Mahnung wird nicht erstellt oder versendet

Eine Mahnung entsteht in bexio nur für Rechnungen im Status «Überfällig». Automatisch versendet wird sie nur, wenn für die Mahnstufe das Kontrollkästchen für automatische Zahlungserinnerungen gesetzt ist und eine passende Standard-E-Mail-Vorlage zugewiesen wurde. Prüfen Sie diese drei Punkte zuerst, bevor Sie nach weiteren Ursachen suchen. Wie Sie das Mahnwesen grundsätzlich einrichten, beschreibt Mahnwesen in bexio einrichten.

Symptome erkennen

Prüfschritte

1. Status der Rechnung prüfen

Öffnen Sie die Rechnung. Eine Mahnung aus der Rechnung können Sie nur erstellen, wenn der Status «überfällig» lautet. Im Tab «Mahnungen» klicken Sie dann auf «Rechnung auf nächste Mahnstufe setzen». bexio übernimmt alle Positionen und Beträge der ursprünglichen Rechnung.

Beim Mahnlauf legen Sie einen Stichtag fest. Er bestimmt, welche Rechnungen als überfällig gelten, und erscheint auf den Mahnungen. Wählen Sie einen Stichtag vor dem Fälligkeitsdatum, fehlt die Rechnung in der Liste. Der Mahnlauf liegt unter «Verkauf» → «Weitere» bei «Mahnläufe (Erinnerungen zu offenen Rechnungen)».

2. Mahnstufen und Automatik prüfen

Öffnen Sie «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Funktionen & Module» → «Mahnstufen» und klicken Sie auf die Mahnstufe, zum Beispiel Zahlungserinnerung, Mahnung 1 oder Mahnung 2. Prüfen Sie dort:

1. Ist unter «Automatische Zahlungserinnerungen per E-Mail senden» das Kontrollkästchen aktiviert? Das müssen Sie für jede Mahnstufe einzeln tun.
2. Stimmen die Standardfrist in Tagen und die Auslösung nach oder vor dem Fälligkeitsdatum? Diese Angabe bezieht sich auf das vorherige Dokument. Bei der Zahlungserinnerung ist das die Rechnung selbst.
3. Haben Sie die Änderung gespeichert?

bexio empfiehlt die Logik «Nach Fälligkeit» mit einer Toleranz von 3 bis 5 Tagen nach dem theoretischen Fälligkeitsdatum. Bei «Vor Fälligkeit» kann die dritte Mahnung vor Ablauf der Frist der zweiten versendet werden. Das kann Kunden verwirren. Beim Berechnen des Versanddatums zählt bexio den Starttag nicht mit.

Im Tab «Mahnungen» der Rechnung sehen Sie den Plan, etwa «Mahnung 1 wird am … automatisch an … gesendet». Fehlt dieser Eintrag, ist die Automatik für diese Mahnstufe oder diese Rechnung nicht aktiv.

3. Automatik pro Rechnung prüfen

Jemand kann die Automatik für eine einzelne Rechnung abgeschaltet oder das Datum verschoben haben, zum Beispiel wegen einer Vereinbarung mit dem Kunden. Öffnen Sie die Rechnung, wechseln Sie in den Tab «Mahnungen» und klicken Sie auf das Stift-Symbol neben der Mahnstufe. Dort aktivieren Sie die Automatik oder setzen das Versanddatum. Deaktivieren Sie die Automatik in den Mahnstufen am selben Tag, an dem ein Versand geplant ist, wird dieser trotzdem ausgeführt. Um das zu verhindern, deaktivieren Sie die Mahnung direkt in der Rechnung.

4. Rückwirkung und Reihenfolge beachten

• Nur 7 Tage rückwirkend: Aktivieren Sie die Automatik, wendet bexio sie auf bestehende Rechnungen nur über sieben Tage in der Vergangenheit an. Liegt das theoretische Versanddatum weiter zurück, wird nicht automatisch gemahnt. Erstellen Sie diese Mahnung aus der Rechnung oder über den Mahnlauf.
• Mahnung 2 und 3: Zuerst ist nur die 1. Mahnung bearbeitbar. Die 2. Mahnung wird erst nach dem tatsächlichen Versand der 1. bearbeitbar.
• Zahlung erfasst: Sobald eine vollständige Zahlung erfasst oder über das E-Banking abgeglichen wurde, stoppt der Versand nachfolgender Mahnungen sofort. Fehlt der Abgleich, läuft die Automatik weiter. Hilfe dazu bietet Zahlungseingänge in bexio abgleichen.

