Zapier und Make mit bexio verbinden

Zapier und Make verbinden bexio ohne Programmierung mit anderen Diensten, etwa mit Formularen, Tabellen oder Dateiablagen. Beide melden sich über die offizielle Schnittstelle von bexio an: Sie wählen im Anmeldefenster Ihr Unternehmen und lassen den Zugriff zu. Über einen sicheren Betrieb entscheiden danach drei Fragen: mit welchen Rechten die Verbindung arbeitet, wo die Daten bearbeitet werden und wie Sie die Abläufe vor dem Einsatz testen.

Was die beiden Plattformen mit bexio können

Beide Dienste arbeiten nach demselben Prinzip: Ein Auslöser startet einen Ablauf, danach folgen Aktionen in anderen Programmen. Grundlage ist in beiden Fällen die Schnittstelle von bexio, die der Beitrag Die bexio-Schnittstelle: was damit möglich ist erklärt.

Zapier bietet für bexio unter anderem Auslöser für neue oder geänderte Firmen und Personen, für neue Produkte sowie für Offerten, Aufträge und Rechnungen mit einem gewählten Status. Als Aktionen stehen etwa «Create Person», «Create Company» und «Find or Create Person» zur Verfügung, dazu das Erstellen und Versenden von Rechnungen, das Anlegen von Projekten und Zeiteinträgen und das Hochladen von Dateien in den Posteingang. Laut Zapier fragen die bexio-Auslöser im kostenlosen Plan alle 15 Minuten nach neuen Daten. Ein Ablauf startet also nicht immer sofort.

Make führt Module für Kontakte, Produkte, Aufträge, Projekte, Offerten, Rechnungen, Zahlungen, Zeiterfassungen und Dateien. Die meisten Bereiche lassen sich beobachten, suchen, lesen, anlegen, ändern und löschen. Für Sonderfälle gibt es das Modul «Make an API Call», das direkt auf die Schnittstelle zugreift.

Der bexio Marketplace nennt für Zapier Beispiele wie neue Kunden aus einem Onlineshop als bexio-Kontakte, Quittungen aus dem E-Mail-Posteingang, die Sicherung von bexio-Rechnungen auf Google Drive und die Pflege von Kontakten über Google Sheets.

Verbindung einrichten

Zapier

1. Öffnen Sie im bexio Marketplace den «Zapier Connector». Über «App hinzufügen» gelangen Sie zu Zapier.
2. Wählen Sie in einem Zap bexio als Auslöser oder Aktion und verbinden Sie Ihr Konto.
3. Im Anmeldefenster wählen Sie das Unternehmen und lassen den Zugriff zu.
4. Testen Sie den Schritt im Reiter «Test».

Make

1. Fügen Sie in einem Szenario ein bexio-Modul ein und klicken Sie auf «Create a connection».
2. Melden Sie sich mit Ihrem bexio-Zugang an und bestätigen Sie mit «Allow».
3. Optional hinterlegen Sie in den erweiterten Einstellungen die Zugangsdaten einer eigenen bexio-App.

Bestehende Verbindungen finden Sie in bexio unter «Alle Einstellungen» → «Apps & API» → «Apps». Dort entfernen Sie eine Verbindung auch wieder. Das ist der schnellste Weg, einen Zugriff zu stoppen. Danach verbinden Sie das Konto in der Plattform bei Bedarf neu.

Rechte und Datenstandort vorab klären

Die Schnittstelle von bexio prüft zwei Ebenen: die Berechtigungen, die die verbundene App angefordert hat, und die Benutzerrechte der Person, die die Verbindung eingerichtet hat. Fehlt eine der beiden, verweigert bexio den Zugriff. Richten Sie Verbindungen deshalb mit einem Benutzer ein, dessen Rechte zur Aufgabe passen. Mehr dazu im Beitrag Schnittstellen sicher: Zugänge, Rechte und Schlüssel.

Beim Datenstandort unterscheiden sich die Plattformen. Zapier gibt an, Daten auf AWS-Servern in den USA zu speichern, und bietet keine reine EU-Speicherung an. Daten im Zapier-Konto bleiben laut Zapier je nach Fall 29 bis 69 Tage gespeichert. Zapier ist nach eigenen Angaben nach dem Swiss-US Data Privacy Framework zertifiziert. Die Datenschutzverordnung führt die USA in Anhang 1 als Staat mit angemessenem Datenschutz, allerdings nur für Organisationen mit dieser Zertifizierung. Bei Make wählen Sie die Region beim Anlegen der Organisation; ändern lässt sie sich danach nicht mehr.

Übertragen Sie in jedem Fall nur die Felder, die der Ablauf wirklich braucht. Was das für Ihre Datenschutzerklärung bedeutet, lesen Sie unter Automatisierung und Datenschutz.

Typische Stolperfallen

• Dubletten: Ein Ablauf, der bei jeder Anfrage eine neue Person anlegt, erzeugt Dubletten. Nutzen Sie Such- oder «Find or Create»-Schritte, die zuerst prüfen, ob der Kontakt schon existiert.
• Adressfelder: Seit Version 4.0.8 der bexio-Integration in Zapier ist die Adresse in Strassenname, Hausnummer und Adresszusatz aufgeteilt. Bestehende Zaps müssen laut bexio-Hilfe aktualisiert und die Felder neu zugeordnet werden.
• Löschen: Make bietet Module zum Löschen. Laut API-Dokumentation von bexio lassen sich zum Beispiel gelöschte Offerten und Artikel nicht wiederherstellen. Kontakte markiert die Schnittstelle beim Löschen nur als gelöscht.
• Anfragelimit: bexio begrenzt die Zahl der Anfragen pro Unternehmen und Minute. Wird die Grenze erreicht, antwortet die Schnittstelle mit dem Code 429.
• Zuständigkeit: bexio bietet keinen Support für Partner-Anbindungen. Dokumentieren Sie Ihre Abläufe so, dass Sie Fehler selbst eingrenzen können.

Häufige Fragen

Brauche ich Programmierkenntnisse?

Für die vordefinierten Aktionen nicht. Laut bexio Marketplace verbindet Zapier bexio ohne Programmierkenntnisse mit anderen Apps. Wer in Make freie API-Aufrufe nutzt, sollte die API-Dokumentation von bexio kennen.

Was kostet Zapier?

Der bexio Marketplace führt eine kostenlose Edition mit 100 Aufgaben pro Monat. Für mehr Aufgaben und Funktionen gelten die Pläne von Zapier. Prüfen Sie die aktuellen Bedingungen direkt beim Anbieter.

Zapier oder Make: was passt besser?

Entscheiden Sie nach Datenstandort, benötigten Modulen und Bedienung. Wer Daten in der EU bearbeiten lassen will, findet bei Make eine EU-Region. Wer eine im bexio Marketplace aufgeführte Lösung bevorzugt, beginnt mit Zapier.

Wer hilft, wenn ein Ablauf nicht mehr funktioniert?

Der Anbieter der Plattform. bexio verweist bei Anbindungen von Drittanbietern ausdrücklich an diese.

Fazit

Zapier und Make machen bexio für viele Abläufe anschlussfähig, ohne dass Sie programmieren müssen. Klären Sie vorab, mit welchem Benutzer Sie verbinden, wo die Daten liegen und welche Felder wirklich nötig sind. Testen Sie mit Musterdaten und halten Sie fest, welche Verbindungen bestehen. Wie ein konkreter Ablauf aussieht, zeigt der Beitrag Anfrageformulare der Website mit bexio verbinden.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.