Posteingang und E-Mail-Inbox in bexio

Belege gelangen auf drei Wegen in bexio: per Upload, per E-Mail an eine eigene Adresse oder mit der App bexio Go. Der Posteingang sammelt sie, bis Sie sie an eine Buchung oder ein Dokument anhängen. Daneben gibt es in Kontera, der Anwendung zum Verbuchen von Belegen, eine eigene E-Mail-Inbox und eine WhatsApp-Inbox. Beide Welten haben getrennte Regeln.

Welcher Kanal ist es?

Der Posteingang in bexio

Ihr Posteingang liegt unter «Apps» → «Posteingang». Sehen Sie ihn nicht, prüfen Sie das Benutzerrecht «Belegupload». Sie finden es unter «Einstellungen» → «Pakete / Apps / Benutzer» → «Benutzer verwalten» prüfen.

Variante 1: Dateiupload

Klicken Sie im Posteingang auf «Hochladen». Sie ziehen die Dateien per Drag and Drop in das Feld oder wählen sie über die Dateiauswahl aus. Diese Grenzen gelten:

• Formate: PNG, JPG, JPEG, GIF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX und PDF.
• Grösse: höchstens 12 MB pro Datei.
• Anzahl: bis zu 25 Dateien auf einmal.

Variante 2: E-Mail

Oben rechts im Posteingang steht die Adresse, an die Sie Belege mailen können. Sie lässt sich persönlich gestalten: Klicken Sie auf das Zahnrad rechts neben der Adresse und tragen Sie ein «Kürzel» ein. Es braucht mindestens 3 und höchstens 12 Zeichen. Erlaubt sind A bis Z, a bis z, 0 bis 9, Bindestrich und Unterstrich, keine Sonderzeichen und keine Leerzeichen. Aus dem Kürzel «muster-ag» wird nach dem Muster der Hilfe die Adresse upload.muster-ag@bexiofiles.com.

Die Adresse wird pro Benutzer vergeben. Sendet ein anderer Benutzer an dieselbe Adresse, zeigt bexio beim Dokument trotzdem den Namen des Benutzers, dem die Adresse zugewiesen ist. Bei der persönlich gestalteten Adresse erscheint dagegen die Absenderadresse unter «Hochgeladen von».

Damit der Upload klappt, beachten Sie vier Regeln:

1. Verwenden Sie nur unterstützte Dateiformate.
2. Fügen Sie keine weiteren Anhänge hinzu, auch keine Signaturbilder.
3. Schreiben Sie keinen E-Mail-Text und verwenden Sie kein Styling.
4. Achten Sie darauf, dass Ihr Programm keine Zusatzdatei mitsendet. Outlook sendet vereinzelt eine Datei namens winmail.dat mit, was sich in den Einstellungen ändern lässt.

Variante 3: bexio Go

Mit der App fotografieren oder scannen Sie Belege direkt. Die Einrichtung beschreibt der Beitrag Belege scannen mit bexio Go.

Mit Belegen weiterarbeiten

Hochgeladene Dateien erscheinen als Liste im Posteingang. Über das Drei-Punkte-Menü führen Sie weitere Aktionen aus. Kleine Symbole zeigen, ob die Datei per E-Mail, per Dateiupload oder mit bexio Go kam.

Um eine Datei an ein bestehendes Dokument zu hängen, wählen Sie unter dem Dokument-Symbol zwischen zwei Varianten:

• «Dateien von Posteingang hinzufügen»: Sie wählen Dateien aus dem Posteingang und bestätigen mit «Dateien hinzufügen».
• «Dateien hochladen»: Sie wählen eine Datei von Ihrem Computer.

Mit dem Augen-Symbol steuern Sie die Sichtbarkeit zwischen intern und öffentlich. Öffentliche Anhänge stehen Ihren Kunden im Network Link zum Download bereit. Dateien, die schon an ein Dokument wie eine Bestellung oder eine Lieferantenrechnung angehängt sind, lassen sich im Posteingang nicht löschen. Wie Sie die Belege danach verbuchen, zeigt der Beitrag Lieferantenrechnung in bexio erfassen.

