Lohnlauf automatisieren

Den Lohnlauf automatisieren heisst in bexio: Was jeden Monat gleich ist, hinterlegen Sie einmal im Mitarbeiterstamm. Stunden, Abschluss, Verbuchung, Versand und Zahlung lösen Sie danach mit wenigen Klicks aus. Die Kontrolle vor dem Abschluss bleibt Ihre Aufgabe, denn einzelne Schritte lassen sich nicht wiederholen.

Was sich im Lohnlauf wiederholt

Ein Lohnlauf besteht jeden Monat aus denselben Schritten. Die folgende Übersicht zeigt, wo bexio Arbeit abnimmt:

Einmal einrichten: Was jeden Monat gleich ist

Wiederkehrende Lohnarten. Beträge, die eine Person jeden Monat erhält, etwa Funktionszulagen, eine monatliche Spesenabrechnung oder der Privatanteil eines Geschäftsfahrzeugs, hinterlegen Sie beim Mitarbeitenden unter «Grundlohndaten». Mit «Lohnart hinzufügen/entfernen» wählen Sie die Lohnarten aus. Sie erscheinen danach in jedem Monat automatisch. Erhält jemand die Zulage nicht mehr, entfernen Sie die Lohnart. Welche Lohnarten für welchen Fall passen, klären Sie mit Ihrem Treuhänder.

Bankverbindung und Stammdaten. Fehlt bei einer Person die Bankverbindung, zeigt bexio ein rotes Ausrufezeichen. Für den Versand per E-Mail brauchen Sie bei jeder Person eine E-Mail-Adresse und eine AHV-Nummer.

Lohnarten und Konten für die Verbuchung. Die Konten müssen in der Lohnbuchhaltung und in der Finanzbuchhaltung vorhanden sein, mit identischer Kontonummer und Bezeichnung. Prüfen Sie ausserdem bei den Lohnarten, ob die richtigen Konten der Finanzbuchhaltung hinterlegt sind.

Passwort und E-Mail-Text. Legen Sie fest, ob die PDFs mit der AHV-Nummer, dem Geburtsdatum oder einem einheitlichen Passwort geschützt werden, und passen Sie den E-Mail-Text an. Die Sprache übernimmt bexio aus den Personalien.

Stunden automatisch übernehmen

Bei Stundenlöhnern fehlt vor dem Abschluss meist die Anzahl Stunden. Statt sie einzutippen, können Sie die erfassten Stunden synchronisieren. Das geht über «Lohnabrechnung» → «Alle Mitarbeiter» mit «Stunden Transfer», entweder aus bexio-Projekten oder aus clockodo. Für Projekte gilt:

1. Die Zuordnung läuft über die E-Mail-Adresse. Sie muss bei der Zeiterfassung im Projekt und in den «Personalien» der Lohnbuchhaltung dieselbe sein.
2. Die Lohnabrechnung des Monats muss noch offen sein.
3. bexio zeigt vor der Übernahme drei Listen: übereinstimmende Mitarbeitende, Mitarbeitende ohne Stunden in den Projekten und Ansprechpartner ohne Eintrag in der Lohnbuchhaltung.
4. Mit «OK» übernehmen Sie die Stunden aller übereinstimmenden Personen.

Prüfen Sie die beiden Restlisten, bevor Sie bestätigen. Dort fallen Tippfehler bei E-Mail-Adressen auf. Wie Sie Stunden zuverlässig erfassen, zeigt der Beitrag Stundenlöhner: Arbeitsstunden übernehmen.

Abschliessen, verbuchen, versenden

Abschliessen. Sind alle Löhne des Monats erfasst, klicken Sie unter «Alle Mitarbeiter» auf «Alle abschliessen». Solange bei jemandem ein rotes Ausrufezeichen steht, fehlen lohnrelevante Daten und der Abschluss ist nicht möglich. bexio empfiehlt, Korrekturen im Folgemonat zu erfassen und einen abgeschlossenen Monat nicht erneut zu öffnen.

