Zahlungsbedingungen: Anzahlung, Teilrechnung, Skonto

Legen Sie die Zahlungsbedingungen schon in der Offerte fest. Ohne Vereinbarung ist die Vergütung beim Werkvertrag erst bei der Ablieferung des Werks fällig (Art. 372 OR), und Anzahlung, Teilzahlungen oder Skonto gelten nur, wenn Sie diese vereinbaren. In bexio setzen Sie die Bedingungen mit Zahlungsvorlagen und Teilrechnungen um.

Was ohne Vereinbarung gilt

Beim Werkvertrag verpflichtet sich der Unternehmer zur Herstellung eines Werks (Art. 363 OR), etwa einer Installation. Für die Fälligkeit gilt Art. 372 OR: Der Besteller zahlt bei der Ablieferung des Werks. Ist das Werk in Teilen zu liefern und die Vergütung nach Teilen bestimmt, zahlt er jeden Teil bei dessen Ablieferung. Ohne Abrede finanzieren Sie also Material und Arbeit bis zum Schluss vor.

Auch der Verzug hängt von Ihrer Formulierung ab. Grundsätzlich setzt erst eine Mahnung den Schuldner in Verzug. Wurde ein bestimmter Verfalltag verabredet, tritt der Verzug schon mit dessen Ablauf ein (Art. 102 OR). Ab Verzug schuldet der Kunde einen Verzugszins von 5 % pro Jahr. Einen höheren Zins kann er nur schulden, wenn er vertraglich vereinbart wurde (Art. 104 OR).

Ein Beitrag im KMU-Portal des Bundes empfiehlt zur Vorbeugung gegen Zahlungsausfälle, um eine Anzahlung zu bitten und zu vereinbaren, dass erst nach deren Eingang geliefert wird. Er weist auch darauf hin, dass potenzielle Neukunden dies ablehnen könnten. Es geht also um eine Risikoabwägung.

Zahlungsplan formulieren: Anzahlung, Teilzahlung, Schlusszahlung

Ein Zahlungsplan verbindet jede Zahlung mit einem überprüfbaren Ereignis. Ein Beispiel für einen Auftrag über CHF 24'800.00 inklusive MWST:

Achten Sie auf drei Punkte:

1. Klare Auslöser: «Abschluss der Montage» ist überprüfbar, «Baufortschritt» ist es nicht.
2. Fristen pro Zahlung: Nennen Sie für jede Rechnung eine Zahlungsfrist.
3. MWST: Schreiben Sie, ob die Beträge die MWST enthalten. Wer nach vereinbarten Entgelten abrechnet, schuldet die Steuer bei Vorauszahlungen bereits mit der Vereinnahmung und bei fortlaufenden Teilrechnungen mit deren Ausgabe oder mit dem Zahlungseingang (Art. 40 MWSTG).

Wie Sie Teil- und Akontorechnungen danach korrekt stellen, lesen Sie im Beitrag Teilrechnungen und Akontorechnungen richtig stellen.

Skonto klar regeln

Skonto ist ein Abzug für rasche Zahlung und gilt nur, wenn er vereinbart ist. Eine eindeutige Formulierung lautet: «Zahlbar innert 30 Tagen netto. Bei Zahlung innert 10 Tagen gewähren wir 2 % Skonto.» Legen Sie zudem fest:

• ob der Skonto für alle Rechnungen gilt oder nur für die Schlussrechnung,
• ab welchem Datum die Frist läuft, zum Beispiel ab Rechnungsdatum,
• dass sich der Skonto auf den Rechnungsbetrag inklusive MWST bezieht, wenn Sie das so wollen.

Zieht der Kunde Skonto ab, sinkt das Entgelt. Die MWST wird vom tatsächlich empfangenen Entgelt berechnet (Art. 24 MWSTG). Wird ein Entgelt nachträglich korrigiert, passen Sie die Steuer an (Art. 41 MWSTG). Mehr zu Fristen und Skonto auf Rechnungen lesen Sie im Beitrag Zahlungsfristen und Skonto richtig festlegen.

