glossar mit Ihren wichtigsten Fachwörtern, Leistungsbezeichnungen und Einheiten pro Sprache und halten Sie es im Betrieb bereit. Es sorgt dafür, dass «Montage», «Inbetriebnahme» oder «Wartung» in jeder Offerte gleich heissen. Besonders heikel sind Zahlungs- und Gültigkeitshinweise, weil sie den Inhalt der Offerte bestimmen.

Sprechen Sie zwei Sprachen an, legen Sie fest, welche Fassung im Streitfall gilt, und nennen Sie sie in der Offerte. Lassen Sie solche Klauseln fachlich prüfen.

efatto, der digitale Innendienst für bexio, erstellt Offerten und Kontakte per Sprachnachricht als Entwurf in Ihrem bexio, auf Wunsch auch auf Französisch oder Italienisch. Sie prüfen und geben frei. Demo anfragen

Häufige Fragen

Muss ich in der Sprache des Kunden offerieren?

Die Bundesverfassung gewährleistet die Sprachenfreiheit (Art. 18 BV) und nennt für private Offerten keine bestimmte Sprache. Entscheidend ist, dass der Kunde Offerte und Bedingungen versteht. Gelten in Ihrer Branche besondere Vorschriften, klären Sie das mit einer Fachperson.

Kann ich eine Offerte nur für ein Dokument in einer anderen Sprache erstellen?

Ja. Die Sprache lässt sich pro Dokument im Reiter «Einstellungen» ändern. Voraussetzung ist, dass die Begriffe und Texte der Sprache hinterlegt sind.

Warum erscheinen einzelne Texte weiter auf Deutsch?

Meist stammen sie aus Produkttexten, Zahlungsvorlagen oder Textpositionen, die nur auf Deutsch erfasst sind. Prüfen Sie die Vorschau in der Zielsprache.

Fazit

Mehrsprachige Offerten gelingen mit klarer Struktur: Sprache am Kontakt und im Dokument, Begriffe, Texte und Formate pro Sprache, eigene Fassungen für Produkte, Zahlungsbedingungen und AGB. Planen Sie die Pflege aller Fassungen von Anfang an ein und lassen Sie jede Sprache gegenprüfen.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.