Buchungsregeln für Banktransaktionen nutzen

Wiederkehrende Banktransaktionen wie Bankgebühren oder monatliche Abbuchungen verbuchen Sie mit Buchungsregeln automatisch. In der bexio-Hilfe gehören Buchungsregeln zu Kontera, der Anwendung für Belege und Transaktionen. Eine Regel legt fest, auf welches Konto und mit welchem Steuersatz eine Transaktion gebucht wird. Sie gilt für Transaktionen mit und ohne Beleg. Davon zu unterscheiden sind die automatischen Buchungen, die bexio selbst bei Rechnungen und Zahlungen erzeugt.

Zwei Arten von automatischen Buchungen

Der Begriff wird in der bexio-Hilfe für zwei verschiedene Dinge verwendet. Das sorgt oft für Verwirrung.

Die Systembuchungen von bexio erstellt das Programm für gewisse Geschäftsfälle mit Systemkonten. Die Hilfe führt dazu Rechnungen, Zahlungseingang, Überzahlung, Skonto auf Zahlungseingang, Währungsgewinn bei Zahlungseingang, Gutschrift, Kundenkonto Belastung und Gutschrift, Aufwendung, Lieferantenrechnung, Zahlungsausgang und Skonto auf Zahlungsausgang auf. Wie Zahlungseingänge den Rechnungen zugeordnet werden, zeigt der Beitrag Zahlungseingänge in bexio abgleichen.

Dieser Beitrag behandelt den zweiten Fall: Regeln, die Sie selbst steuern.

Wie Kontera Buchungen erzeugt

Kontera arbeitet mit Belegen und Transaktionen. Eine Buchung entsteht entweder aus einem Beleg (ohne Transaktion) oder aus einer Transaktion. Für Transaktionen gibt es zwei Wege:

• Manuell: Sie wandeln eine Transaktion ohne Beleg über «Ohne Beleg kontieren» in eine Buchung um.
• Regelbasiert: Eine Buchungsregel verbucht die Transaktion für Sie.

Beleg und Transaktion lassen sich auch später verbinden. Allerdings funktioniert die automatische Zuordnung von Belegen zu Transaktionen nur, solange die Transaktion noch nicht verbucht ist. Danach hängen Sie Belege nur noch von Hand an.

In bexio kommen die Buchungen als Lieferantenrechnung oder als manuelle Buchung an. Welche Form gewählt wird, hängt von der Belegart und den Einstellungen ab. Wie das Zusammenspiel im Detail aussieht, beschreibt der Beitrag Belege mit Kontera automatisch verbuchen.

Regeln für Transaktionen ohne Beleg

Viele Transaktionen haben keinen physischen Beleg: Bankgebühren, PayPal-Umsätze oder bestimmte Posten aus CAMT-Dateien. Für sie legen Sie eine Regel an, direkt aus der Transaktion.

1. Öffnen Sie die Übersicht «Belege und Transaktionen» und wählen Sie die Transaktion aus.
2. Klicken Sie auf das Pfeil-Symbol rechts neben der Transaktion.
3. Es öffnet sich ein Fenster mit vorausgefüllten Transaktionsdaten. Passen Sie bei Bedarf die Kriterien an, etwa Text oder Betrag. Unter «Vorschau Transaktionen» sehen Sie, welche Transaktionen die Regel erfasst.
4. Legen Sie unter «Buchungsanweisungen» fest, wie gebucht wird: «Konto» ist das Buchhaltungskonto, «Steuersatz» der Satz für die Position. Einen Kontakt zuzuordnen ist optional. Ohne Kontakt werden Transaktionen im Buchhaltungssystem unter Umständen anders gebucht, als Sie es gewohnt sind.
5. Wählen Sie unter «Zusätzliche Einstellungen» die Option «Automatisiert kontieren», wenn die Regel von selbst angewendet werden soll.
6. Klicken Sie auf «Regel speichern».

Laut bexio-Hilfe darf die Option «Beleg nötig» nicht gewählt sein, wenn Sie Transaktionen ohne physischen Beleg automatisieren wollen.

Regeln lassen sich auch gesammelt unter «Einstellungen» → «Buchungsregeln» erstellen und verwalten. Das lohnt sich für den Überblick und für komplexere Regeln. Der direkte Weg aus der Transaktion ist laut bexio-Hilfe aber der schnellste.

