Zahlungseingänge automatisch zuordnen

bexio ordnet eine Zahlung automatisch einer Rechnung zu, wenn sie sich eindeutig zuweisen lässt. Am zuverlässigsten gelingt das bei QR-Rechnungen mit Referenz. Wie viele Zahlungen Sie noch von Hand anfassen, hängt deshalb vor allem von Ihrer Rechnungsstellung und der Bankanbindung ab.

Was bexio automatisch abgleicht

Die bexio-Hilfe nennt für Kundenrechnungen drei Fälle, in denen der Abgleich ohne Ihr Zutun läuft:

1. Eine QR-Zahlung, bei der Referenznummer und Betrag zur Rechnung passen.
2. Eine QR-Zahlung, bei der die Referenznummer passt, der Betrag aber abweicht, zum Beispiel wegen eines Skontoabzugs.
3. Eine Zahlung, deren Kontaktdaten zum Rechnungsempfänger einer noch nicht abgeglichenen Rechnung passen.

Voraussetzung ist, dass die passende Rechnung in bexio bereits vorhanden ist. Beim Import der Transaktionen zeigt bexio an, wie viele automatisch abgeglichen wurden. Auch bei einem manuellen Import von Dateien gleicht bexio QR-Gutschriften automatisch ab. Auf der Webseite beschreibt bexio den Nutzen so, dass Rechnungen bei eingehender Zahlung als bezahlt und sonst als überfällig markiert werden.

Voraussetzung 1: Rechnungen mit Referenz stellen

Ob eine Zahlung später automatisch zugeordnet wird, entscheiden Sie schon beim Rechnungsstellen. Pro Bankkonto wählen Sie eine von drei Varianten der QR-Rechnung:

SIX, die Betreiberin des Standards, beschreibt die QR-Referenz als 27-stellige Nummer, die bisherige ESR-Referenz. Sie verlangt die QR-IBAN. Die Creditor Reference nach ISO 11649 hat bis zu 25 Stellen und gehört zur normalen IBAN. Haben Sie bisher den orangen Einzahlungsschein mit Referenz genutzt, empfiehlt bexio die Variante «QR-IBAN». Die QR-IBAN und die QR-Referenz-ID erhalten Sie von Ihrer Bank.

Aktivieren Sie die Funktion im Bereich «Banking»: Öffnen Sie das Konto mit «Bankkonto bearbeiten» und schalten Sie «Rechnung mit QR-Code» ein. Alle Details zur QR-Rechnung, auch zu den Stolpersteinen bei Adressen und Währung, finden Sie in QR-Rechnung: Was KMU wissen müssen.

Voraussetzung 2: Transaktionen regelmässig einlesen

Der Abgleich beginnt erst, wenn die Banktransaktionen in bexio liegen. Das geht über die Bankenschnittstelle oder mit einer Datei im Format camt.053 oder camt.054. Wie Sie beides einrichten und was bei einzelnen Banken gilt, steht in Bankanbindung in bexio: Kontoauszüge automatisch einlesen. Wer nur selten importiert, hat nur selten aktuelle Zuordnungen. Legen Sie deshalb fest, wer wann importiert.

Abweichende Beträge: die Toleranz

Zahlt ein Kunde mit Skonto oder rundet er ab, kann bexio trotzdem abgleichen. Die Hilfe nennt dafür zwei Grenzen. Der Abgleich gelingt, wenn der bezahlte Betrag unter dem Rechnungstotal liegt und die Differenz entweder unter CHF 5.00 oder unter 2 Prozent des Totals bleibt. Zwei Beispiele mit Musterwerten:

• Rechnung CHF 800.00, bezahlt CHF 790.00: Die Differenz von CHF 10.00 liegt unter 2 Prozent (CHF 16.00). bexio gleicht automatisch ab.
• Rechnung CHF 800.00, bezahlt CHF 760.00: Die Differenz von CHF 40.00 überschreitet beide Grenzen. Die Zahlung bleibt für den manuellen Abgleich stehen.

Die Hilfe beschreibt nicht, wie bexio die Differenz bei einem automatischen Abgleich verbucht. Schauen Sie sich solche Fälle deshalb in Ihren Stichproben an und klären Sie die Buchung bei Bedarf mit Ihrem Treuhänder.

Debitorenerkennung: Zahler und Rechnung zusammenbringen

Der dritte automatische Fall arbeitet mit Kontaktdaten. Je vollständiger und einheitlicher Name und Adresse Ihrer Kunden gepflegt sind, desto eher findet bexio die passende offene Rechnung. Pflegen Sie den Kundenstamm deshalb sauber und vollständig.

