Bankanbindung in bexio: Kontoauszüge automatisch einlesen

bexio liest Kontoauszüge auf zwei Wegen ein: über die Schnittstelle Ihrer Bank («E-Banking verbinden») oder per Datei im Format camt.053. Bei Banken mit bLink-Anbindung holt bexio die Transaktionen laut Hilfe jede Nacht ab. Zahlungen zu QR-Rechnungen gleicht bexio danach oft automatisch mit den offenen Rechnungen ab.

Zwei Wege im Überblick

Schnittstelle: Sie klicken beim Bankkonto auf «E-Banking verbinden», melden sich bei der Bank an und bestätigen den Zugriff. Danach holt bexio Transaktionen ab. Bei UBS und TKB nennt die Hilfe einen automatischen Abruf jede Nacht, die Daten stehen am Folgetag bereit. Jederzeit starten Sie den Abruf selbst mit «Transaktionen abholen». Über dieselbe Verbindung übermittelt bexio auf Wunsch Zahlungen im Format pain.001, die Sie im E-Banking freigeben.

Dateiimport: Sie laden im E-Banking den Kontoauszug als camt.053 oder die QR-Gutschriftsanzeigen als camt.054 herunter und importieren sie unter «Banktransaktionen importieren». Möglich sind bis zu 30 Dateien oder eine ZIP-Datei mit bis zu 30 Dateien.

Ohne Schnittstelle empfiehlt bexio camt.053 in Version 4 oder 8. Liefert Ihre Bank diese Datei nicht oder wird sie nur unvollständig gelesen, bleiben manuelle Buchungen sowie manuelle Zahlungseingänge und -ausgänge.

Welche Banken bexio unterstützt

Die bexio-Hilfe führt Banken mit direkter Schnittstelle auf. Über bLink laufen unter anderem UBS, Zürcher Kantonalbank, Thurgauer Kantonalbank, Valiant sowie die Berner, Luzerner und Basler Kantonalbank. bLink ist die Open-Banking-Plattform von SIX: Sie melden sich bei Ihrer Bank an und geben dort bexio den Zugriff frei. Für PostFinance und Raiffeisen beschreibt die Hilfe eigene Schritte mit Anmeldung im E-Banking. Ist Ihre Bank nicht aufgeführt, prüfen Sie die aktuelle Liste in der bexio-Hilfe.

Verbindung einrichten: Schritt für Schritt

1. Bankkonto anlegen: Legen Sie das Konto in bexio unter «Banking» an.
2. Kontoauszug bei der Bank aktivieren: Aktivieren oder bestellen Sie den elektronischen Kontoauszug im Format camt.053 mit Details. Bei der UBS aktivieren Sie dafür den camt.053-Report im E-Banking. Bei PostFinance bestellen Sie ihn telefonisch mit täglicher Auslieferung, die Umstellung kann bis zu fünf Tage dauern. Bei Raiffeisen aktivieren Sie den Datentransfer «Mit Details» und «Einzeln verbuchen».
3. Verbinden: Klicken Sie auf «E-Banking verbinden», melden Sie sich bei der Bank an und bestätigen Sie den Zugriff für bexio.
4. Konten zuordnen: Verknüpfen Sie jedes Bankkonto mit einem bexio-Bankkonto oder wählen Sie «Dieses Bankkonto in bexio ignorieren». Jedes Konto muss verknüpft oder ignoriert sein.
5. Erstimport prüfen: bexio zeigt, wie viele Transaktionen importiert, automatisch abgeglichen oder als Duplikat ignoriert wurden.
6. Saldo vergleichen: Der Kontostand in bexio aktualisiert sich, wenn die Bank den Saldo in der Datei mitliefert. Vergleichen Sie ihn mit Ihrem E-Banking.

