Zapier und bexio: Abläufe für den Alltag

Ein Zapier-Ablauf, bei Zapier «Zap» genannt, besteht aus einem Auslöser und einer oder mehreren Aktionen. Für bexio bietet Zapier laut eigener Übersicht sieben Auslöser und 27 Aktionen. Daraus lassen sich fünf Alltagsabläufe bauen: Belege aus E-Mails in den Posteingang laden, Formularanfragen als Kontakte anlegen, bestätigte Offerten melden, bezahlte Rechnungen festhalten und neue Personen weitergeben. Jeder Ablauf braucht einen Test mit Musterdaten und eine Person, die ihn im Blick behält.

Was bexio in Zapier mitbringt

Die Bezeichnungen stammen von der Zapier-Seite zu bexio und sind englisch. Auch der Connector im bexio Marketplace ist laut Eintrag nur auf Englisch verfügbar.

Beachten Sie: Die Auslöser für Offerten, Aufträge und Rechnungen liefern laut Zapier keine Positionen mit. Brauchen Sie die Positionen in einem Ablauf, prüfen Sie im Test, ob eine Suchaktion sie bereitstellt.

Ablauf 1: Belege aus E-Mails in den Posteingang

Zapier führt eine Vorlage, die neue Gmail-Anhänge in den bexio-Posteingang speichert. Laut Titel der Vorlage funktioniert sie nur mit Business-Gmail-Konten. Der Ablauf besteht aus drei Teilen:

1. Auslöser: neue E-Mail mit Anhang.
2. Filter: nur Anhänge bekannter Absender oder nur PDF-Dateien.
3. Aktion: Upload File to Inbox.

Der Posteingang nimmt laut bexio-Hilfe nur bestimmte Formate an: PNG, JPG, JPEG, GIF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX und PDF. Pro Datei gelten höchstens 12 MB. Ein Filter auf diese Formate verhindert, dass ein Ablauf an Signaturbildern oder Sonderdateien scheitert. Wollen Sie keine Vorauswahl, genügt die persönliche Adresse des Posteingangs. Sie leiten die Mails dann einfach weiter, wie Posteingang und E-Mail-Inbox in bexio es beschreibt.

Der Beleg liegt danach im Posteingang. Verbucht ist er damit noch nicht. Das bleibt ein eigener Schritt.

Ablauf 2: Formularanfragen als Kontakt anlegen

Zapier nennt als Beispiel einen Ablauf, der aus jeder Jotform-Einsendung eine neue Person in bexio erzeugt. Verwenden Sie dafür Find or Create Person oder Find or Create Company statt Create Person. Dann prüft Zapier zuerst, ob der Kontakt schon existiert. Seit Version 4.0.8 der bexio-Integration besteht die Adresse aus den Feldern Strassenname, Hausnummer und Adresszusatz. Ordnen Sie diese Felder im Ablauf zu. Wie Sie aus einer Anfrage Kontakt, Notiz und Aufgabe machen, zeigt Anfrageformulare der Website mit bexio verbinden.

Ablauf 3: Bestätigte Offerte melden

Der Auslöser für neue Offerten lässt sich auf einen Status einstellen. Wählen Sie den Status, den bexio bei einer angenommenen Offerte setzt, und schicken Sie dem Projektleiter eine Nachricht, etwa per Outlook.

Soll der Ablauf ein Projekt anlegen, prüfen Sie im Test, welche Angaben die Aktion Create Project übernimmt. Direkt in bexio überträgt der Button «+ Projekt erstellen» mehr: Der Angebotstitel wird zum Projekttitel, die Artikelpositionen werden zu Arbeitspaketen, und die Menge wird zur erwarteten Zeit, sofern die Einheit «h» gesetzt ist. Das gilt für Angebote im Status «Offen» oder «Bestätigt».

Ablauf 4: Bezahlte Rechnung festhalten

Der Auslöser für Rechnungen meldet Rechnungen mit dem gewählten Status. Ein Beispiel ist eine Zeile in Google Sheets für jede bezahlte Rechnung. So führen Sie ohne Export eine laufende Umsatzliste. Übertragen Sie nur die Felder, die Sie dafür brauchen, etwa Nummer, Betrag und Datum. Kundendaten in Tabellen sind Personendaten.

