Bankabgleich findet die Zahlung nicht

bexio ordnet eine Zahlung nur dann automatisch zu, wenn sie eindeutig zu einer offenen Rechnung passt. Findet der Bankabgleich nichts, gleichen Sie von Hand ab. Wählen Sie «Transaktionen abgleichen», suchen Sie den Kontakt oder die Rechnungsnummer, wählen Sie die Rechnung und bestätigen Sie mit «Jetzt abgleichen». Die folgenden Prüfschritte zeigen, woran es hakt.

Symptome erkennen

Schauen Sie sich die nicht abgeglichene Transaktion an und vergleichen Sie sie mit der Rechnung.

Ursachen und Lösungen als Prüfschritte

1. Rechnungsstatus prüfen

Der automatische Abgleich funktioniert nur, wenn in bexio eine passende Debitorenrechnung vorhanden ist. Auch bei der manuellen Suche zeigt bexio nur Rechnungen im Status «Offen» und «Teilweise». Öffnen Sie die Rechnung und kontrollieren Sie den Status. Eine Rechnung im Entwurf oder eine, die bereits als bezahlt gilt, taucht im Abgleich nicht auf.

2. Referenz, Betrag und Datum vergleichen

Laut bexio-Hilfe ordnet bexio eine Gutschrift automatisch zu, wenn Datum, Betrag und QR-Referenznummer mit der Rechnung übereinstimmen. Für QR-Zahlungen nennt die Hilfe zwei weitere Fälle:

• Die Referenznummer stimmt, der Betrag weicht ab, etwa wegen eines Skontoabzugs.
• Die Kontaktdaten des Zahlers passen zu denen einer noch nicht abgeglichenen Rechnung.

Der Such-Mechanismus verbucht nur eindeutige Treffer. Zahlt ein Kunde ohne QR-Referenz, zum Beispiel mit einer freien Überweisung, bleibt die Zuordnung offen. Die Hilfe beschreibt den automatischen Abgleich für QR-Zahlungen. Alles andere erledigen Sie manuell. Mehr zur QR-Rechnung lesen Sie in QR-Rechnung: Was KMU wissen müssen. Laut Hilfe lässt sich der automatische Abgleich neu anstossen, wenn er nicht gegriffen hat. Tun Sie das, nachdem Sie die Rechnung korrigiert haben.

3. Manuell zuordnen

1. Öffnen Sie «Banking» und klicken Sie auf «Transaktionen abgleichen».
2. Links sehen Sie die Banktransaktionen, rechts die bexio-Buchungen.
3. Suchen Sie über das Suchfeld nach dem Kontakt oder der Rechnungsnummer. bexio listet dann die offenen Rechnungen des Kontakts.
4. Wählen Sie die passende Rechnung, prüfen Sie Betrag und Datum und klicken Sie auf «Jetzt abgleichen».

bexio setzt die Rechnung dann mit dem Zahlungsdatum auf bezahlt. Bei abweichendem Betrag unterscheidet die Hilfe mehrere Fälle:

• Überzahlung: Der Mehrbetrag kann als Guthaben auf dem Kundenkonto für die nächste Rechnung bleiben, zurücküberwiesen oder als Ertrag verbucht werden.
• Unterzahlung: Der Rest lässt sich als Skonto oder als Gutschrift ausbuchen. Ein Skonto hat Einfluss auf die Mehrwertsteuer, eine Gutschrift nicht.

Welche Buchungssätze richtig sind, beantwortet bexio nicht. Klären Sie das mit Ihrem Treuhänder. Die Fälle erklärt der Beitrag Überzahlung, Teilzahlung und Rückerstattung in bexio.

4. Betrag aufteilen

Begleicht eine Zahlung mehrere Rechnungen, teilen Sie den Betrag auf und gleichen alle Rechnungen ab. Der Gesamtbetrag in beiden Spalten muss übereinstimmen, sonst ist der Abgleich nicht möglich.