Nutzen Sie Kontera für Belege, gibt es einen zweiten Punkt. Dort ist die Unterscheidung zwischen Rechnungen von und an Ihren Betrieb für die automatische Erkennung schwierig. Die Hilfe empfiehlt, die IBAN und QR-IBAN des Bankkontos im Kontenplan zu hinterlegen. Sie finden den Kontenplan unter «Einstellungen» → «Stammdaten» → «Konten». Lässt sich das Konto in Kontera nicht bearbeiten, tragen Sie die IBAN im verbundenen Buchhaltungssystem ein und importieren die Konten neu.

Regeln: wo Buchungsregeln helfen und wo nicht

Zahlungen auf Kundenrechnungen laufen über den Abgleich mit Referenz, Betrag und Datum. Buchungsregeln brauchen Sie dafür nicht. Sie gehören zu Kontera und verbuchen Transaktionen ohne passende Rechnung, etwa Bank- und PayPal-Gebühren.

Zwei Hinweise aus der Hilfe: Passen mehrere Regeln auf dieselbe Transaktion, wendet Kontera keine an. Und bei Gebühren hilft ein Textkriterium mit «enthält» statt «=». Die Einrichtung zeigt Buchungsregeln für Banktransaktionen nutzen.

Festhalten sollten Sie zusätzlich Ihre eigenen Betriebsregeln, zum Beispiel:

• Wer importiert und prüft, und wie oft?
• Was geschieht mit Zahlungen ohne Referenz?
• Wer entscheidet bei Differenzen über Skonto oder Gutschrift?

Kontrolle: automatische Zuordnungen prüfen

Automatisch abgeglichene Transaktionen finden Sie unter «Banking» bei «Banktransaktionen anzeigen» mit dem Status «automatisch abgeglichen». Sie sind in der Finanzbuchhaltung verbucht. Über «Aktionen» können Sie einen automatischen Abgleich rückgängig machen und die Transaktion von Hand abgleichen.

1. Öffnen Sie in regelmässigen Abständen die Liste der Banktransaktionen.
2. Prüfen Sie einige automatisch abgeglichene Zahlungen: Stimmen Kunde, Rechnung und Betrag?
3. Achten Sie besonders auf Zahlungen mit Differenz.
4. Setzen Sie falsche Zuordnungen mit «Aktionen» zurück.

Was weiterhin manuell bleibt

• Zahlungen ohne QR-Referenz, etwa freie Überweisungen.
• Eine Zahlung für mehrere Rechnungen: Sie teilen den Betrag auf. Die Summen links und rechts müssen übereinstimmen.
• Differenzen über der Toleranz.
• Fremdwährungen, bei denen die Bank keinen Kurs liefert.
• Zahlungen ohne Rechnung in bexio: Hier verbuchen Sie manuell oder als Kundenbuchung.

Haben Sie eine Zahlung bereits von Hand als Zahlungseingang erfasst, gleichen Sie die importierte Transaktion für diese Rechnung nicht noch einmal ab. Sonst entsteht eine Doppelbuchung. Greift der Abgleich trotz passender Rechnung nicht, helfen die Prüfschritte in Bankabgleich findet die Zahlung nicht.

Häufige Fragen

Muss ich automatisch abgeglichene Zahlungen noch bestätigen?

Nein. Sie erhalten den Status «automatisch abgeglichen» und sind verbucht. Nur Transaktionen, die bexio nicht eindeutig zuordnen kann, gleichen Sie mit «Jetzt abgleichen» selbst ab.

Funktioniert der automatische Abgleich ohne Bankschnittstelle?

Ja, für QR-Gutschriften. Die Hilfe hält fest, dass auch beim manuellen Import von Kontoauszügen QR-Zahlungen automatisch abgeglichen werden.

Gilt das auch für Lieferantenrechnungen?

Ja, unter anderen Bedingungen. bexio ordnet die Zahlung zu, wenn Sie sie in bexio erfasst und an die Bank übermittelt haben und die Bank die nötigen Kennungen mitliefert.

Fazit

Automatisches Zuordnen beginnt bei der Rechnung: Mit QR-IBAN und QR-Referenz erkennt bexio die meisten Zahlungen selbst. Dazu brauchen Sie regelmässig eingelesene Transaktionen und gepflegte Kontaktdaten. Kontrollieren Sie das Ergebnis mit Stichproben und halten Sie fest, wer die Ausnahmen bearbeitet.