Umsetzung in bexio

Zahlungsvorlagen: Unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Funktionen & Module» → «Zahlungsvorlagen» legen Sie wiederverwendbare Konditionen an:

• Bezeichnung, zum Beispiel «30 Tage netto, 2 % Skonto 10 Tage»
• Standardfrist: Anzahl Tage, nach denen eine Rechnung auf «Überfällig» wechselt
• Zahlungsart, etwa Rechnung oder Vorauszahlung
• Zusatztext: Nur wenn er ausgefüllt ist, erscheinen die Zahlungsbedingungen auf dem Dokument
• Skontofrist und Skontosatz in Prozent

Für jeden Dokumenttyp legen Sie in den Dokumenteinstellungen eine Standardvorlage fest. Im einzelnen Dokument wählen Sie im Tab «Konditionen» eine andere Vorlage und klicken auf «Vorlage verwenden». Einen Zahlungsplan schreiben Sie in der Offerte zusätzlich als Text aus, damit der Kunde ihn vor dem Auftrag sieht.

Teilrechnungen: bexio erstellt Teilrechnungen aus einem Auftrag im Status «Offen», im Reiter «Teilrechnungen». Sie teilen den Betrag proportional, etwa in Prozent, oder in festen Beträgen auf. Die Summe muss genau dem Auftragstotal entsprechen. Danach lässt sich der Gesamtbetrag des Auftrags nicht mehr ändern. Jede Teilrechnung entsteht als Entwurf.

Anzahlungen: Eine eigene Funktion für Akontorechnungen gibt es laut bexio-Hilfe nicht. Empfohlen wird die Teilrechnung aus dem Auftrag. Alternativ erfassen Sie eine eingegangene Anzahlung als Kundenbuchung und verrechnen sie mit der Rechnung.

Checkliste für die Offerte

• Fälligkeit jeder Zahlung mit Auslöser und Frist
• Höhe der Anzahlung in Prozent oder Franken
• Skonto mit Satz, Frist und Geltungsbereich
• Hinweis, ob Beträge inklusive oder exklusive MWST sind
• Verweis auf allgemeine Bedingungen, falls Sie solche verwenden

Häufige Fragen

Kann ich nachträglich eine Anzahlung verlangen?

Sie können sie vorschlagen, aber der Kunde muss zustimmen. Ohne Vereinbarung gilt die Fälligkeit bei Ablieferung nach Art. 372 OR.

Gilt Skonto auch für Teilrechnungen?

Nur, wenn Sie es so vereinbaren. Schreiben Sie ausdrücklich, für welche Rechnungen der Skonto gilt.

Was gilt, wenn der Kunde die Anzahlung nicht leistet?

Wer bei einem zweiseitigen Vertrag Erfüllung verlangt, muss selbst erfüllt haben oder die Erfüllung anbieten, ausser er muss nach dem Vertrag erst später leisten (Art. 82 OR). Schreiben Sie deshalb ausdrücklich, dass Sie erst nach Eingang der Anzahlung beginnen. Dann ist die Reihenfolge klar.

Was gilt, wenn die Norm SIA 118 vereinbart ist?

Dann gelten zusätzlich deren Bestimmungen. Prüfen Sie, ob Ihre Zahlungsbedingungen dazu passen. Einen Überblick gibt der Beitrag Die Norm SIA 118 kurz erklärt.

Fazit

Zahlungsbedingungen gehören in die Offerte, weil ohne Abrede erst bei Ablieferung bezahlt wird. Ein Zahlungsplan mit klaren Auslösern, ein eindeutig formulierter Skonto und ein Hinweis zur MWST verhindern Missverständnisse. In bexio bilden Zahlungsvorlagen und Teilrechnungen diese Bedingungen sauber ab.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.