5. Keine passende Buchung vorhanden

Gibt es zur Zahlung keine Rechnung, empfiehlt bexio eine manuelle Buchung. Dort erfassen Sie Belegnummer, Buchhaltungskonto, Bezeichnung, Betrag und Mehrwertsteuersatz und können einen Beleg hochladen. Soll die Zahlung einem Kunden zugeordnet werden, ohne dass ein Dokument existiert, erfassen Sie eine Kundenbuchung. Dort ist ein Kontakt zwingend. Sind Sie unsicher, ignorieren Sie die Transaktion vorerst. Sie hat dann den Status «ignoriert», beeinflusst die Buchhaltung nicht und lässt sich über «Aktionen» rückgängig machen. Fragen Sie in dieser Zeit Ihren Treuhänder.

6. Doppelte Erfassung vermeiden

Haben Sie die Zahlung in der Rechnung schon manuell als Zahlungseingang erfasst, gleichen Sie die später importierte Banktransaktion für diese Rechnung nicht noch einmal ab. Sonst entsteht eine Doppelbuchung. Wie die manuelle Erfassung geht, steht in Zahlungseingang manuell verbuchen.

7. Fremdwährung und Kurs

Bei Fremdwährungstransaktionen zeigt bexio den Fremdwährungsbetrag. Zum Verbuchen nutzt bexio den Umrechnungskurs der Bank. Liefert die Bank keinen Kurs in der Datei, hinterlegen Sie ihn in den Einstellungen unter «Funktionen und Module» → «Währungen und Umrechnungskurse». Nur dann entsteht der richtige CHF-Betrag.

8. Falschen Abgleich korrigieren

Haben Sie falsch abgeglichen, öffnen Sie unter «Banking» die «Banktransaktionen anzeigen», klicken auf «Aktionen» und wählen «Abgleich bearbeiten» oder «Abgleich rückgängig». Beim Bearbeiten bleiben die Buchungen bestehen. Beim Rückgängigmachen entfällt der ganze Abgleich. Haben Sie eine Transaktion auf mehrere Buchungen aufgeteilt, gehen dabei alle Buchungen verloren.

Hinweis für Kontera-Nutzer

Nutzen Sie Kontera, fällt dem System die Unterscheidung zwischen Debitor und Kreditor teils schwer. Fehlt beim Buchhaltungskonto Ihres Bankkontos die IBAN, tragen Sie unter «Einstellungen» → «Stammdaten» → «Konten» IBAN und QR-IBAN ein. Das erleichtert die Erkennung. Lässt sich das Konto in Kontera nicht bearbeiten, hinterlegen Sie die IBAN im verbundenen Buchhaltungssystem und importieren die Konten neu.

Wann der bexio-Support weiterhilft

Greift der Abgleich trotz passender Rechnung nicht, wenden Sie sich an den Support. Halten Sie ein Beispiel bereit: Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Referenz der Zahlung sowie die Transaktion aus dem Banking. Fehlen die Transaktionen ganz, lesen Sie Banktransaktionen kommen nicht an. Bei UBS-Konten gibt es den Status «Anstehend»: Wechselt er nach einigen Tagen nicht von selbst auf «nicht abgeglichen», kontaktieren Sie laut Hilfe den Support.

Häufige Fragen

Warum gleicht bexio nicht alle Zahlungen automatisch ab?

bexio verbucht nur eindeutige Transaktionen. Das schützt vor falschen Zuordnungen. Was nicht eindeutig ist, bleibt zur manuellen Prüfung stehen.

Was bedeutet der Status «ignoriert»?

Eine ignorierte Transaktion wird nicht abgeglichen und nicht verbucht. Sie erscheint nicht mehr in der Transaktionsliste des Abgleichs, ist aber über «Banktransaktionen anzeigen» sichtbar und lässt sich mit «Aktionen» wieder aufnehmen.

Kann ich eine Zahlung ohne Rechnung verbuchen?

Ja, als manuelle Buchung oder als Kundenbuchung, wenn die Zahlung einem Kunden zugeordnet werden soll.

Fazit

Findet der Bankabgleich eine Zahlung nicht, prüfen Sie zuerst den Rechnungsstatus, dann Referenz, Betrag und Datum. Bleibt die Zuordnung offen, gleichen Sie in der Abgleichsübersicht manuell ab, teilen Beträge auf oder erfassen eine manuelle Buchung. Wer eine Zahlung schon von Hand erfasst hat, darf die Banktransaktion nicht zusätzlich abgleichen.