Webshop-Bestellungen automatisch in bexio

Eine Webshop-Bestellung wird in bexio zu vier Dingen: Kontakt, Beleg, Zahlung und Bankbuchung. Wie viel davon automatisch läuft, hängt vom Shopsystem ab. PepperShop bringt ein eigenes bexio-Modul mit. Für Shopify und WooCommerce verweist der bexio Marketplace auf Connector-Apps von Partnern. Die Zahlung bucht ein weiterer Baustein, je nach Zahlungsart.

Die vier Glieder der Kette

bexio unterscheidet bei Kontakten zwei Typen, «Privat» und «Firma». Trägt eine Firma eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ein, erscheint sie laut Hilfe automatisch auf den Rechnungen. Eine Anbindung sollte deshalb den Typ richtig setzen und die Nummer übernehmen, wo sie vorliegt.

Weg 1: PepperShop

PepperShop beschreibt die bexio-Hilfe am genauesten. Das Modul überträgt Bestellungen, gleicht Produkte und Kundenstammdaten ab und weist Zahlungsarten Bankkonten zu. Voraussetzung sind ein eingerichtetes bexio-Konto, Administratorenrechte in beiden Systemen und erfasste Artikel, Benutzer, Ertragskonten und Bankkonten. Die Einrichtung läuft in vier Schritten:

1. Verbinden: Im Modul bexio der PepperShop-Administration erstellen Sie unter «Verbindung zu bexio» eine neue Verbindung, autorisieren den Zugriff und aktivieren sie.
2. Konfigurieren: Im Reiter «Konfiguration» wählen Sie den bexio-Benutzer, unter dem Bestellungen entstehen. Dazu legen Sie Ertragskonten für Positionen fest, die keine Produkte sind, etwa Versandkosten oder PayPal-Gebühren. Richten Sie dafür in bexio eigene Ertragskonten ein.
3. Zahlungen zuweisen: Im Reiter «Zahlungsverbindung» wählen Sie für jede Zahlungsart des Shops ein bexio-Bankkonto.
4. Abgleichen: Im Reiter «Schnittstelle» importieren Sie die Produkte und Kunden aus bexio.

Zwei Hinweise aus der Hilfe sind wichtig. Erstens ist bexio für Artikel das führende System. Preise, Bestände und Beschreibungen ändern Sie zuerst dort. Zweitens werden beim Import Shop-Produkte unwiderruflich gelöscht, deren Artikelnummer in bexio fehlt. Exportieren Sie solche Produkte vorher nach bexio.

Weg 2: Shopify und WooCommerce

Die Startseite des Marketplace nennt Shopify und WooCommerce ausdrücklich unter den Connector-Apps. Im Marketplace stehen der «Shopify Connector by Helvy» und der «WooCommerce Connector by Helvy». Laut Eintrag im Shopify App Store überträgt die Shopify-App Bestellungen mit Zahlung und Versand, Kunden und Produkte nach bexio. In bexio erfasste Zahlungen und Lagerbestände gehen zurück. Der Eintrag sagt nicht, ob pro Bestellung ein Auftrag oder eine Rechnung entsteht. Prüfen Sie das in der Testversion. Den Vergleich der Wege für Shopify finden Sie in Shopify mit bexio verbinden.

WooCommerce über Kontera: Die Hilfe beschreibt einen Import in Kontera, den sie als «Preview» bezeichnet. Rabatte und Bestellungen mit Nettobeträgen werden noch nicht unterstützt. Sie brauchen eine erreichbare REST-API in WooCommerce und einen Zugangsschlüssel mit Leseberechtigung. Kontera erzeugt danach pro Bestellung einen Beleg und eine zugehörige Transaktion. Den Erlös bucht es auf Ihr Erlöskonto, die Forderung auf ein Durchlaufkonto. Pro Zahlungsmethode brauchen Sie ein eigenes Durchlaufkonto. Besprechen Sie es mit Ihrem Treuhänder und testen Sie zuerst mit wenigen Bestellungen. Schalten Sie «Automatische Kontierung» erst ein, wenn die Buchungen stimmen.

Eigener Ablauf: Wer weder Modul noch App will, baut den Ablauf mit Zapier oder Make. Dann tragen Sie Pflege und Fehlersuche selbst. Grundlagen dazu: Zapier und Make mit bexio verbinden.

Zahlung automatisch zuordnen

Drei Fälle sind zu unterscheiden:

Beachten Sie bei PayPal und Stripe: bexio bucht den Eingang standardmässig auf das Konto 1029, ein Systemkonto. Die Gebühren erfassen Sie als manuelle Buchung. Fragen Sie Ihren Treuhänder nach dem Aufwandskonto. Wie Sie Auszahlungen von Zahlungsdienstleistern importieren, zeigt PayPal, Stripe, Wise und Revolut importieren. Den Abgleich von Kundenzahlungen erklärt Zahlungseingänge in bexio abgleichen.

Prüfliste vor dem Livebetrieb

1. Legen Sie einen Musterkunden wie «Beispiel AG» an und lösen Sie eine Testbestellung aus.
2. Prüfen Sie den Kontakt: richtiger Typ, vollständige Adresse, kein Duplikat.
3. Prüfen Sie den Beleg: Positionen, Mehrwertsteuer, Versandkosten auf dem vorgesehenen Ertragskonto.
4. Prüfen Sie die Zahlungsart: Landet sie auf dem richtigen Konto?
5. Testen Sie die Sonderfälle: Rabatt, Gutschein und Bestellung aus dem Ausland.
6. Legen Sie fest, wer täglich kurz kontrolliert, ob Bestellungen angekommen sind.

Häufige Fragen

Entsteht automatisch eine Rechnung?

Das hängt von Modul oder App ab. Beim PepperShop-Modul landen Bestellungen laut Hilfe in Ihrer Buchhaltung. Beim Shopify-Eintrag bleibt offen, welcher Beleg entsteht. Fragen Sie den Anbieter oder testen Sie.

Wer pflegt die Artikel?

Legen Sie ein führendes System fest. Beim PepperShop-Modul ist es bexio. Ändern Sie Preise und Bestände nicht an zwei Orten.

Wer hilft, wenn die Anbindung nicht mehr läuft?

Der Anbieter der Anbindung. Laut bexio-Hilfe bietet bexio keinen Support für Anbindungen von Drittanbietern.

Fazit

Ein Webshop in bexio läuft zuverlässig, wenn jedes Glied der Kette geprüft ist: Kontakt, Beleg, Zahlung, Bankbuchung. Wählen Sie den Weg, den Ihr Shopsystem unterstützt, testen Sie mit einem Musterkunden und legen Sie fest, wo Artikel gepflegt werden. Gebühren und Sammelauszahlungen brauchen eine Buchungsregel oder eine manuelle Buchung.