Shopify mit bexio verbinden

Shopify und bexio verbinden Sie über die Anbindung eines Drittanbieters, denn die bexio-Hilfe beschreibt keine eigene Shopify-Funktion. Es gibt drei Wege: eine Connector-App aus dem bexio Marketplace oder dem Shopify App Store, eine Plattform wie Zapier oder Make oder eine eigene Anbindung über die Schnittstelle. Eine fertige App überträgt laut Anbieter Bestellungen, Kunden und Produkte nach bexio und meldet Zahlungen und Lagerbestände zurück.

Die drei Wege im Überblick

Für die meisten Betriebe beginnt die Entscheidung bei der Connector-App. Die anderen Wege lohnen sich, wenn Ihr Ablauf von dem abweicht, was die App vorsieht.

Weg 1: Connector-App

Der Marketplace sortiert Anbindungen unter «Connector-Apps». Auf der Startseite nennt bexio dort ausdrücklich Shopify. Der Eintrag des «Shopify Connector by Helvy» beschreibt die App als Lösung, die die Synchronisation von Shopify-Bestellungen, Kunden und Produkten mit bexio automatisiert und viele Anpassungsoptionen bietet. Eine kostenlose Testversion wird angezeigt.

Installiert wird die App laut Shopify-Eintrag im Shopify App Store. Ihre Oberfläche ist in Shopify eingebettet. Als Voraussetzung nennt der Eintrag einen Shopify-Shop und ein bexio-Konto. Die Tarife sind nach Bestellvolumen gestaffelt. Aktuelle Preise und Grenzen lesen Sie direkt im Eintrag, denn sie ändern sich.

Beim Installieren verlangt die App Zugriff auf Daten im Shop. Der Eintrag nennt Kundendaten, Produkte, Bestellungen, Auszahlungen von Shopify Payments, Standorte und Übersetzungen. Beim Verbinden mit bexio zeigt ein Zustimmungsfenster die Berechtigungen. Vergleichen Sie beides mit dem, was die App leisten soll. Eine Prüfliste für diese Entscheidung finden Sie im Beitrag Apps im bexio-Marketplace sinnvoll auswählen.

Was übertragen wird

Die Angaben stammen aus dem Eintrag im Shopify App Store. Massgebend ist, was die App in Ihrer Version tatsächlich tut.

Zu den Einstellungen zählen laut Eintrag die Berechnung der Steuern, mehrere Währungen und Sprachen sowie fortlaufende Rechnungsnummern. Fehlerberichte, Verlaufsberichte und Protokolle helfen bei der Kontrolle. Als Belege nennt der Eintrag Rechnungen, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine. Welche Belegart in Ihrem Ablauf entsteht, prüfen Sie in der Testversion.

Weg 2: Zapier oder Make

Mit Zapier verbinden Sie Shopify und bexio über Auslöser und Aktionen. Auf der Shopify-Seite gibt es unter anderem New Paid Order, New Customer und Updated Inventory. Auf der bexio-Seite stehen unter anderem Find or Create Company, Create a Sales Invoice und Send a Sales-Invoice zur Wahl. Ein typischer Ablauf prüft bei einer bezahlten Bestellung, ob der Kunde schon in bexio existiert, und legt dann einen Rechnungsentwurf an. Das ist ein Beispiel für eine mögliche Kombination und kein fertiger Ablauf von Zapier.

Make verbindet sich mit Shopify auf zwei Arten: über die Anmeldung mit der Subdomain des Shops oder über eine eigene Shopify-App mit Zugriffstoken. Make weist darauf hin, für denselben Shop nicht mehrere Verbindungen anzulegen, weil die zuletzt erstellte die Berechtigungen der anderen überschreibt. Für eigene Apps wählen Sie nur die Berechtigungen, die der Ablauf braucht.

Einrichtung, Rechte und Stolperfallen der beiden Plattformen erklärt der Beitrag Zapier und Make mit bexio verbinden.

