Dokumentnummer fehlt oder ist doppelt: was tun?

Eine Lücke in der Nummernfolge entsteht in bexio, wenn Sie ein Dokument löschen: Der Nummernkreis wird dabei nicht zurückgesetzt, die Nummer wird nicht erneut vergeben. Ausnahme ist die höchste Nummer, sie vergibt bexio wieder. Wollen Sie eine gelöschte Nummer trotzdem verwenden, geht das über einen Workaround mit vorübergehend manueller Nummernvergabe.

Symptome erkennen

Prüfschritte

1. Ursache der Lücke klären

Exportieren Sie die Verkaufsdokumente als Excel-Liste. Das geht mit dem Pfeil-Symbol «Aktuelle Liste exportieren» in der Dokumentliste. Sortieren Sie nach Nummer und markieren Sie die Lücken. Dann prüfen Sie pro Lücke:

1. Wurde das Dokument gelöscht? Nur Entwürfe lassen sich bei Rechnungen löschen, und das ist unwiderruflich. Gelöschte Rechnungen lassen sich nicht wiederherstellen. Bei Bestellungen weist die Hilfe ausdrücklich darauf hin, dass der Nummernkreis nach dem Löschen nicht zurückgesetzt wird und Lücken aufweisen kann.
2. Bei Aufträgen: Die Nummer eines gelöschten Auftrags gilt laut Hilfe als endgültig. Wiederverwenden lässt sie sich nur über den Workaround aus Schritt 2.
3. Wurde es nur storniert? Stornierte Dokumente bleiben mit ihrer Historie erhalten. Suchen Sie die Nummer deshalb auch unter den stornierten Dokumenten.

Weil jede Löschung eine Lücke hinterlässt, empfiehlt bexio das Stornieren. Das Vorgehen beschreibt Dokumente löschen oder stornieren. Warum sich Rechnungen je nach Status nicht löschen lassen, erklärt Rechnung lässt sich nicht bearbeiten.

2. Gelöschte Nummer erneut vergeben

Gehen Sie so vor, am Beispiel einer Rechnung:

1. Öffnen Sie «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Funktionen & Module» und klicken Sie auf den Dokumenttyp, zum Beispiel «Rechnungen».
2. Entfernen Sie den Haken beim Feld «Nummer automatisch vergeben» und klicken Sie auf «Speichern».
3. Erstellen Sie ein neues Dokument. Beim Erstellen erscheint ein Feld für die Nummer. Tragen Sie die gelöschte Nummer ein.
4. Haben Sie alle fehlenden Nummern wieder vergeben, aktivieren Sie in den Standardeinstellungen die automatische Nummerierung erneut. Danach läuft sie normal weiter.

Für Aufträge gilt dasselbe, die Einstellung finden Sie unter dem Dokumenttyp «Aufträge». Vergessen Sie Schritt 4, verlangt bexio bei jedem neuen Dokument eine Nummer von Hand.

Hinweis: Die Hilfe beschreibt den Workaround technisch. Wurde das gelöschte Dokument schon an den Kunden verschickt, ist es sicherer, die Rechnung zu stornieren und mit neuer Nummer neu auszustellen, damit Kunde und Buchhaltung dieselbe Nummer nicht für zwei Inhalte kennen.

3. Doppelte Nummern finden und verhindern

In der Excel-Liste aus Schritt 1 finden Sie doppelte Nummern, indem Sie nach der Nummernspalte sortieren oder Duplikate hervorheben. Mögliche Auslöser sind die manuelle Eingabe und ein Neustart des Nummernkreises ohne Jahreszahl im Format:

• Manuelle Eingabe: Der Nummernkreis lässt sich so einstellen, dass Sie die Nummer bei jedem neuen Dokument selbst eingeben. Ob bexio eine bereits verwendete Nummer dabei ablehnt, beschreibt die Hilfe nicht. Prüfen Sie deshalb selbst vor jeder Vergabe, ob die Nummer schon existiert.
• Neustart ohne Jahr: Beginnt der Nummernkreis jedes Jahr bei 1 und enthält das Format keine Jahreszahl, kann dieselbe Nummer in zwei Jahren vorkommen. Die Hilfe empfiehlt das Format %jahr%-%nummer%, damit die Jahreszahl in der Nummer erscheint.
• Workaround nicht abgeschlossen: Haben Sie die automatische Nummerierung nach Schritt 2 nicht wieder eingeschaltet, geben Sie jede Nummer von Hand ein und vergeben sie leichter doppelt.

