Belege automatisch verbuchen: vom Eingang zur Buchung

Ein Beleg wird fast ohne Tipparbeit zur Buchung, wenn fünf Stufen zusammenspielen: ein fester Eingang, das Auslesen der Daten, eine Buchungsregel für Konto und Steuersatz, der Abgleich mit der Zahlung und Ihre Kontrolle. bexio deckt einen Teil davon selbst ab. Die ganze Kette, auch für Belege ohne QR-Rechnung, schliesst die Anwendung Kontera.

Die fünf Stufen im Überblick

Stufe 1: Ein fester Eingang

Legen Sie fest, auf welchem Weg Belege ankommen, und bleiben Sie dabei. In bexio öffnen Sie den Posteingang unter «Apps» → «Posteingang». Dort laden Sie Dateien hoch, senden sie an die persönliche Adresse des Posteingangs oder fotografieren sie mit bexio Go. Erlaubt sind laut Hilfe PNG, JPG, JPEG, GIF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX und PDF mit höchstens 12 MB pro Datei. Die Regeln für den Mailversand stehen in Posteingang und E-Mail-Inbox in bexio.

Kontera nimmt PDF, JPEG und PNG an. Word- und Excel-Dateien speichern Sie zuerst als PDF, Archive entpacken Sie vorher. Die E-Mail-Inbox von Kontera hat eine eigene Adresse. Die Hilfe rät, nach aussen eine eigene Adresse wie billing@firmenname.ch zu nennen und von dort weiterzuleiten. So bestimmen Sie, was in die Inbox gelangt. Kontera verarbeitet auch Bilder in Signaturen als Beleg, wenn sie gross genug sind. Wer Mails per Regel weiterleitet, sollte deshalb nur Rechnungsmails weiterleiten.

Stufe 2: Daten auslesen

Enthält der Anhang einer Lieferantenrechnung eine QR-Rechnung, extrahiert bexio deren Details, wenn Sie die Rechnung aus dem Posteingang oder über «Ausgaben» → «Lieferantenrechnungen» anlegen. Haben Sie den Beleg später angehängt, starten Sie das Auslesen mit «Daten extrahieren». Beachten Sie: Dabei werden alle Angaben der Lieferantenrechnung überschrieben.

Kontera liest auch Belege ohne QR-Rechnung aus. Es unterscheidet dabei zwischen Rechnungen von Ihnen und an Sie. Tragen Sie dafür im Kontenplan die IBAN und die QR-IBAN des Kontos ein, das Ihrem Bankkonto entspricht. Das erleichtert Kontera laut Hilfe die Zuordnung als Debitor oder Kreditor.

Stufe 3: Konto und Steuersatz per Regel

Legen Sie eine Lieferantenrechnung über «Ausgaben» an, übernimmt bexio Buchungskonto und Steuersatz der letzten Rechnung dieses Lieferanten. Das ist die einfachste Form einer Regel. Sie prüfen die vorgefüllten Werte.

Kontera baut Regeln fester auf. Wenn Sie die Rechnung eines Kontakts kontieren, legt Kontera für ihn eine Regel an oder hält sie aktuell. Sie finden alle Regeln unter «Einstellungen» → «Buchungsregeln». Setzen Sie beim Kontieren das Häkchen «Automatisiert kontieren». Dann kontiert Kontera künftige Belege dieses Kontakts selbst, sobald es die passende Transaktion findet und genau eine Regel passt. Zwei Hinweise aus der Hilfe:

• Eindeutigkeit: Passen mehrere Regeln, wendet Kontera keine an. Erhält ein Lieferant zweierlei Rechnungen, etwa mit hohen und tiefen Beträgen, schärfen Sie die Regel mit einem zweiten Kriterium.
• Falsche Kontierung: Überarbeiten Sie die Regel dieses Kontakts, statt jeden Beleg einzeln zu ändern.

Für Transaktionen ohne Beleg, etwa Bankgebühren, erstellen Sie die Regel direkt aus der Transaktion. Details dazu liefert Buchungsregeln für Banktransaktionen nutzen.

Stufe 4: Zahlung abgleichen

bexio gleicht manche Transaktionen selbst ab: QR-Zahlungen, bei denen die Referenznummer stimmt, und Lieferantenrechnungen, die Sie über bexio bezahlt haben. Bei Letzteren gibt bexio der Bank eine eindeutige ID mit. Alles Übrige gleichen Sie von Hand ab.

In Kontera bestimmt die Zahlungsart, wo der Abgleich stattfindet. «Zahlungsauftrag» oder «Offen» heisst: Der Abgleich läuft im Buchhaltungssystem, also in bexio. Mit «Abgleich mit Transaktion» gleicht Kontera den Beleg mit der Bankbuchung ab. Wählen Sie pro Beleg genau einen Weg. Erfassen Sie in bexio eine manuelle Zahlung, wäre ein zusätzlicher Abgleich der Banktransaktion laut Hilfe überflüssig und würde nur eine doppelte Buchung verursachen.

Stufe 5: Kontrolle und Grenzen

In bexio bleibt eine Lieferantenrechnung ein Entwurf, bis Sie sie mit «Als offen markieren» buchen. Bei Kontera prüfen Sie die Belege in der Synchronisierung, bevor sie in das Buchhaltungssystem übertragen werden. Ziehen Sie regelmässig Stichproben: Eine falsche Regel wirkt auf jeden weiteren Beleg des Lieferanten.

Drei Grenzen sollten Sie kennen:

• Export: Kontera ist mit dem Export abgeschlossen. Trifft ein Beleg später ein, hängen Sie ihn direkt im Buchhaltungssystem an. Verarbeiten Sie ihn nicht erneut, sonst entsteht eine doppelte Buchung.
• Fremdwährungen: Bestimmte Kombinationen aus Rechnungs-, Konto- und Leitwährung lassen sich laut bexio nicht als Lieferantenrechnung abbilden. Sie brauchen dann manuelle Buchungen.
• Grundsatz: Auch bei Automatik gilt: keine Buchung ohne Beleg.

Häufige Fragen

Brauche ich Kontera für die automatische Verbuchung?

Nein. Posteingang, Auslesen von QR-Rechnungen, Standardkonto pro Lieferant und automatischer Abgleich laufen in bexio. Kontera lohnt sich, wenn viele Belege ohne QR-Rechnung eintreffen oder Sie Regeln für Transaktionen brauchen. Wie die Einrichtung aussieht, zeigt Kontera in bexio: Belege automatisch verbuchen.

Spielt die Reihenfolge von Beleg und Transaktion eine Rolle?

Nein. Laut Hilfe funktioniert die automatische Kontierung für wartende Belege und wartende Transaktionen. Eine Transaktion ist allerdings erst bereit zum Export, wenn die Regel angewendet oder von Hand kontiert wurde. Belege lassen sich nur automatisch zuordnen, solange die Transaktion noch nicht verbucht ist.

Wo schalte ich eine Freigabe vor?

Vor den Export in die Buchhaltung und damit vor die Zahlung. Wie das für Lieferantenrechnungen aussieht, beschreibt Lieferantenrechnungen automatisiert verarbeiten.

Fazit

Automatisch verbuchen heisst: ein fester Eingang, ausgelesene Daten, eindeutige Regeln, ein einziger Ort für den Bankabgleich und eine Kontrolle durch Sie. Beginnen Sie mit den Lieferanten, die regelmässig dieselben Rechnungen schicken, und lassen Sie die Regeln erst wirken, wenn Stichproben stimmen.