Lieferantenrechnungen automatisiert verarbeiten

Eine Lieferantenrechnung durchläuft sechs Stationen: Eingang, Erfassen, Prüfen, Freigeben, Bezahlen und Abgleichen. In bexio laufen der Eingang, das Auslesen einer QR-Rechnung, die Übermittlung der Zahlung und der Abgleich weitgehend automatisch. Prüfen und Freigeben bleiben bei Menschen. Das ist Absicht: Wo Geld fliesst, soll eine Person hinsehen, bevor die Maschine weiterarbeitet.

Die sechs Stationen im Überblick

Station 1 und 2: Eingang und Erfassen

Den Beleg legen Sie in den Posteingang unter «Apps» → «Posteingang». Von dort klicken Sie im Drei-Punkte-Menü auf «Neue Lieferantenrechnung» und wählen den Kontakt. Enthält der Anhang eine QR-Rechnung, extrahiert bexio die Details. Haben Sie die Datei später angehängt, starten Sie das Auslesen mit «Daten extrahieren». Beachten Sie: Bei erfolgreichem Auslesen werden alle Angaben der Lieferantenrechnung überschrieben.

Für Konto und Steuersatz gilt: Gibt es für den Kontakt bereits eine Lieferantenrechnung, übernimmt bexio Buchungskonto und Steuersatz der letzten. Sonst gilt das Standard-Aufwandskonto aus den Einstellungen unter «Funktionen & Module». Speichern Sie die Rechnung zunächst als Entwurf. Erst «Als offen markieren» bucht sie. Der Entwurf ist Ihr Sicherheitsnetz für Station 3.

Wer Belege ohne QR-Rechnung automatisch auslesen und per Regel kontieren will, nutzt Kontera. Das Zusammenspiel zeigt Belege automatisch verbuchen.

Eingang mit Make oder Zapier: Beide Plattformen laden Anhänge in den Posteingang, Make mit Upload a File, Zapier mit Upload File to Inbox. Die Schnittstelle von bexio führt Lieferantenrechnungen, zunächst im Status DRAFT, dann BOOKED. Beim Buchen prüft sie laut Dokumentation unter anderem, dass das Rechnungsdatum in einem offenen Geschäftsjahr liegt und die Dokumentnummer unter den gebuchten Rechnungen eindeutig ist. Fertige Module für Lieferantenrechnungen führen Make und Zapier nicht auf. Wer sie per Schnittstelle anlegt, lässt sie als Entwurf anlegen und prüft sie von Hand.

Station 3: Prüfen

Eine kurze Checkliste für jede Rechnung:

1. Lieferant: Stimmt der Kontakt mit dem Absender überein?
2. Doppelte: Ist die Rechnungsnummer des Lieferanten schon erfasst?
3. Kontoverbindung: Weicht die IBAN von der letzten Rechnung ab? Bestätigen Sie neue Verbindungen beim Lieferanten, nicht per Antwort auf die Mail. Das ist eine Empfehlung, keine Vorgabe von bexio.
4. Datum: Liegt das Rechnungsdatum im richtigen Geschäftsjahr? Das neue Geschäftsjahr muss in bexio angelegt sein, bevor Sie eine Rechnung dafür erfassen können.
5. Währung: Bestimmte Fremdwährungskombinationen lassen sich laut bexio in Lieferantenrechnungen nur ungenügend abbilden und brauchen manuelle Buchungen.
6. Fälligkeit und Skonto: Wann ist die Zahlung fällig, und gibt es Skonto?

Station 4: Freigeben

Trennen Sie, wer erfasst und wer zahlt. In bexio steuern Sie das über Benutzerrechte. Ist die Banking-Synchronisation für eine Person deaktiviert, kann sie keine Zahlungen an das E-Banking übertragen. In Kontera genehmigen Freigaberegeln jeden Beleg, bevor er in die Buchhaltung gelangt. Einrichtung und Fallstricke stehen in Freigaben und Genehmigungen für Belege. Regeln Sie auch die Vertretung, sonst bleiben Rechnungen liegen und Zahlungsfristen laufen ab.

Station 5: Bezahlen

In der Lieferantenrechnung klicken Sie auf «Zahlung erfassen» und wählen IBAN oder QR-Rechnung. Mit «Zahlungsauftrag erstellen» entsteht die Zahlung im Banking. Übermittelt ist sie damit noch nicht. Das tun Sie so:

1. Öffnen Sie im Banking das Bankkonto und klicken Sie auf «Zahlungsausgänge anzeigen».
2. Wählen Sie die auszuführenden Zahlungen aus.
3. Klicken Sie auf «Zahlungsaufträge übermitteln». Alternativ laden Sie die Datei pain.001 herunter und laden sie im E-Banking hoch.
4. Melden Sie sich im E-Banking an und bestätigen Sie, wie es Ihre Bank verlangt.

Beachten Sie die Regeln aus der Hilfe: Das Ausführungsdatum liegt zwischen heute und höchstens 60 Kalendertagen in der Zukunft. Bankzahlungen brauchen eine IBAN und eine Hausnummer. Zahlungen in Nicht-SEPA-Länder sind über bexio nicht möglich. Je nach Bank müssen Sie die Zahlungen im E-Banking zusätzlich freigeben. Eine vollautomatische Zahlung beschreibt die Hilfe nicht.

Bündeln Sie die Zahlungen in einer festen Runde, zum Beispiel einmal pro Woche. Die Liste unter «Ausgaben» → «Lieferantenrechnungen» zeigt mit den Filtern «To do» und «Überfällig», was ansteht. Details zu Skonto und Teilzahlungen finden Sie in Lieferantenrechnungen bezahlen und abgleichen.

Station 6: Abgleichen

Hat bexio die Zahlung an die Bank übertragen, ordnet es die Bankbuchung beim Import der Transaktionen automatisch zu. bexio gibt der Bank dafür eine eindeutige ID mit. Der Status der Rechnung wechselt erst dann auf «Bezahlt». Bleibt er auf «Übermittelt» oder «Heruntergeladen», prüfen Sie die Transaktion unter «Transaktionen abgleichen».

Erfassen Sie eine Zahlung dagegen von Hand als manuelle Zahlung, gilt die Rechnung sofort als bezahlt. Gleichen Sie die Banktransaktion dann nicht zusätzlich ab, denn das würde eine doppelte Buchung verursachen.

Häufige Fragen

Prüft bexio, ob ich eine Zahlung schon übermittelt habe?

Nein. Laut Hilfe prüft bexio nicht, ob Zahlungen früher übermittelt wurden. Sobald Sie auf «Übermitteln» klicken, gehen sie erneut an die Bank. Übermittelte Dateien sehen Sie im E-Banking unter Datentransfer.

Kann ich den ganzen Ablauf ohne Mensch laufen lassen?

Technisch lassen sich Eingang und Abgleich automatisieren. Prüfen und Freigeben sollten Sie nicht auslassen. Ein Fehler in Lieferant, Betrag oder IBAN würde sonst bis zur Bank durchlaufen.

Wer hilft, wenn eine Anbindung nicht mehr läuft?

Bei Anbindungen von Drittanbietern der Anbieter selbst. Laut bexio-Hilfe bietet bexio dafür keinen Support.

Fazit

Automatisieren Sie den Eingang, das Auslesen und den Abgleich, und lassen Sie Prüfung und Freigabe bei Menschen. Erfassen Sie zuerst als Entwurf, zahlen Sie in festen Runden und kontrollieren Sie übermittelte Zahlungen im E-Banking.