Ein Anfrageformular lässt sich mit bexio verbinden, indem jede Eingabe automatisch als Kontakt mit Notiz oder Aufgabe angelegt wird. Zuverlässig wird das mit drei Regeln: Pflichtfelder festlegen, vor dem Anlegen nach dem Kontakt suchen und aus der Anfrage keine Offerte machen, sondern eine Aufgabe für Ihren Innendienst.
Das Wichtigste in Kürze
- Ziel in bexio ist ein Kontakt mit einer Notiz oder Aufgabe, die den Anfragetext enthält.
- Es gibt vier Wege: E-Mail, Plattform wie Zapier oder Make, Marketplace-App oder eigene Anbindung.
- Beim Anlegen eines Kontakts verlangt die Schnittstelle mindestens Kontakttyp, Name, einen Benutzer und einen Besitzer.
- Suchen Sie vor dem Anlegen nach dem Kontakt, sonst entstehen Dubletten. Kontakte lassen sich in bexio nicht löschen, nur archivieren.
- Formulardaten sind Personendaten: Fragen Sie nur Nötiges ab und prüfen Sie jeden Dienst, der die Daten weiterleitet.
Was in bexio ankommen soll
Eine Anfrage ist selten vollständig. Umfang, Preis und Termin sind offen, und manche Einsendungen sind Spam. Legen Sie deshalb keine Offerte an, sondern drei Dinge:
- Kontakt: die Firma oder Person, gefunden oder neu angelegt.
- Notiz: der Anfragetext mit Eingangszeit und Herkunft. Die Schnittstelle verlangt dafür Benutzer, Betreff und Zeitpunkt.
- Aufgabe: «Anfrage beantworten» für die zuständige Person, mit Fälligkeit. Die bexio-Hilfe beschreibt, dass Aufgaben einem Kontakt und einem Ansprechpartner (einem bexio-Benutzer) zugeordnet werden.
Die Offerte entsteht danach, von Hand oder als Entwurf, sobald Umfang und Preis geklärt sind.
Vier Wege im Vergleich
| Weg | Aufwand | Passt, wenn | Beachten |
|---|---|---|---|
| E-Mail an den Innendienst, Erfassung von Hand | gering | wenige Anfragen | Tippfehler, Verzögerung |
| Plattform wie Zapier oder Make | mittel, ohne Programmierung | Standardfälle wie Kontakt suchen und anlegen | Datenstandort, Abfrageintervall, vorhandene Bausteine |
| Marketplace-App | gering bis mittel | eine App passt zu Ihrem Formular- oder Shopsystem | Paket, Preis, Support beim Anbieter |
| Eigene Anbindung über die Schnittstelle | hoch | Sonderfälle, volle Kontrolle | Entwickler, Betrieb, Schlüssel |
Plattformen binden bexio über fertige Bausteine an. Make führt laut eigener Dokumentation Module zum Suchen und Anlegen von Kontakten und ein freies Modul «Make an API Call» für alles andere. Ob für Notizen und Aufgaben ein fertiger Baustein existiert, prüfen Sie vorab. Den Vergleich der Plattformen und ihre Datenstandorte beschreibt Zapier und Make mit bexio verbinden. Der Marketplace führt zudem eine Kategorie «Connector-Apps». Bei einer eigenen Anbindung gilt: bexio bietet keine Implementierungsunterstützung.
Felder zuordnen
Die Feldnamen stammen aus der API-Dokumentation. Auf einer Plattform sehen Sie meist lesbare Bezeichnungen dafür.
| Formularfeld | bexio-Feld | Hinweis |
|---|---|---|
| Firma | name_1, Kontakttyp 1 |
Firmenname |
| Nachname und Vorname | name_1 und name_2, Kontakttyp 2 |
bei Privatpersonen |
mail |
Suchfeld für die Dublettenprüfung | |
| Telefon | phone_fixed, phone_mobile |
|
| Strasse, Nummer, Zusatz | street_name, house_number, address_addition |
strukturiert, das frühere Feld address gilt als veraltet |
| PLZ, Ort, Land | postcode, city, country_id |
Land als Verweis auf die Länderliste |
| Nachricht | Notiz: subject, info, event_start, contact_id |
Betreff, Text, Zeitpunkt |
| Zuständige Person | user_id, owner_id |
Pflicht beim Anlegen, die IDs stehen in der Benutzerliste der Schnittstelle |
Beachten Sie den Besitzer. Hat ein Benutzer nur das Recht, eigene Kontakte zu sehen, erscheinen ihm laut bexio-Hilfe nur Kontakte, bei denen er als Besitzer eingetragen ist. Bestimmen Sie deshalb bewusst, wer Besitzer neuer Anfragen wird.