Abgleich: was bexio erledigt

• QR-Rechnungen: Laut Hilfe erhält bexio von den Banken genug Informationen für einen automatischen Abgleich. Passen Datum, Betrag und QR-Referenznummer zu einer offenen Rechnung, ordnet bexio die Zahlung zu. Ist die Zuordnung nicht eindeutig, suchen Sie über Kontakt oder Rechnungsnummer, prüfen den Vorschlag und klicken «Jetzt abgleichen». Mehr dazu in Zahlungseingänge in bexio abgleichen.
• Lieferantenrechnungen: Der automatische Abgleich klappt, wenn Sie die Zahlung in bexio erfasst und per Schnittstelle oder pain.001-Datei an die Bank übermittelt haben.
• Ohne passendes Dokument: Erfassen Sie die Transaktion als manuelle Buchung mit Belegnummer, Konto, Bezeichnung, Betrag, MWST-Satz und Beleg, oder als Kundenbuchung mit zwingendem Kontakt.
• Unklare Fälle: Setzen Sie die Transaktion auf «ignoriert», bis Ihr Treuhänder das Konto genannt hat. Sie erscheint dann nicht in der Buchhaltung.
• Datum und Währung: bexio verwendet standardmässig das Buchungsdatum, das Valutadatum aktivieren Sie unter «Bankkonto bearbeiten». Bei Fremdwährungen verbucht bexio mit dem Kurs der Bank, siehe Fremdwährungen in Offerten und Rechnungen.

Typische Stolpersteine

• Keine Transaktionen: Meist fehlt bei der Bank der Dateitransfer oder das Abo für den Kontoauszug. Nach der Aktivierung kann es bis zu zwei Tage dauern. Ohne Kontobewegung seit dem letzten Abruf gibt es nichts zu holen.
• Ältere Transaktionen fehlen: bexio holt standardmässig bis zu 60 Tage zurück, nicht bei jeder Bank. «Transaktionen abholen» importiert laut Hilfe die letzten 10 Tage. Für mehr nutzen Sie den «Datumsbereich» oder eine Datei der Bank.
• Doppelbuchungen: Ein Duplikatsfilter verhindert doppelte Importe. Haben Sie einen Zahlungseingang aber von Hand erfasst, gleichen Sie die später importierte Banktransaktion für diese Rechnung nicht noch einmal ab.
• Ein Vertrag, ein Konto: Bei bLink lässt sich jeweils nur ein Bankvertrag mit einem bexio-Konto verbinden.
• Bankspezifisches: Die Raiffeisen-Plattform «KMU eServices» ist laut Hilfe nicht mit der direkten Schnittstelle kompatibel. Dort importieren Sie camt.053 von Hand. Raiffeisen erzeugt zudem erst nach einer Kontobewegung seit der Aktivierung einen Kontoauszug.
• Benutzerrechte: Fehlt der Button «E-Banking verbinden», ist beim Benutzer das Recht «E-Banking Schnittstelle» deaktiviert. Ohne «Banking Synchronisation» holt bexio keine Transaktionen und überträgt keine Zahlungen.

Sicherheit und Aufbewahrung

bexio speichert laut Hilfe keine E-Banking-Zugangsdaten wie Vertragsnummer oder Passwörter und fragt auch nicht danach. Bei bLink geben Sie sie nur bei Ihrer Bank ein. Kontoauszüge dienen als Zahlungsbelege. Wie Sie Belege digital ablegen, beschreibt Belege in bexio erfassen und digital ablegen.

Häufige Fragen

Muss ich meine E-Banking-Zugangsdaten bei bexio hinterlegen?

Nein. Laut Hilfe speichert bexio keine Zugangsdaten und fragt weder schriftlich noch telefonisch danach. Geben Sie solche Daten nie Dritten weiter.

Was gilt, wenn meine Bank nicht aufgeführt ist?

Importieren Sie den Kontoauszug als camt.053. bexio kann nicht garantieren, dass die Datei jeder Bank vollständig eingelesen wird. Funktioniert der Import nicht, bleiben manuelle Buchungen.

Kann ich Zahlungen aus bexio an die Bank senden?

Ja, über die Schnittstelle. Sie erfassen die Zahlung bei der Lieferantenrechnung oder unter «Banking», übermitteln sie mit «Zahlungen übermitteln» und geben sie im E-Banking frei. Erst dann führt die Bank sie aus.

Fazit

Die Bankanbindung spart den manuellen Abgleich, wenn die Voraussetzungen stimmen: aktivierter camt.053-Kontoauszug bei der Bank, verbundenes Konto und passende Benutzerrechte. Ohne Schnittstelle genügt der camt.053-Import. Prüfen Sie nach der Einrichtung Erstimport und Saldo. Dann bereitet der QR-Abgleich die Zahlungen für Sie vor, siehe QR-Rechnung: was KMU wissen müssen.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.