Regeln für Transaktionen mit Beleg

Bei Belegen bauen sich die Regeln fast von selbst auf. Kontera erstellt standardmässig Regeln pro Kontakt: Kontieren Sie eine Rechnung eines Lieferanten, prüft Kontera, ob es für diesen Kontakt schon eine Regel gibt. Falls nicht, legt es eine neue an, gemäss Ihrer Kontierung. Falls ja, hält es die Regel auf dem aktuellen Stand, solange Sie sie nicht manuell überschreiben.

Zusätzlich können Sie beim Verbuchen eines mit einer Transaktion abgeglichenen Belegs das Häkchen «Automatisiert kontieren» setzen. Bei künftig importierten Transaktionen passiert dann Folgendes: Findet Kontera zu einem Beleg die passende Transaktion und genau eine passende Regel, kontiert es den Beleg automatisch. Die Reihenfolge, in der Sie Belege und Transaktionen hochladen, spielt keine Rolle. Die Belege landen danach in der Synchronisierung, wo Sie sie noch einmal prüfen können, bevor sie ins Buchhaltungssystem übertragen werden.

Schlägt Kontera einmal eine falsche Kontierung vor, überarbeiten Sie die Regel dieses Kontakts oder legen eine neue Regel für ihn an.

Regeln anwenden und exportieren

Der Ablauf bei Transaktionen ohne Beleg besteht aus vier Schritten:

1. Importieren Sie die Transaktionen. Sie erscheinen im Tab «Belege und Transaktionen».
2. Kontera sucht passende Buchungsregeln.
3. Verbuchen Sie die Transaktionen mit gefundener Regel über «Buchungsregeln anwenden». Dazu wählen Sie die Buchungen aus und öffnen das Menü der Schaltfläche «Buchungen…». Einzelne Transaktionen bestätigen Sie mit dem grünen Haken.
4. Wechseln Sie zu «Bereit zum Export» und exportieren Sie.

Eine Transaktion erscheint erst unter «Bereit zum Export», wenn eine Regel angewendet oder von Hand kontiert wurde. Kontera übernimmt Bankdaten unter anderem als CAMT.053-Datei. Dieses Format erklärt der Beitrag Kontoauszüge manuell in bexio importieren.

Fehler, die Sie vermeiden

• Mehrere Regeln für dieselbe Transaktion: Dann nimmt Kontera keine automatische Zuweisung vor. Sie müssen eingreifen oder Ihre Regeln präzisieren. Lassen Sie Kontera die Regeln selbst verwalten, ist das in der Regel kein Problem.
• Gebühren werden nicht verbucht: Verwenden Sie präzise Regeln und bei Textkriterien zum Beispiel «enthält» statt «=». Damit trifft die Regel auch auf Texte zu, die den Suchtext nur enthalten.
• Beleg kommt später: Ist die Buchung bereits ohne Beleg exportiert, hängen Sie den Beleg direkt im Buchhaltungssystem an. Verarbeiten Sie ihn nicht noch einmal in Kontera, sonst entsteht eine doppelte Buchung.
• Beleg erwartet: Erwarten Sie einen Beleg, erstellen Sie keine eigene Regel für die Transaktion. Verbuchen Sie Beleg und Transaktion gemeinsam. Kontera merkt sich Ihre Kontierung dann selbst.

Häufige Fragen

Wo finde ich meine Buchungsregeln?

In Kontera unter «Einstellungen» → «Buchungsregeln». Dort stehen sowohl Ihre eigenen Regeln als auch die, die Kontera automatisch für Sie angelegt hat. Sie können auch nach Kontakten suchen.

Brauche ich Buchungsregeln, damit Rechnungszahlungen in bexio zugeordnet werden?

Nein. Zahlungen auf Kundenrechnungen gleichen Sie im bexio-Banking ab. Das geschieht über Referenz, Betrag und Datum und ist ein eigener Vorgang. Buchungsregeln sind für Belege, Gebühren und Transaktionen ohne passende Rechnung gedacht.

Kann ich die Buchungstexte anpassen?

Für bexio ist das möglich. Die Buchungstexte der exportierten Buchungen können Sie anhand vorgegebener Bausteine zusammenstellen. Die Einstellung finden Sie in Kontera unter «Einstellungen» → «Buchhaltungssystem».

Fazit

Buchungsregeln nehmen Ihnen die immer gleichen Buchungen ab: Gebühren, wiederkehrende Abbuchungen und Lieferantenrechnungen. Die Regel besteht aus Kriterien, Konto und Steuersatz. Erstellen Sie sie am schnellsten direkt aus der Transaktion. Achten Sie darauf, dass Regeln eindeutig bleiben, und lassen Sie die Kontierung bei Unsicherheit von Ihrem Treuhänder bestätigen.