Für den Ablauf genügen wenige Scopes: contact_show zum Suchen, contact_edit zum Anlegen, note_edit und task_edit für Notiz und Aufgabe. Zugriff auf Rechnungen, Offerten oder Buchhaltung braucht er nicht. Warum das wichtig ist, erklärt Schnittstellen sicher betreiben.
Ablauf mit Dublettenprüfung
- Eingabe prüfen: Pflichtfelder, E-Mail-Format, Spamschutz. Alles, was hier scheitert, erreicht bexio nie.
- Kontakt suchen: Die Kontaktsuche der Schnittstelle unterstützt unter anderem E-Mail, Name, Postleitzahl und Ort. Suchen Sie zuerst nach der E-Mail-Adresse.
- Treffer auswerten: Kein Treffer: neuen Kontakt anlegen. Ein Treffer: diesen verwenden. Mehrere Treffer: nicht raten, sondern eine Aufgabe «Dublette klären» anlegen.
- Notiz anlegen: Anfragetext, Zeitpunkt und Herkunft (Seite, Formular) dem Kontakt zuordnen.
- Aufgabe anlegen: für die zuständige Person, mit Fälligkeit.
- Fehler abfangen: Ist bexio nicht erreichbar oder greift das Anfragelimit (Code 429), darf die Anfrage nicht verloren gehen. Speichern Sie sie zwischen oder senden Sie eine Kopie per E-Mail.
Bestehende Dubletten verschlechtern jede Suche. Wie Sie sie bereinigen, zeigt Dubletten im Kontaktstamm finden und bereinigen.
Spam, Tests und Datenschutz
Spam: Filtern Sie vor bexio, etwa mit einem versteckten Feld, einer Zeitprüfung, einer Begrenzung pro Absender oder einem Captcha-Dienst. Ein Spamkontakt lässt sich in bexio nicht löschen, nur archivieren.
Tests: Legen Sie Testkontakte mit erkennbaren Namen an, etwa «Muster Haustechnik AG», und senden Sie dieselbe Testanfrage zweimal. Es darf nur ein Kontakt entstehen. Testen Sie möglichst in einem Sandbox-Account, den bexio für die Entwicklung nennt.
Datenschutz: Fragen Sie nur ab, was Sie für die Antwort brauchen. Verlinken Sie beim Formular Ihre Datenschutzerklärung und führen Sie darin die Dienste auf, die die Daten weiterleiten. Eine Plattform, die Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, braucht einen passenden Vertrag. Die Grundlagen fasst Automatisierung und Datenschutz zusammen.
Häufige Fragen
Soll das Formular direkt eine Offerte erzeugen?
In der Regel nicht. Anfragen sind unvollständig, und Umfang und Preis sind zu klären. Legen Sie Kontakt, Notiz und Aufgabe an. Die Offerte entsteht danach, und das Stellen bleibt bei einer Person.
Brauche ich einen Entwickler?
Für Standardfälle auf einer Plattform nicht zwingend. Für eine eigene Anbindung ja, denn bexio bietet keine Auftragsentwicklung an.
Was ist mit Dateianhängen?
Die Schnittstelle kann Dateien in den Posteingang laden (Scope file). Vergeben Sie dieses Recht nur, wenn das Formular Anhänge zulässt, und begrenzen Sie Grösse und Dateitypen.
Wie schnell kommt die Anfrage in bexio an?
Das hängt vom Auslöser ab. Löst das Absenden des Formulars den Ablauf direkt aus, geht es rasch. Fragt die Plattform nur in Abständen nach neuen Einsendungen, entsteht eine Wartezeit, die je nach Plattform und Plan unterschiedlich ausfällt.
Fazit
Ein Formular gehört mit Kontakt, Notiz und Aufgabe an bexio angebunden und nicht mit einer fertigen Offerte. Legen Sie Pflichtfelder fest, suchen Sie vor dem Anlegen nach dem Kontakt, vergeben Sie nur die nötigen Rechte und halten Sie den Besitzer im Blick. Testen Sie mit Musterdaten und prüfen Sie, wohin die Daten fliessen.
Quellen
- bexio API documentation bexio API-Dokumentation
- bexio - Apps Documentation apps.make.com
- Startseite | bexio Marketplace | bexio AG bexio
- Kontakte: Unterschied zwischen Ansprechpartner und Besitzer bexio Hilfe
- Kontakt löschen (archivieren) bexio Hilfe
- Aufgaben erstellen bexio Hilfe
- API Zugänge und Anbindungen an bexio bexio Hilfe
- API bexio
Stand: Oktober 2026. bexio ist eine Marke der bexio AG, efatto ist unabhängig.