5. E-Mail-Vorlagen prüfen

Öffnen Sie «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Funktionen & Module» → «E-Mail-Vorlagen». Prüfen Sie:

• Die Vorlage ist als «Standard» definiert und der passenden Mahnstufe zugewiesen. Sonst werden die Mahnungen nicht automatisch versendet.
• Bei Mahn-E-Mails müssen alle Vorlagen standardisiert bleiben und in allen Sprachen vorhanden sein, die Ihre Kunden verwenden. bexio nennt das zwingend für die einwandfreie Auslösung der automatischen Mahnungen.
• Der Platzhalter für den Link zum Online-Dokument ist obligatorisch. Ohne ihn lässt sich eine Vorlage nicht speichern.

Fehlt die Vorlage in der Sprache eines Kunden, legen Sie sie an. Wie Sie Vorlagen und Absender anpassen, zeigt E-Mail-Vorlagen und Absender anpassen.

6. Doppelte Mahnungen vermeiden

Bei aktiver Automatik lösen Sie keine manuellen Mahnungen aus. Das Risiko ist Doppelversand. Im Mahnlauf zeigt ein Uhren-Symbol, dass für die Rechnung bereits eine automatische Mahnung geplant ist. Wechseln Sie von automatisch auf manuell, kontrollieren Sie den Tab «Mahnungen», damit nichts doppelt geht. Eine ungewollte Mahnung löschen Sie einzeln in der Rechnung unter «Aktionen» → «Löschen». Die Rechnung kehrt dann in den vorherigen Status zurück.

7. Mahnung ist erstellt, kommt aber nicht an

Kontrollieren Sie unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Sendezentrale», ob bexio die E-Mail verschickt hat. Dort filtern Sie nach dem Dokumenttyp Mahnungen. Welche Ursachen beim Empfang in Frage kommen, behandelt E-Mail aus bexio kommt nicht an. Alternativ senden Sie die Mahnung manuell: im Tab «Mahnungen» über «Aktionen» als E-Mail oder als PDF mit Logopapier für den Postversand.

Wann der bexio-Support weiterhilft

Melden Sie sich beim Support, wenn Mahnstufe, Rechnung und Vorlage stimmen und trotzdem kein geplanter Versand im Tab «Mahnungen» erscheint oder die Sendezentrale keinen Eintrag zeigt. Klicken Sie unten links in bexio auf das Feld «Support». Nennen Sie Rechnungsnummer, Mahnstufe, das erwartete Versanddatum und die Einstellungen, die Sie geprüft haben.

Häufige Fragen

Warum wird eine ältere Rechnung nicht automatisch gemahnt?

Die Automatik greift rückwirkend nur über sieben Tage. Liegt das theoretische Versanddatum weiter zurück, erstellen Sie die Mahnung selbst, aus der Rechnung oder über den Mahnlauf.

Kann ich automatische und manuelle Mahnungen mischen?

Davon rät die bexio-Hilfe ab. Wenn Sie die Automatik aktivieren, lösen Sie parallel keine manuellen Mahnungen aus. Sonst entstehen Duplikate und mehrere unnötige Erinnerungen.

Was passiert, wenn der Kunde zwischendurch zahlt?

Sobald eine vollständige Zahlung erfasst oder abgeglichen ist, stoppt der automatische Versand. Wurde eine Mahnung schon gesendet, können Sie sie in der Rechnung löschen.

Fazit

Eine Mahnung braucht eine überfällige Rechnung, eine aktive Mahnstufe und eine Standard-Vorlage in der Sprache des Kunden. Prüfen Sie diese drei Dinge, danach den Plan im Tab «Mahnungen» der Rechnung. Bleibt der Versand trotz stimmender Einstellungen aus, hilft der bexio-Support mit den genannten Angaben weiter.