bexio und KI: was heute möglich ist

bexio setzt KI heute vor allem in der Buchhaltung ein: Belege werden automatisch ausgelesen, und mit der Übernahme von Kontera kommt die automatische Verbuchung dazu. Für den Verkauf, also für Offerten und neue Kontakte, gibt es in bexio selbst noch keine KI. Diese Lücke füllen Zusatzlösungen, die über die offizielle Schnittstelle arbeiten.

Wo bexio selbst KI einsetzt

Laut bexio arbeitet die Software seit 2023 mit KI, um Belegdaten automatisch auszulesen. Statt Betrag, Datum und Lieferant abzutippen, lädt man den Beleg hoch und prüft die erkannten Werte. Wie Sie Belege sauber erfassen und ablegen, beschreibt der Ratgeber Belege erfassen und digital ablegen.

Im Oktober 2025 hat bexio das KI-Unternehmen Kontera übernommen, das einen KI-Agenten für die vollautomatische Belegverarbeitung anbietet. bexio beschreibt das Ziel mit dem Satz «Beleg rein, Buchung raus»: Rechnungen und Belege sollen nach dem Schweizer Kontenplan automatisch verbucht werden. Die Funktionen von Kontera fliessen ab 2026 in mehreren Phasen in bexio ein. Für die Zusammenarbeit mit dem Treuhänder bedeutet das weniger Erfassungsarbeit und mehr Zeit für Beratung, siehe Zusammenarbeit mit dem Treuhänder in bexio.

Daneben bietet bexio klassische Automatisierung ohne KI: Vorlagen, wiederkehrende Rechnungen, Bankabgleich und Mahnwesen. Und über Dienste wie Zapier lässt sich bexio mit anderen Programmen verbinden.

Wo KI im Verkauf hilft: Offerten und Kontakte

Im Verkauf liegt bei technischen Betrieben der grösste Zeitaufwand bei der Offerte. Kunde suchen, Positionen zusammenstellen, Mengen rechnen, Texte anpassen: Das passiert oft am Abend, weil tagsüber die Baustelle ruft. Genau hier kann ein Sprachmodell helfen. Es versteht, was jemand in eine Sprachnachricht sagt, und macht daraus strukturierte Angaben: Kunde, Objekt, Positionen, Mengen, Rabatt.

Der heikle Teil ist nicht das Verstehen, sondern das Rechnen und Entscheiden. Ein Sprachmodell darf keine Preise erfinden und keine Artikel annehmen, die es im Stamm nicht gibt. Gute Lösungen trennen deshalb klar:

• Das Sprachmodell versteht das Diktat und stellt Rückfragen, wenn etwas fehlt.
• Feste Regeln rechnen: Preise aus dem Artikelstamm, Mengen nach Tabellen, Rabatte innerhalb einer Grenze.
• Der Mensch entscheidet: Er sieht eine Vorschau und gibt frei. Erst dann entsteht der Entwurf in bexio.

Ein Beispiel mit erfundenen Daten: Nach der Besichtigung sagt der Monteur ins Handy «Offerte für die Beispiel AG in Luzern, Sitzungszimmer und Empfang, je ein Lüftungsgerät, Montage acht Stunden, fünf Prozent Partnerrabatt». Das Sprachmodell erkennt Kunde, Bereiche, Geräte, Stunden und Rabatt. Die Preise holt die Lösung aus dem Artikelstamm, die Gruppen und Texte aus der Vorlage. Fehlt eine Angabe, etwa die Ansprechperson, kommt eine kurze Rückfrage. Auch Schweizerdeutsch ist dabei kein Hindernis mehr, weil moderne Spracherkennung Dialekt in Hochdeutsch umsetzt.

Wie das in der Praxis abläuft, zeigt der Ratgeber Offerten per Sprachnachricht.

Worauf Sie bei KI-Lösungen für bexio achten

Bevor Sie eine KI-Lösung mit Ihrem bexio verbinden, lohnt sich ein kurzer Check:

1. Entwürfe statt Versand: Die Lösung sollte Offerten als Entwurf anlegen und nichts selbständig an Kunden schicken.
2. Preise aus dem Stamm: Preise und Artikel kommen aus Ihrem bexio, nicht aus dem Sprachmodell.
3. Freigabe mit Vorschau: Sie sehen Positionen, Total und Prüfpunkte, bevor etwas angelegt wird.
4. Zugriffsrechte: Die Schnittstelle bekommt nur die Rechte, die sie braucht. Mehr dazu im Ratgeber Schnittstellen sicher betreiben.
5. Datenschutz: Wo laufen die Daten, welche Dienste sind beteiligt, gibt es eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung? Siehe Automatisierung und Datenschutz.
6. Nachvollziehbarkeit: Rechenwege und Annahmen müssen sichtbar sein, damit Sie Fehler erkennen.

Was KI heute noch nicht leisten sollte

KI ist stark im Verstehen von Sprache, aber schwach darin, verlässlich zu rechnen oder Geschäftsregeln einzuhalten, wenn man sie frei arbeiten lässt. Lassen Sie eine KI deshalb nicht selbständig Preise festlegen, Rabatte gewähren oder Dokumente an Kunden verschicken. Diese Schritte gehören in feste Regeln und in Ihre Hand. So bleibt jede Offerte nachvollziehbar, und Sie wissen bei jedem Betrag, woher er kommt.

So setzt efatto KI ein

efatto, der digitale Innendienst für bexio, nutzt KI genau für den Teil, der sie braucht: das Verstehen der Sprachnachricht. Die Spracherkennung läuft auf einem eigenen Server in Deutschland, für das Verstehen der Texte nutzt efatto das Sprachmodell Claude von Anthropic. Alles Weitere folgt festen Regeln:

• Preise nur aus Ihrem Artikelstamm, Artikel ohne Verkaufspreis werden abgelehnt.
• Aufbau, Gruppen und Standardtexte wie in Ihren Vorlagen.
• Rabatte nur mit Begründung und innerhalb Ihrer Grenze.
• Offerten auf Deutsch, Französisch oder Italienisch.
• Vorschau mit Prüfpunkten, angelegt wird erst nach Ihrer Freigabe. efatto versendet nichts und löscht nichts.

Den ganzen Ablauf zeigt die Seite So funktioniert efatto, die Einzelheiten zum Datenschutz stehen unter Sicherheit und Datenschutz. Demo anfragen

Häufige Fragen

Erstellt bexio selbst Offerten mit KI?

Die bisher von bexio angekündigten KI-Funktionen betreffen Belege und Buchhaltung. Für Offerten per Sprachnachricht braucht es eine Zusatzlösung, die über die offizielle Schnittstelle arbeitet.

Ersetzt KI den Innendienst?

Nein. KI nimmt Routinearbeit ab, etwa das Zusammenstellen einer Offerte aus einem Diktat. Entscheidungen über Preise, Rabatte und den Versand bleiben bei Ihnen.

Darf ich Kundendaten mit einer KI-Lösung verarbeiten?

Ja, wenn die Lösung die Anforderungen des Datenschutzgesetzes erfüllt: klare Zwecke, angemessene Sicherheit und eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Prüfen Sie, welche Dienste beteiligt sind und wo die Daten verarbeitet werden.

Fazit

bexio baut KI vor allem in der Buchhaltung aus, mit Belegerkennung und automatischer Verbuchung. Für den Verkauf, wo Offerten die meiste Zeit kosten, helfen Zusatzlösungen wie efatto: Das Sprachmodell versteht das Diktat, Ihre Regeln rechnen und Sie geben frei. So nutzen Sie KI, ohne die Kontrolle über Preise und Kunden abzugeben.