Berichte und Kennzahlen automatisch erhalten

bexio hält Dashboard, Verkaufsanalyse und Berichte laufend aktuell. Eine zeitgesteuerte Zustellung per E-Mail beschreibt die bexio-Hilfe dagegen nicht. Sie erhalten Ihre Kennzahlen deshalb entweder mit einer festen Routine aus wenigen Exporten oder über ein Werkzeug wie Make, das Daten über die Schnittstelle abruft und nach Zeitplan weitergibt.

Was bexio von selbst aktuell hält

Das Dashboard zeigt Finanz-Diagramme auf Basis der Bruttobeträge. Dazu gehören die offenen Rechnungen, die offenen Lieferantenrechnungen, die Ein- und Ausgänge der flüssigen Mittel, die Top-Ausgaben sowie «Top Kunden», «Total je Status» und «Umsatz». Offene Rechnungen berechnet bexio abzüglich Teilzahlungen. Das Diagramm «Umsatz» zählt Rechnungen im Status «Offen», «Teilweise» und «Bezahlt» und ordnet sie nach Rechnungsdatum einem Monat zu.

Die Verkaufsanalyse lädt die Positionsdaten Ihrer Rechnungen, Aufträge und Angebote als Excel-Datei mit vorbereiteten Pivot-Tabellen. Laut bexio werden die Daten in Echtzeit exportiert, neue Rechnungen erscheinen in Kürze im Export. Wie Sie die Auswertung lesen, zeigt Verkaufsanalyse: Umsatz pro Kunde und Produkt.

Bilanz und Erfolgsrechnung gibt es mit Vorjahresvergleich und in der Version «Plus» auch mit Quartals- oder frei gewählten Periodenvergleichen. Die Erfolgsrechnung ist fünfstufig und zeigt Bruttogewinn, EBITDA und EBIT. Beim Export als PDF oder Excel übernimmt die Version «Plus» die gesetzten Filter automatisch.

Welche Zahlen Sie wirklich brauchen

Bevor Sie etwas automatisieren, legen Sie fest, welche Fragen Sie regelmässig beantwortet haben möchten. Ein Beispiel für einen Handwerks- oder Servicebetrieb:

• Wie viel ist offen, und was davon ist überfällig?
• Wie hoch war der Umsatz im Monat, verglichen mit dem Vormonat?
• Welche Kunden und Produkte tragen am meisten bei?
• Wie viele Offerten sind noch offen?

Einen Vorschlag für Kennzahlen im Verkauf macht Vertriebskennzahlen für KMU. Wenige Fragen, jeden Monat gleich beantwortet, nützen mehr als ein grosser Bericht, den niemand liest.

Die feste Monatsroutine

Planen Sie einen festen Termin, etwa am ersten Arbeitstag des Monats, und gehen Sie immer gleich vor:

1. Verkaufsanalyse: Öffnen Sie «Verkauf» → «Analyse», wählen Sie den Zeitraum und exportieren Sie die Excel-Datei.
2. Offene Posten: Öffnen Sie «Buchhaltung» → «Berichte» → «Offene Posten», wählen Sie den Stichtag und laden Sie die OP-Liste der Debitoren herunter. Bei Bedarf auch die der Kreditoren.
3. Erfolgsrechnung: Rufen Sie den Bericht für die Periode auf und exportieren Sie ihn als PDF oder Excel.
4. Ablage: Speichern Sie alle drei Dateien mit Datum im Dateinamen an einem festen Ort.

Ein Export dauert wenige Minuten. Entscheidend ist, dass der Termin im Kalender steht und eine Person dafür zuständig ist.

Wer exportieren darf. Unter «Einstellungen» → «Benutzer» → «Benutzer verwalten» bestimmen Sie die Rechte. Das Recht «Modul» entscheidet, ob jemand den Menüpunkt «Analyse» sieht, «Herunterladen» regelt den Excel-Export. Beachten Sie: Wer exportieren darf, erhält laut Hilfe alle Daten, auch wenn die Ansicht sonst auf eigene Rechnungen beschränkt ist.

Zeitgesteuert zustellen: Make als Beispiel

Wollen Sie die Zahlen ohne Handgriff erhalten, brauchen Sie ein Werkzeug, das nach Zeitplan läuft. Die Schnittstelle von bexio erlaubt es anderen Programmen, Daten zu lesen. Make bietet dafür laut seiner Dokumentation unter anderem die bexio-Module «Search Invoices» und «List Payments». Die Zeitplanung in Make kennt Optionen wie «At regular intervals», «Daily», «Weekly» und «Monthly».

Ein möglicher Ablauf:

1. Make startet das Szenario zum Monatsbeginn.
2. Es ruft die Rechnungen des Vormonats aus bexio ab.
3. Es summiert die Beträge und gliedert sie nach Ihren Regeln.
4. Es versendet das Ergebnis per E-Mail oder schreibt es in eine Tabelle.

Das ist ein Gerüst, kein fertiges Produkt. Welche Summen richtig sind, bestimmen Ihre Regeln: Welche Status zählen? Netto oder brutto? Welche Stornos fallen weg? Schreiben Sie diese Regeln auf, bevor Sie bauen. Zugang, Rechte und Datenschutz klären Sie ebenfalls vorab, siehe Zapier und Make mit bexio verbinden und Automatisierung und Datenschutz: Worauf KMU achten müssen.

Zahlen abgleichen: typische Abweichungen

Prüfen Sie jede neue Auswertung einmal gegen bexio. Diese Punkte führen häufig zu Unterschieden:

• Teilzahlungen: Das Dashboard zieht sie ab. Rechnungslisten und deren Excel-Export zeigen den ursprünglichen Betrag.
• Status: Die Verkaufsanalyse zeigt standardmässig alle Status. Wollen Sie nur offene Rechnungen sehen, filtern Sie nach dem Status.
• Mahnstufen: Sie sind im Export der Verkaufsanalyse nicht enthalten.
• Zeitraum: Das Diagramm «Top Kunden» umfasst die gesamte Laufzeit und lässt sich nicht nach Jahr filtern.
• Manuelle Buchungen: Sie erscheinen nicht in der OP-Liste. Deshalb können Differenzen zu den Sachkonten auftreten.
• Währung: Fremdwährungen rechnet bexio nach dem hinterlegten Wechselkurs um.

Häufige Fragen

Kann bexio Berichte automatisch per E-Mail senden?

Die bexio-Hilfe beschreibt keine zeitgesteuerte Zustellung von Berichten. Sie exportieren von Hand oder nutzen ein Zusatzwerkzeug mit Zeitplan.

Sind die Dashboard-Zahlen und die Verkaufsanalyse identisch?

Nicht immer. Die Diagramme haben eigene Regeln, etwa bei Teilzahlungen, Status und Zeitraum. Vergleichen Sie beide Quellen einmal und halten Sie fest, welche Sie für welche Frage verwenden.

Wer sollte die Auswertung erhalten?

Nur Personen, die die Zahlen auch sehen dürfen. Bedenken Sie das bei E-Mail-Verteilern und geteilten Tabellen.

Fazit

bexio liefert die Zahlen, doch den regelmässigen Rhythmus legen Sie fest. Starten Sie mit der Monatsroutine aus drei Exporten. Wenn sie sich bewährt hat, können Sie den Ablauf mit einem Werkzeug wie Make zeitgesteuert nachbauen. Schreiben Sie vorher auf, welche Zahlen wie berechnet werden, und prüfen Sie das Ergebnis jeweils gegen bexio.