In die Finanzbuchhaltung übertragen. Nach dem Abschluss erstellen Sie die Buchungen mit «In die Finanzbuchhaltung übertragen». Das Buchungsdatum passen Sie bei Bedarf an. Die Buchungen stehen danach im Journal im Reiter «Lohnbuchungen». Mit der Übertragung ist der Monat gesperrt. Ändern Sie später etwas, stornieren Sie die Verbuchung zuerst in der Lohnbuchhaltung. Einzelne Buchungen lassen sich nicht anpassen. Mehr dazu in Löhne in die Finanzbuchhaltung verbuchen.

Per E-Mail versenden. Mit «E-Mail an alle» gehen die Abrechnungen als verschlüsselte PDFs an die Mitarbeitenden. bexio prüft vorher E-Mail-Adressen und AHV-Nummern und listet fehlende Angaben auf. Danach reiht es den Versand in eine Warteschlange ein. Ein gelbes Symbol steht für «wartet», ein grünes für «versendet». Die lohnverantwortliche Person erhält jede Nachricht in Kopie. Beachten Sie: Der Versand ist laut Hilfe nur einmal pro Monat möglich, einen Testlauf gibt es nicht.

Löhne bezahlen

Unter «Lohnabrechnung» → «Lohnzahlungen» wählen Sie Monat und Mitarbeitende, das Belastungskonto und das Valutadatum. Der Verwendungszweck lautet standardmässig «Salär» mit Monat und Jahr. Die Zahlungen gehen an Ihr Banking und erscheinen bei den Zahlungsausgängen. Von dort übermitteln Sie sie an das E-Banking oder exportieren eine Zahlungsdatei als pain.001 oder DTA. Prüfen Sie vor dem Übermitteln Beträge und Valutadatum.

Meldungen an die Versicherungen

Auch jährlich wiederkehrende Meldungen lassen sich verkürzen. Beim einheitlichen Lohnmeldeverfahren (ELM) erfassen Sie die Versicherungsdaten einmalig. Nach dem letzten Lohnlauf wählen Sie die Empfänger aus und übermitteln die Daten. Sie erhalten eine Quittung, die zeigt, ob die Versicherung die Daten akzeptiert oder abgelehnt hat.

Was Sie nicht automatisieren sollten

• Die Kontrolle vor dem Abschluss. Prüfen Sie Änderungen im Mitarbeiterstamm wie Eintritte, Austritte, Zulagen und Beschäftigungsgrad, bevor Sie abschliessen.
• Den Versand ohne Stichprobe. Schauen Sie sich vorher eine Abrechnung im Detail an. Der Sammelversand lässt sich nicht wiederholen.
• Korrekturen im abgeschlossenen Monat. Der Ablauf im Folgemonat ist sicherer. Den ganzen Lohnlauf als Anleitung finden Sie in Lohnabrechnung erstellen und per E-Mail versenden.

Häufige Fragen

Läuft der Lohnlauf in bexio von selbst?

Nein. Wiederkehrende Lohnarten fügt bexio automatisch ein, doch Abschluss, Verbuchung, Versand und Zahlung lösen Sie jeweils selbst aus.

Kann ich den Sammelversand testen?

Nein. Die bexio-Hilfe nennt keinen Testlauf. Einzelne PDFs können Sie dagegen beliebig oft manuell herunterladen und selbst versenden.

Warum lässt sich der Monat nicht abschliessen?

Meist fehlen Daten, zum Beispiel die Stunden eines Stundenlöhners. Beheben Sie die mit rotem Ausrufezeichen markierten Angaben.

Fazit

Ein verkürzter Lohnlauf beginnt mit sauberen Stammdaten: wiederkehrende Lohnarten, Bankverbindungen, E-Mail-Adressen und Konten. Danach genügen für Stunden, Abschluss, Verbuchung und Versand wenige Klicks. Schalten Sie die Kontrolle vor dem Abschluss nicht aus. Wie Sie solche Abläufe laufend im Blick behalten, beschreibt Automatisierungen überwachen und Fehler finden.