Der Arbeitsrapport per Sprachnachricht, direkt von der Baustelle.
Sie sprechen den Rapport ins Handy, bevor Sie vom Platz fahren. efatto trägt die Stunden in die Zeiterfassung von bexio ein, hängt das Material an den Auftrag und legt Fotos als Dateien ab. So liegt alles bereit, wenn die Regierechnung entsteht.
Drei Schritte, noch auf der Baustelle.
Beispiele mit erfundenen Daten.
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1
Sprechen
«Rapport Beispiel GmbH, Zählerschrank Neumattstrasse: sieben Stunden, dazu zwei Fehlerstromschalter und fünf Meter Rohr, Regie.» Per Telegram als Sprachnachricht oder als Text.
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2
Prüfen
efatto ordnet Kunde, Projekt und Tätigkeit zu und zeigt Stunden und Material in der Vorschau. Korrigieren Sie im Gespräch: «Es waren sechseinhalb Stunden.» Mit «Anlegen» landet alles in bexio.
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3
Foto dazu
Das Foto vom fertigen Schrank schicken Sie in denselben Chat. efatto legt es als Datei in bexio ab, damit es beim Rapport zu finden ist.
Ein Rapport, vier Stellen in bexio.
Wir richten den Baustein auf Ihre Tätigkeiten, Artikel und Abläufe ein. Ihre Leute brauchen dafür nur Telegram auf dem Handy.
- Kunde und Projekt gefundenAuch bei ungenauer Aussprache. Gibt es mehrere passende Projekte, fragt efatto nach, statt zu raten.
- Stunden in der ZeiterfassungMit Kunde, Projekt und Tätigkeit. Ihre Beschreibung wird zum Text des Eintrags und erscheint später auf der Rechnung.
- Stundensatz aus bexioefatto setzt keinen Satz selbst. Es gilt, was Sie in bexio hinterlegt haben: erst Projekt, dann Kunde, dann Mitarbeiter, dann Tätigkeit.
- Material als Position beim AuftragNur Artikel aus Ihrem Artikelstamm. Artikel ohne Verkaufspreis lehnt efatto ab, Preise erfindet es nicht.
- Fotos als DateienDas Foto aus dem Chat liegt danach als Datei in Ihrem bexio, nicht im Telefon des Monteurs.
- Regie sauber erfasstRegiearbeit wird als verrechenbar erfasst, mit Datum, Objekt und Beschreibung. Was in einer Pauschale steckt, erfassen Sie als nicht verrechenbar.
Was auf die Regierechnung soll, steht im Rapport.
Bei Regie zahlt der Kunde die effektiven Stunden zum vereinbarten Satz, dazu die Auslagen. Darum zählt jeder Einsatz. efatto erfasst Datum, Objekt, Tätigkeit und Beschreibung pro Einsatz, in Worten, die auch der Kunde versteht. Wie die Abrechnung nach Aufwand in bexio funktioniert, zeigt der Ratgeber Projekte nach Aufwand abrechnen.
Material gehört in den Auftrag, bevor aus ihm die Rechnung entsteht. Danach lassen sich laut bexio keine Positionen mehr ergänzen. Es lohnt sich deshalb, den Rapport noch am selben Tag zu sprechen.
Was bexio selbst kann.
bexio Go erfasst Zeiten unterwegs mit der Stoppuhr oder als Dauer, auch ohne Internetverbindung, und scannt Quittungen als Auslage. Im Büro prüfen Sie die Einträge unter «Projekte» und «Zeiten» und setzen sie auf «Erledigt». Erst dann lassen sie sich in eine Rechnung übernehmen. Den Ablauf beschreibt der Ratgeber Rapporte und Stunden aus dem Aussendienst erfassen.
efatto setzt früher an: Sie sprechen, statt Felder auszufüllen, und aus einer Nachricht entstehen Stunden, Material und Foto zusammen. Wer lieber in bexio Go erfasst, kann das weiterhin tun. Die Zeiten liegen so oder so in der Zeiterfassung von bexio.
Nichts landet unbesehen in bexio.
- Vorschau vor dem AnlegenStunden, Material und Zuordnung sehen Sie vorher. Erst mit Ihrem «Anlegen» entsteht etwas in bexio.
- Kein Versand an KundenRapporte und Rechnungen verschickt efatto nicht. Was der Kunde zu sehen bekommt, bestimmen Sie.
- Löscht nichtsBestehende Zeiteinträge und Aufträge ändert efatto nur nach Ihrer Freigabe. Neues kommt dazu, Bestehendes bleibt.
Gut zu wissen.
Kommen die Stunden gleich auf die Rechnung?
Sobald die Einträge in bexio verrechenbar sind und auf «Erledigt» stehen, lassen sie sich in eine Rechnung übernehmen, siehe Rechnungen. Nach der Übernahme setzt bexio sie automatisch auf «Verrechnet», damit keine Stunde zweimal berechnet wird.
Was passiert, wenn das Material nicht im Artikelstamm steht?
Dann erfindet efatto weder Position noch Preis. Es sagt Ihnen, was fehlt, und fragt nach. Neue Artikel können Sie über den Baustein Artikel und Preise anlegen.
Ersetzt das die Arbeitszeiterfassung meiner Mitarbeitenden?
Nein. Die Zeiterfassung in bexio dient der Leistungserfassung für die Rechnung. Wie Sie die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeitenden nach Arbeitsgesetz erfassen müssen, klären Sie separat, zum Beispiel mit Ihrem Treuhänder oder Ihrem Branchenverband.
Der Rapport, bevor Sie vom Platz fahren.
In der Demo zeigen wir den Rapport mit Beispielen aus Ihrer Branche und gehen Ihre Tätigkeiten und Stundensätze durch. Weitere Bausteine finden Sie unter Funktionen.