Make und bexio: Szenarien für Verkauf und Buchhaltung

Make baut Abläufe als «Szenarien» aus Modulen. Für bexio führt Make Module für Kontakte, Produkte, Aufträge, Projekte, Offerten, Rechnungen, Zahlungen, Zeiterfassungen, Dateien und manuelle Buchungen. Dazu kommt ein freies Modul für Aufrufe der Schnittstelle. Fünf Szenarien decken den Alltag ab: bestätigte Offerten melden, Kontakte suchen oder anlegen, Rechnungen als PDF ablegen, Belege hochladen und Zeiten erfassen.

Was Make mitbringt

Die Bezeichnungen stammen aus der Make-Dokumentation und sind englisch.

Wer die Schnittstelle direkt nutzt, findet die Endpunkte und Berechtigungen in der API-Dokumentation von bexio. Make verlangt laut Dokumentation ein kostenpflichtiges bexio-Konto.

Drei Make-Bausteine brauchen Sie in fast jedem Szenario:

• Zeitplan: Neue Szenarien laufen standardmässig alle 15 Minuten. Sie können täglich, wöchentlich, zu festen Daten oder nur auf Abruf laufen lassen.
• Filter: Er sitzt auf der Verbindungslinie zwischen zwei Modulen. Datensätze, die die Bedingung erfüllen, laufen weiter, alle anderen enden dort. Mit der Bedingung «Exists» prüfen Sie, ob ein Feld überhaupt ausgefüllt ist.
• Router: Er verzweigt den Ablauf in mehrere Routen mit je eigenem Filter. Make arbeitet die Routen nacheinander ab. Eine Ersatzroute erfasst alles, was zu keiner anderen Route passt.

Szenario 1: Bestätigte Offerte melden

1. Watch Quotes beobachtet neue und geänderte Offerten.
2. Ein Filter lässt nur Offerten im Status «Bestätigt» durch.
3. Ein Router verteilt nach Betrag: Offerten ab einem von Ihnen gewählten Wert, zum Beispiel CHF 10'000.00, gehen an die Geschäftsleitung, alle anderen an den Projektleiter.
4. Beide Routen senden eine E-Mail mit Offertnummer, Kunde und Betrag.

Ein Projekt legt dieses Szenario bewusst nicht an. Das erledigen Sie in bexio direkt aus der Offerte, weil dort Titel, Positionen und erwartete Zeit übernommen werden.

Szenario 2: Kontakt suchen, sonst anlegen

1. Ein Auslöser liefert die Daten, zum Beispiel eine Formulareinsendung.
2. Search Contacts sucht nach der E-Mail-Adresse.
3. Ein Aggregator fasst die Treffer zu einer Liste zusammen.
4. Ein Router prüft die Liste. Enthält sie einen Treffer, läuft der Ablauf mit diesem Kontakt weiter.
5. Die Ersatzroute legt mit Create a Contact einen neuen Kontakt an.

Der Aggregator ist nötig, weil ein Suchmodul ohne Treffer keinen Datensatz weitergibt. Ein Router direkt dahinter hätte nichts zu verteilen. Der Aggregator gibt laut Make-Dokumentation standardmässig auch dann ein Ergebnis aus, wenn kein Datensatz ankam. Testen Sie beide Fälle: dieselben Daten zweimal senden (es darf nur ein Kontakt entstehen) und eine unbekannte Adresse senden (es muss ein neuer entstehen). Notiz, Aufgabe und Spamschutz beschreibt Anfrageformulare der Website mit bexio verbinden.

Szenario 3: Rechnung als PDF ablegen

1. Watch Invoices beobachtet Rechnungen.
2. Ein Filter lässt nur Rechnungen mit dem Status durch, den Sie archivieren wollen.
3. Export Invoice to PDF erzeugt die Datei.
4. Ein Ablagemodul Ihrer Wahl speichert sie in einem Ordner, benannt nach Jahr und Rechnungsnummer.

Die Kopie ersetzt bexio nicht. Das führende System bleibt bexio.

Szenario 4: Belege aus dem Postfach hochladen

1. Ein E-Mail-Modul beobachtet ein Postfach, zum Beispiel «rechnungen».
2. Ein Filter mit «Exists» lässt nur Mails mit Anhang weiter.
3. Upload a File lädt jeden Anhang hoch. Prüfen Sie im Test, dass die Datei im Posteingang unter «Apps» → «Posteingang» erscheint.

Der Posteingang nimmt laut bexio-Hilfe PNG, JPG, JPEG, GIF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX und PDF an, höchstens 12 MB pro Datei. Filtern Sie auf diese Formate. Alternativ leiten Sie Mails an die Adresse des Posteingangs weiter, wie Posteingang und E-Mail-Inbox in bexio zeigt. Verbucht ist der Beleg damit noch nicht.

Szenario 5: Zeiten aus einer Tabelle erfassen

1. Ein Tabellenmodul beobachtet neue Zeilen.
2. Ein Filter lässt nur vollständige Zeilen mit Datum, Dauer und Projekt durch.
3. Create a Timesheet legt den Zeiteintrag an.

Das Szenario ersetzt das Abtippen, aber nicht die Prüfung. Wie aus Zeiteinträgen eine Rechnung wird, steht in Stunden automatisch verrechnen.

Fehler behandeln und Daten schützen

Ohne eigene Fehlerbehandlung gilt in Make der Standard «Rollback»: Der Lauf endet mit einem Fehler, Änderungen in transaktionsfähigen Modulen werden zurückgesetzt, und das Szenario wird nach wiederholten Fehlern deaktiviert. Besser ist es, unvollständige Ausführungen zu aktivieren. Dann speichert Make den Stand beim Fehler, und Sie können den Datensatz beheben und den Lauf abschliessen. Weitere Handler überspringen den Datensatz oder setzen einen Ersatzwert ein. Nutzen Sie sie nur, wenn ein fehlender Datensatz keinen Schaden anrichtet.

Beachten Sie ausserdem:

• Anfragelimit: bexio begrenzt die Anfragen pro Unternehmen und Minute und antwortet sonst mit dem Code 429. Lassen Sie Szenarien bei vielen Datensätzen seltener laufen.
• Rechte: Die Verbindung arbeitet mit den Rechten der Person, die sie eingerichtet hat.
• Datenstandort: Die Region EU oder USA wählen Sie beim Anlegen der Organisation in Make. Ändern lässt sie sich danach nicht. Mehr dazu in Zapier und Make mit bexio verbinden.
• Testen: Legen Sie Musterkunden wie «Muster Haustechnik AG» an und starten Sie jedes Szenario zuerst von Hand.

Häufige Fragen

Reicht ein Szenario pro Aufgabe?

Ja. Kleine Szenarien mit einem Auslöser und wenigen Modulen sind leichter zu prüfen als ein grosses Szenario für alles.

Kann Make eine Offerte oder Rechnung automatisch erstellen?

Technisch ja, mit Create a Quote oder Create an Invoice. Prüfen Sie im Test, in welchem Status das Dokument entsteht, und lassen Sie vor dem Versand eine Person kontrollieren.

Wer hilft, wenn ein Szenario nicht mehr läuft?

Der Anbieter der Plattform. Laut bexio-Hilfe bietet bexio keinen Support für Anbindungen von Drittanbietern.

Fazit

Make eignet sich für Abläufe mit Bedingungen: Filter halten Unpassendes fern, Router verteilen nach Betrag oder Treffer. Starten Sie mit einem der fünf Szenarien, testen Sie mit Musterdaten und aktivieren Sie die Fehlerbehandlung, bevor echte Kundendaten laufen.