Mehr zu Formaten und Platzhaltern zeigt Nummernkreise und Dokumentnummern in bexio einstellen.

4. Jährlichen Neustart prüfen

Beginnt die Zählung im neuen Jahr nicht neu, fehlte vermutlich die Einrichtung vor Jahresende. Gehen Sie so vor:

1. Öffnen Sie «Funktionen & Module» und wählen Sie den Dokumenttyp.
2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen «Jedes Jahr neu beginnen» und speichern Sie.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche «Nummernkreise festlegen» und wählen Sie, ob mit dem Wert des Vorjahres fortgefahren oder mit einem bestimmten Wert begonnen wird.
4. Wiederholen Sie die Schritte für jeden Dokumenttyp einzeln.

Diese Einstellungen müssen laut bexio-Hilfe vor Ende des laufenden Jahres erfolgen. Im Ausgabenmodul gibt es kein solches Kontrollkästchen. Dort ändern Sie das Präfix manuell, zum Beispiel von 2026 auf 2027.

5. Kontakt- und Projektnummern

Auch diese haben eigene Regeln. Kontakten vergibt bexio die höchste aktive Nummer plus 1. Zwei aktive Kontakte können nicht dieselbe Nummer tragen, doch die Nummer eines archivierten Kontakts wird frei und kann neu vergeben werden. Bei Projekten stellen Sie unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Stammdaten» → «Projekte: Dokumenteneinstellung» ein, ob bexio die Nummern vergibt.

Rechtlicher Hinweis zu Lücken

Art. 26 Abs. 2 MWSTG listet die Angaben auf, die eine Rechnung in der Regel enthalten muss. Eine Rechnungsnummer gehört nicht dazu. Die ESTV verlangt aber, dass Geschäftsbücher vollständig und lückenlos geführt werden und der Belegnachweis für jede Buchung vorhanden ist. Halten Sie deshalb fest, warum eine Nummer fehlt, und stornieren Sie lieber, als zu löschen. Wie Sie Rechnungen sonst korrekt gestalten, zeigt Pflichtangaben auf Rechnungen in der Schweiz.

Wann der bexio-Support weiterhilft

Verhält sich die Nummerierung nicht wie erwartet, obwohl die Einstellungen stimmen, verweist die bexio-Hilfe auf ein Formular zur Kontaktaufnahme mit dem Support. Halten Sie den Dokumenttyp, die betroffenen Nummern und Ihre Einstellungen bereit. Ein Zurücksetzen des Nummernkreises beschreibt die Hilfe nicht, nur den Workaround aus Schritt 2.

Häufige Fragen

Warum vergibt bexio eine gelöschte Nummer nicht neu?

Beim Löschen wird der Nummernkreis nicht zurückgesetzt. Nur wenn die höchste Nummer gelöscht wurde, vergibt bexio sie wieder.

Darf es Lücken in der Rechnungsnummerierung geben?

Art. 26 Abs. 2 MWSTG verlangt keine Rechnungsnummer. Ihre Buchhaltung muss aber nachvollziehbar sein. Stornieren Sie deshalb statt zu löschen und halten Sie fest, warum eine Nummer fehlt.

Wie erkenne ich doppelte Nummern?

Exportieren Sie die Dokumentliste als Excel-Datei, sortieren Sie nach der Nummernspalte und lassen Sie Duplikate hervorheben.

Fazit

Lücken entstehen beim Löschen, doppelte Nummern eher bei manueller Vergabe oder fehlender Jahreszahl im Format. Stornieren ist der sauberere Weg als Löschen. Müssen Sie eine Nummer erneut vergeben, tun Sie das nur bei Dokumenten, die der Kunde nie erhalten hat, und schalten Sie die automatische Nummerierung danach wieder ein.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.