Zeiten lassen sich nicht verrechnen: Checkliste

Zeiten erscheinen in einer bexio-Rechnung nur, wenn der Eintrag als verrechenbar markiert ist und den Status «Erledigt» hat. Prüfen Sie diese beiden Punkte zuerst. Danach folgen Kontakt, Projekt, Tätigkeit und Benutzerrechte.

Symptome erkennen

Prüfschritte

1. Ist der Eintrag verrechenbar?

Öffnen Sie den Zeiteintrag und kontrollieren Sie den Schalter oder das Häkchen «Verrechenbar». Es entscheidet, ob Sie die Leistung einkassieren wollen. Beim Timer heisst die Option «Eintrag ist verrechenbar». Sie aktiviert sich von selbst, wenn die gewählte Geschäftstätigkeit in den Stammdaten als verrechenbar hinterlegt ist. Bei Bedarf stellen Sie sie manuell um.

In der Übersicht unter «Projekte» → «Zeiten» filtern Sie nach «Abrechenbar», Status, Kontakt, Projekt und Arbeitspaket. So finden Sie alle Einträge, die noch nicht zur Rechnung passen.

2. Hat der Eintrag den Status «Erledigt»?

Ein Zeiteintrag kann die Status «Offen», «In Arbeit», «Erledigt», «Verrechnet» und «Geschlossen» haben. Nur «Erledigt» lässt sich in eine Rechnung importieren. Sobald Sie ihn importiert haben, setzt bexio den Status automatisch auf «Verrechnet». Einen Eintrag in diesem Status bietet das System deshalb nicht noch einmal an. Ob sich «Verrechnet» zurücksetzen lässt, beschreibt die Hilfe nicht.

Viele Einträge setzen Sie in einem Zug auf «Erledigt». Wählen Sie unter «Projekte» → «Zeiten» die Einträge aus und ändern Sie den Status für alle zusammen.

3. Zeiten ohne Projekt: stimmt der Kontakt?

Leistungen ohne Projekt verbindet bexio über den Kontakt. Gehen Sie so vor:

1. Erstellen Sie eine neue Rechnung für genau den Kontakt, auf den die Zeiten erfasst wurden, oder öffnen Sie einen bestehenden Entwurf dieses Kontakts.
2. Klicken Sie unten auf «Weitere Positionen» und wählen Sie «Zeit/Leistung».
3. In der Liste markieren Sie die Einträge über die Checkboxen auf der rechten Seite. Bei Zeiten können Sie hier abweichende Rundungseinstellungen festlegen.
4. Klicken Sie auf «Selektierte hinzufügen».

Erscheint ein Eintrag nicht, kann er auf einen anderen Kontakt erfasst worden sein. Prüfen Sie Kontakt und Ansprechpartner im Zeiteintrag.

4. Zeiten mit Projekt und Arbeitspaket

Sind die Zeiten einem Projekt zugewiesen, erstellen Sie die Rechnung aus dem Projekt:

1. Öffnen Sie «Projekte» → «Projekte» und das gewünschte Projekt.
2. Wechseln Sie in den Reiter «Belegfluss» und klicken Sie auf «Neue Rechnung».
3. Aktivieren Sie im Fenster das Kontrollkästchen «Leistungen importieren». Für Spesen aktivieren Sie auch «Aufwendungen importieren».
4. Klicken Sie auf «Speichern». bexio legt die Rechnung als Entwurf an und importiert die gewählten Daten.

Fehlt der Eintrag, kann er zu einem anderen Projekt gehören oder gar keines haben. Ordnen Sie ihn im Zeiteintrag dem Projekt und dem Arbeitspaket zu. Arbeitspakete gehören zur Struktur des Projekts. Sie fassen Aufgaben, Zeiten und Aufwendungen zusammen. Wie Sie sie einsetzen, zeigt Arbeitspakete und Budgets in bexio-Projekten.