Ein Auslöser, der bei Änderungen startet, kann denselben Datensatz mehrmals melden. Prüfen Sie im Test, ob eine Rechnung nur einmal in der Tabelle landet. Notfalls suchen Sie vor dem Eintragen nach der Rechnungsnummer.

Ablauf 5: Neue Personen an ein Newsletter-Tool geben

Auf der Zapier-Seite stehen Vorlagen, die neue bexio-Personen zu Mailchimp oder Brevo übertragen. Technisch ist das einfach. Klären Sie zuerst, ob Sie die Daten für diesen Zweck verwenden dürfen und ob Ihre Datenschutzerklärung das Tool nennt. Wo Zapier Daten speichert und was Sie vorab prüfen sollten, steht in Zapier und Make mit bexio verbinden. Im Zweifel übertragen Sie nur Personen mit einer bestätigten Einwilligung.

So bauen Sie jeden Ablauf

1. Ziel festhalten: ein Satz, zum Beispiel «Jeder Beleg aus dem Postfach Rechnungen landet im Posteingang».
2. Verbindung herstellen: Wählen Sie bexio als App und das Unternehmen, das Sie verbinden möchten, und gewähren Sie den Zugriff mit «Zulassen». Bestehende Verbindungen sehen Sie in bexio unter «Alle Einstellungen» → «Apps & API» → «Apps». Dort können Sie eine Verbindung auch mit «Entfernen» beenden.
3. Filter setzen: Ein Filter lässt den Ablauf nur weiterlaufen, wenn die Daten Ihre Bedingung erfüllen. Mehrere Bedingungen verknüpfen Sie mit UND oder ODER.
4. Suchen vor Anlegen: Kontakte, Produkte und Projekte erst suchen, dann bei Bedarf anlegen.
5. Mit Musterdaten testen: Nutzen Sie im Reiter «Test» die Schaltfläche «Test trigger». Ein grünes Häkchen zeigt, dass der Schritt funktioniert. Verwenden Sie Musterkunden wie «Beispiel AG».
6. Einschalten und beobachten: Prüfen Sie die ersten Läufe von Hand.

Betrieb: Fehler finden und Verbindung pflegen

Der Zap-Verlauf zeigt alle Läufe mit Status. Dort sehen Sie, welcher Schritt scheiterte, und können fehlgeschlagene Läufe wiederholen. Zapier garantiert höchstens 60 Tage Daten und zeigt bis zu 10'000 Läufe. Exportieren Sie den Verlauf, wenn Sie länger nachweisen müssen, was ein Ablauf getan hat.

Bricht ein Ablauf plötzlich ab, liegt es oft an der Verbindung. Wie Sie sie erneuern, steht in Zapier-Verbindung zu bexio erneuern. Halten Sie fest, wer die Verbindung eingerichtet hat, denn sie arbeitet mit den Rechten dieser Person.

Häufige Fragen

Wie schnell startet ein Zap nach einer Änderung in bexio?

Das hängt vom Plan ab. Im kostenlosen Plan fragt Zapier laut eigener Angabe alle 15 Minuten nach neuen Daten. Ein Ablauf ist also verzögert, nicht sofort.

Kann Zapier Rechnungen erstellen und versenden?

Technisch ja, mit Create a Sales Invoice und Send a Sales-Invoice. Prüfen Sie im Test, in welchem Status das Dokument entsteht. Lassen Sie eine Person kontrollieren, bevor etwas an einen Kunden geht. Ein Fehler in den Stammdaten würde sich sonst bei jedem Lauf wiederholen.

Wer hilft, wenn ein Ablauf nicht mehr funktioniert?

Der Anbieter der Plattform. Laut bexio-Hilfe bietet bexio keinen Support für Anbindungen von Drittanbietern.

Fazit

Zapier eignet sich für kleine, klar begrenzte Abläufe: ein Auslöser, eine Prüfung, eine Aktion. Suchen Sie vor dem Anlegen, filtern Sie, testen Sie mit Musterdaten und kontrollieren Sie die ersten Läufe. Danach genügt der Blick in den Zap-Verlauf.