Weg 3: eigene Anbindung

Die bexio-Schnittstelle erlaubt es, Kontakte, Artikel und Rechnungen zu lesen und anzulegen. Eine eigene Anbindung brauchen Sie nur, wenn weder App noch Plattform Ihren Ablauf abdecken. bexio bietet laut Hilfe keine Auftragsentwicklung und keine Unterstützung bei der Umsetzung. Was die Schnittstelle kann und wo ihre Grenzen liegen, steht im Beitrag Die bexio-Schnittstelle: was damit möglich ist.

Das sollten Sie vor dem Start klären

1. Führendes System für Artikel: Die App überträgt Produkte und Lagerbestände. Legen Sie fest, wo Sie Preise, Beschreibungen und Bestände pflegen, und ändern Sie sie nur dort.
2. Mehrwertsteuer: Prüfen Sie, welcher Steuersatz in Shopify und welcher in bexio zu einem Produkt gehört. Wie Sie Sätze in bexio hinterlegen, zeigt der Beitrag Mehrwertsteuersätze pro Artikel richtig hinterlegen.
3. Zahlungsarten: Jede Zahlungsart braucht in der Buchhaltung ihren Platz, etwa Kreditkarte, TWINT oder Rechnung. Klären Sie, wie Auszahlungen auf Ihrem Bankkonto abgeglichen werden.
4. Versand von E-Mails: Wenn die App Rechnungen verschickt und Shopify eigene Bestätigungen, erhalten Kunden unter Umständen mehrere Nachrichten. Legen Sie fest, welches System was versendet.
5. Bestehende Kunden: Vergleichen Sie vorab, ob Kunden bereits in bexio vorhanden sind, damit keine Dubletten entstehen.
6. Testbestellung: Legen Sie einen Musterkunden wie «Beispiel AG» an, lösen Sie eine Bestellung aus und prüfen Sie Kontakt, Beleg, Steuer und Zahlung in bexio.

Verbindung prüfen und beenden

Verbundene Anwendungen sehen Sie in bexio unter «Alle Einstellungen» → «Apps & API» → «Apps». Dort entfernen Sie eine Verbindung mit «Entfernen». Damit ist die Berechtigung der Anwendung beendet. Das Abo beim Anbieter läuft weiter, bis Sie es dort kündigen. Laut Marketplace-AGB kommt der Vertrag bei Angeboten von Drittanbietern ausschliesslich mit dem Anbieter zustande und wird auch dort gekündigt. In Shopify entfernen Sie die App über die Verwaltung der installierten Apps. Shopify beschreibt Verwaltung und Deinstallation in seiner Hilfe zu Apps.

Häufige Fragen

Hat bexio eine eigene Shopify-Funktion?

In der bexio-Hilfe finden sich dazu keine Anleitungen. Der Marketplace verweist auf Connector-Apps von Partnern. Für Fragen zu diesen Anbindungen ist der Anbieter zuständig, nicht bexio.

Was kostet die Anbindung?

Das hängt vom Weg ab. Connector-Apps sind nach Bestellvolumen gestaffelt und werden vom Anbieter abgerechnet. Zapier und Make haben eigene Tarife. Preise ändern sich. Prüfen Sie deshalb den aktuellen Eintrag und nutzen Sie die Testversion.

Kann ich bexio-Rechnungen an Shopify-Kunden senden lassen?

Laut Eintrag im Shopify App Store kann die App bexio-Rechnungen automatisch an Kunden versenden. Prüfen Sie in der Testversion, wie das Ergebnis aussieht, und stimmen Sie es mit den Shopify-Mails ab.

Fazit

Shopify und bexio verbinden Sie über eine Connector-App, über Zapier oder Make oder über eine eigene Anbindung. Für den Einstieg genügt meist die App, die Bestellungen, Kunden und Produkte überträgt. Klären Sie vorher, wer Artikel, Steuern und Mails führt, und testen Sie mit einem Musterkunden. So bleibt die Buchhaltung sauber, auch wenn der Shop täglich Bestellungen liefert.