5. Tätigkeit, Stundensatz und Timer prüfen

Die Tätigkeit ist ein Pflichtfeld. Beim Timer lassen sich Einträge ohne Tätigkeit weder stoppen noch speichern. Der Timer im Web kennt keine Pause. Jede Zeit wird als einzelner Eintrag gespeichert.

Unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Stammdaten» → «Geschäftstätigkeiten» legen Sie fest, ob eine Tätigkeit standardmässig verrechenbar ist. Dort hinterlegen Sie auch Standard-Stundensatz und Standard-Ertragskonto. Das Ertragskonto weist bexio beim Import auf Rechnungen automatisch zu. Welcher Stundensatz gilt, bestimmt die Verrechnungsmethode im Reiter «Konditionen» des Projekts: Stundensatz Projekt, Stundensatz Tätigkeiten oder Stundensatz Mitarbeiter. Eine Tätigkeit, die schon in einer Zeiterfassung verwendet wurde, lässt sich nicht löschen.

6. Rundung prüfen

Beim Klick auf «Speichern» im Importfenster wendet bexio die in den Basisdaten definierten Rundungs-Einstellungen automatisch auf die erfassten Zeiten an. Weichen Beträge von Ihrer Erwartung ab, kontrollieren Sie diese Einstellungen. Das Vorgehen beim Abrechnen beschreibt Projekte nach Aufwand abrechnen.

7. Rechte, Paket und mobile App

• Benutzerrecht: Für die Zeiterfassung in der App bexio Go braucht ein Benutzer das Recht «Zeit-/Leistungserfassung». Es lässt sich in den Benutzerrechten bearbeiten.
• Paket: Die Hilfe nennt die Zeiterfassung in bexio Go als paketabhängig. Verwaltung von Paketen, Lizenzen und Benutzern finden Sie unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Pakete, Lizenzen & Benutzer».
• Upload: In der App erfassen Sie Zeiten auch offline. Für das Hochladen ins Konto braucht es eine Internetverbindung. Scheitert der Upload, zeigt die App eine Fehlermeldung. Laden Sie den Eintrag erneut hoch, bevor Sie ihn im Web suchen.

Wie Sie unterwegs sauber erfassen, zeigt Rapporte und Stunden aus dem Aussendienst erfassen.

Wann der bexio-Support weiterhilft

Erfüllt ein Eintrag alle Voraussetzungen und taucht trotzdem nicht in der Auswahl auf, wenden Sie sich an den Support. Klicken Sie unten links in bexio auf das Feld «Support». Im Kontaktformular können Sie Bildschirmbereiche markieren und ein Bildschirmvideo aufnehmen. Nennen Sie Kontakt, Projekt, Status und Datum des Eintrags.

Häufige Fragen

Warum sehe ich meine Zeit nicht in der Rechnung?

Prüfen Sie, ob der Eintrag alle Voraussetzungen erfüllt: Er muss verrechenbar sein, den Status «Erledigt» haben und dem Kontakt der Rechnung oder dem Projekt zugeordnet sein.

Kann ich Zeiten und Spesen zusammen verrechnen?

Ja. Beim Import aus dem Projekt aktivieren Sie «Leistungen importieren» und «Aufwendungen importieren». Aufwendungen dürfen noch nicht verrechnet sein.

Wie sehe ich, was noch zu verrechnen ist?

Filtern Sie die Zeiten-Übersicht nach «Abrechenbar», Status «Erledigt» und Kontakt oder Projekt. Gespeicherte Filter bleiben im Browser erhalten, bis Sie Cache und Cookies löschen.

Fazit

Verrechenbar, Status «Erledigt», richtiger Kontakt oder Projekt: Mit diesen drei Punkten beginnen Sie die Fehlersuche. Danach prüfen Sie Tätigkeit, Stundensatz und Rundung. Wie die Zeiterfassung insgesamt aufgebaut wird, beschreibt Zeiterfassung in bexio: Grundlagen und Praxis.