Lagerbestand stimmt nicht: Ursachen und Korrektur

Produkte auf Rechnungen lösen in bexio keine Lagerbewegungen aus. Der Bestand ändert sich über Aufträge und Lieferscheine (Ausgang) sowie über Bestellungen mit Liefereingang (Eingang). Prüfen Sie deshalb zuerst, ob zum Verkauf ein Auftrag mit erledigtem Lieferschein existiert. Verbleibende Differenzen gleichen Sie mit einer manuellen Lagerbewegung aus.

Symptome erkennen

Prüfschritte

1. Gibt es zum Verkauf einen Auftrag und einen Lieferschein?

Damit Produkte aus dem Lager korrekt verwaltet werden, müssen Sie zwingend einen Auftrag anlegen. Eine Rechnung allein bewegt das Lager nicht. Ein Lieferschein lässt sich ausserdem nur aus einem Auftrag erstellen. Wird eine Ware direkt mit einer Rechnung verkauft, fehlt deshalb die Ausbuchung.

Die Folgen für einzelne Vorgänge sehen so aus:

Fehlt die Ausbuchung bei Altfällen, tragen Sie sie mit einer manuellen Lagerbewegung nach (Schritt 7).

2. Lieferschein-Status und Teillieferungen kontrollieren

Reserviert und kommissioniert sind nicht ausgebucht. Ist der Lieferschein noch nicht auf «erledigt» gesetzt, steht das Produkt erst als kommissioniert im Lager. Prüfen Sie ausserdem:

• Teillieferungen: Sie können mehrere Lieferscheine zu einem Auftrag erstellen, bis er vollständig geliefert ist. Je Lieferschein wählen Sie die Menge. Nicht lieferbare Positionen erscheinen nicht im Lieferschein, Nullmengen sind nicht darstellbar.
• Löschen und Stornieren: Ein Lieferschein lässt sich nur im Status «Entwurf» löschen. Ein abgeschlossener wird storniert. Beides schreibt die Produkte laut Hilfe dem Lager wieder zu. Eine versehentliche Stornierung kann deshalb einen plötzlich höheren Bestand erklären.

Wie Teillieferungen funktionieren, zeigt Lieferschein erstellen und Teillieferungen.

3. Bestellung und Liefereingang prüfen

Beim Wareneingang entscheidet die Statusaktion über die Buchung:

Eine bereits erledigte Bestellung, die Sie löschen oder stornieren, bucht ihre Produkte wieder aus. Einen erstellten Liefereingang löschen Sie im Reiter «Liefereingänge». Danach lässt sich die Bestellung nochmals bearbeiten. Eine Bestellung kann nur im Status «Entwurf» gelöscht werden.

4. Ist das Produkt wirklich ein Lagerprodukt?

Nur Produkte mit dem Häkchen «Ist ein Produkt mit Lager» ändern den Bestand. Für sie sind Mindestbestand und Anfangsbestand nötig. Bei Dienstleistungen lässt sich kein Lager aktivieren, und die Produktart ändert sich nur initial.

Erhöht sich der Bestand trotz Liefereingang nicht, war das Produkt beim Einfügen in die Bestellung möglicherweise noch nicht als Lagerprodukt markiert. So beheben Sie es:

1. Löschen Sie die Position aus der Bestellung.
2. Bearbeiten Sie das Produkt mit dem Stift und aktivieren Sie das Kästchen «Ist ein Produkt mit Lager».
3. Fügen Sie das Produkt erneut in die Bestellung ein und erstellen Sie den Liefereingang.

Die Lagerverwaltung ist laut Hilfe nur bei ausgewählten bexio-Paketen aktiviert. Fehlt die Lagerverwaltung in Ihrem Konto, prüfen Sie Ihr Paket. Grundlagen dazu bietet Lager in bexio: Grundlagen für KMU.

5. Set- und Produktionsprodukte

Bei Set-Produkten buchen die Komponenten mit. Liefern Sie ein Set-Produkt aus, werden die Komponenten automatisch ausgebucht, bestellen Sie es, werden sie eingebucht. Markieren Sie das Set-Produkt zusätzlich als Produkt mit Lager, buchen Sie beim Ausliefern sowohl das Produkt selbst als auch jede hinterlegte Komponente ab. Dann lässt sich keine Produktion mehr abbilden. Die Hilfe beschreibt als Lösung ein zusätzliches Produkt mit Lager, das Sie über einen internen Auftrag und Lieferschein herstellen und dessen Bestand Sie manuell nachführen. Mehr dazu in Set-Produkte verwenden.

6. Import prüfen

Beim Produktimport aktiviert ein Wert im Feld Lagerbestand das Lager. Ein leeres Feld lässt es deaktiviert. Der Höchstwert ist sechsstellig. Beim Export wird für Produkte ohne Lager der Wert «0» ausgegeben. Soll das Lager nach einem Reimport deaktiviert bleiben, entfernen Sie die «0» vorher. Mehr zum Import in Artikel importieren und Preise aktualisieren.

7. Bestand manuell korrigieren

Unter «Produkte» → «Eingänge / Ausgänge» sehen Sie alle manuellen Bewegungen und zusätzlich die Ein- und Ausgänge aus Lieferscheinen und Bestellungen. Suchen Sie dort die Ursache einer Differenz. Zum Ausgleich:

1. Klicken Sie oben rechts auf «Neue Buchung».
2. Wählen Sie das Produkt. Zur Auswahl stehen nur Produkte mit Lager.
3. Wählen Sie unter «Art», ob es ein Eingang oder ein Ausgang ist.
4. Tragen Sie Anzahl und weitere Angaben ein und klicken Sie auf «Speichern».

Der Lagerbestand ändert sich damit, ohne dass ein Lieferschein oder eine Bestellung nötig ist. Einträge löschen können Benutzer nur mit aktivem Benutzerrecht für die Lagerverwaltung. Dokumentieren Sie jede Korrektur mit einer kurzen Bemerkung, damit die Differenz später nachvollziehbar bleibt.

Wann der bexio-Support weiterhilft

Ist die Ursache nach den Prüfschritten unklar, klicken Sie unten links in bexio auf das Feld «Support». Im Kontaktformular können Sie Bildschirmbereiche markieren. Nennen Sie Produkt, betroffenen Auftrag, Lieferschein oder Bestellung und den erwarteten Bestand.

Häufige Fragen

Warum ändert sich mein Bestand nach einer Rechnung nicht?

Rechnungen lösen laut bexio-Hilfe keine Lagerbewegungen aus. Die Ausbuchung geschieht mit dem Lieferschein aus einem Auftrag.

Kann ich den Bestand einfach überschreiben?

Sie passen ihn mit einer manuellen Lagerbewegung an: Eingang oder Ausgang mit der Differenz. Die Bewegung erscheint danach in der Liste der Eingänge und Ausgänge.

Warum steigt der Bestand beim Wareneingang nicht?

Prüfen Sie, ob das Produkt ein Produkt mit Lager ist und ob Sie «Liefereingang erstellen» oder «Einbuchen und Abschliessen» gewählt haben. «Abschliessen» allein bucht nicht ein.

Fazit

Prüfen Sie bei Lagerdifferenzen die Kette aus Auftrag, Lieferschein und Bestellung, kontrollieren Sie Status und Lagerkennzeichen und korrigieren Sie Reste mit nachvollziehbaren manuellen Lagerbewegungen. So bleiben Bestand und Bewegungsliste im Einklang.