E-Mail-Inbox in Kontera

Die E-Mail-Inbox von Kontera lädt Belege über eine persönliche Adresse mit der Endung @inbox.kontera.ch ins System. Sie eignet sich, um Rechnungen als PDF weiterzuleiten, Belege von Mitarbeitenden zu sammeln oder den Scanner mit Scan-to-E-Mail zu nutzen. Eingegangene Mails sehen Sie in Kontera im Menü «E-Mails».

Die Hilfe rät, die Adresse nicht extern zu teilen. Besser ist eine eigene Adresse wie billing@firmenname.ch, die Sie nach aussen kommunizieren und an die Inbox weiterleiten. So bestimmen Sie selbst, was dort ankommt.

Beachten Sie zwei Eigenheiten:

• Bilder in Signaturen: Kontera kann nicht erkennen, ob ein Bild zu einer Signatur gehört. Es verarbeitet eingebettete Bilder über 100 KB und Bilder im Anhang über 5 KB als Beleg.
• Outlook: Fehlen bei Mails aus Outlook die Anhänge, liegt das laut Hilfe an einem proprietären Anhangformat von Microsoft. Stellen Sie das Format der Nachricht auf HTML.

WhatsApp-Inbox in Kontera

Mit der WhatsApp-Inbox reichen Sie oder Ihre Mitarbeitenden Belege als Foto ein. Zuerst müssen die Kontera-Add-ons «Mitarbeiterspesen» und «WhatsApp Inbox» aktiv sein. Die Funktion gibt es laut Hilfe nur in bestimmten Kontera-Paketen. So gehen Sie vor:

1. Öffnen Sie in Kontera «Einstellungen» → «Mitarbeiter».
2. Klicken Sie auf «Mitarbeiter erfassen» und legen Sie die Person an.
3. Tragen Sie zwingend die Mobiltelefonnummer ein. Kontera nutzt sie laut Hilfe nur, um den Beleg der richtigen Firma zuzuordnen.
4. Senden Sie ein Foto des Belegs an die Nummer, die im Menüpunkt «WhatsApp» angegeben ist.

Mitarbeitende sind in Kontera nicht dasselbe wie Benutzer. Auch wer bereits ein Kontera-Konto hat, muss sich für diese Funktion als Mitarbeiter erfassen. Klären Sie vorab mit Ihrem Team, ob private Mobiltelefone für Belege genutzt werden sollen.

Wenn Belege nicht ankommen

• Mail kommt nicht im Posteingang an: Die häufigste Ursache sind Signaturen und zusätzliche Anhänge. Prüfen Sie Ihr Programm, ob es solche Dateien automatisch mitsendet.
• Scanner sendet nicht: Prüfen Sie die Einstellungen für den Mailversand im Scanner und testen Sie den Versand an zwei oder drei andere Adressen. Die Geräte der Reihe OKI werden laut Hilfe nicht unterstützt, weil sie die Scans in einem Format versenden, das bexio nicht verarbeitet. Laden Sie die Belege dann über bexio Go oder per Dateiupload hoch, oder senden Sie die Scans an Ihre eigene Adresse und leiten sie von dort weiter.
• Speicherplatz voll: Wie Sie mehr Datenspeicher anfordern, steht im Beitrag Dateien und Dokumenten-Archiv in bexio.

Häufige Fragen

Kann ich mehrere Belege in einer Mail senden?

Die Hilfe beschreibt den Versand einzelner Dateien ohne weitere Anhänge. Für den Upload über das Webformular sind bis zu 25 Dateien erlaubt.

Sehen meine Kunden Dateien aus dem Posteingang?

Nur, wenn Sie die Datei an ein Dokument anhängen und die Sichtbarkeit auf öffentlich stellen. Dann steht sie im Network Link zum Download bereit.

Kann ich alle Dateien aus dem Posteingang sichern?

Ja, über den Support. Laut Hilfe exportiert bexio die Daten auf Anfrage und stellt sie Ihnen zur Verfügung. Wenden Sie sich dafür über das Kontaktformular an den Support. Wie Sie ihn erreichen, beschreibt der Beitrag bexio-Support erreichen.

Fazit

Für den Alltag genügt meist der bexio-Posteingang mit Upload, einer persönlichen Adresse und bexio Go. Halten Sie sich beim Mailversand an die Regeln: nur die Datei, kein Text, keine Signatur. Die Kontera-Inbox und die WhatsApp-Inbox sind eigene Kanäle, die Sie nur brauchen, wenn Sie mit Kontera arbeiten.