PayPal, Stripe, Wise und Revolut in bexio

Umsätze von PayPal, Stripe, Wise und Revolut Business gelangen auf zwei Wegen in Ihre Buchhaltung. Zahlen Kunden Rechnungen über den Zahlungsservice in bexio, verbucht bexio den Eingang automatisch. Für Konten bei Wise, Revolut Business oder einen PayPal- und Stripe-Report beschreibt die bexio-Hilfe den Import dagegen für Kontera, nicht für den bexio-Bankbereich. Dieser Beitrag trennt beide Fälle.

Zwei Fälle auseinanderhalten

Wie Sie PayPal oder Stripe für Rechnungen einrichten, beschreibt der Beitrag Zahlungslink auf Rechnungen: PayPal, Stripe, Worldline. Hier geht es um das, was danach passiert.

Fall 1: Rechnungen, die online bezahlt wurden

Klickt der Kunde im Online-Dokument auf «Jetzt bezahlen» und zahlt per PayPal oder Stripe, ändert bexio den Status der Rechnung automatisch auf bezahlt. Die Zahlung bucht bexio standardmässig auf das Konto 1029. Die Hilfe beschreibt es in der Übersicht der Systemkonten als «Zahlkonto für Zahlungsdienstleister» und rät in einem Beitrag, Kontonummer oder Kontoname nicht zu ändern, weil das den technischen Support erschwert. In einem anderen Beitrag empfiehlt sie, das Konto für Ihre Buchhaltung in «Forderungen Payment Service Provider» umzubenennen. Klären Sie das mit Ihrem Treuhänder.

So läuft die Verbuchung der Gebühr nach der Hilfe:

1. Der Kunde zahlt den vollen Rechnungsbetrag. bexio bucht ihn auf 1029.
2. Der Anbieter überweist Ihnen den Betrag abzüglich seiner Kommission auf Ihr Bankkonto. Im Beispiel der Hilfe werden von CHF 45.00 nur CHF 43.87 gutgeschrieben.
3. Sie holen die Banktransaktion ab und gleichen sie über das Konto 1029 ab.
4. Der Restbetrag auf 1029 ist die Kommission. Sie kontrollieren ihn mit der Abrechnung des Anbieters und buchen ihn mit einer manuellen Buchung aus, sofort oder am Ende des Berichtszyklus.

bexio nennt keine fixen Buchungssätze, weil der Support keine Buchhaltungsberatung bietet. Fragen Sie dazu Ihren Treuhänder. Bei Stripe weist die Hilfe zudem darauf hin, dass Gebühren anfallen können, die Stripe Ihnen direkt belastet.

Fall 2: Reports und Auszüge importieren

Für die folgenden Anbieter beschreibt die Hilfe Importe in Kontera. Kontera hat ein eigenes Benutzerkonto, und die Buchungen werden laut Hilfe an Ihr bexio übergeben. Für PayPal und Stripe muss zuerst das jeweilige Addon unter «Einstellungen» → «Addons» → «Zahlungsanbieter» aktiv sein. Die Hilfe empfiehlt ein Transitkonto in der Buchhaltung.

PayPal

1. Melden Sie sich im PayPal-Geschäftskonto an und öffnen Sie «Aktivitäten», dann «Alle Transaktionen».
2. Klicken Sie auf «Herunterladen» und wählen Sie den «Aktivitätsbericht».
3. Stellen Sie den Transaktionstyp auf «Guthaben-relevant» und wählen Sie den Datumsbereich.
4. Klicken Sie auf «Bericht erstellen» und laden Sie ihn herunter.

Nehmen Sie auch direkte Zahlungen über PayPal an, deaktivieren Sie über «Berichtsfelder anpassen» die Option mit den Warenkorbdetails als Einzelpositionen. Der Bericht muss bestimmte Felder enthalten, darunter Datum, Name, Transaktionscode, Brutto, Gebühr, Netto und Rechnungsnummer. Die vollständige Liste steht in der Hilfe.

Stripe

1. Öffnen Sie in Stripe die «Berichte» und dort die «Saldenübersicht».
2. Wählen Sie den Report «Guthabenänderung resultierend aus Aktivitäten».
3. Klicken Sie auf «Exportieren» und «Auf das System herunterladen». Wählen Sie das Format «Detailliert» und alle Spalten.
4. Laden Sie den Report in Kontera im Bereich Stripe hoch.

Gebühren lassen sich danach über Buchungsregeln verbuchen.

Wise

Wählen Sie in Wise das Konto, dann «Mehr», «Kontoauszüge und Berichte» und «Auszug». Als Dateiformat wählen Sie CSV. Die Option «Transaktionen mit separat aufgelisteten Gebühren anzeigen» darf nicht aktiviert sein.

Revolut Business

Richten Sie für jedes Revolut-Business-Konto ein Transferkonto in der Buchhaltung ein, wie es der Beitrag Transferkonto: Geld zwischen eigenen Konten buchen beschreibt. Für den Kontoauszug wählen Sie in den Einstellungen «Auszüge», «Business Konto» und «Monatsauszug», dann Zeitraum und Format CSV, und klicken auf «Erstellen». In Kontera importieren Sie die Datei über «Transaktionen importieren» unter «Belege und Transaktionen» mit dem speziellen Importer für Revolut Business.

Für Spesen wählen Sie in Revolut «Ausgaben» und «Abgeschlossen», dann «Exportieren» mit Dateityp CSV und eingeschlossenen Anhängen. Revolut erzeugt die Datei «expenses.zip». Diese laden Sie in Kontera im Bereich «Revolut Business Transaktionen» über «Spesen (ZIP)» hoch. Kontera importiert die Transaktionen und bereitet die Belege vor.

amnis

Hinter einer amnis-IBAN stecken Konten in mehreren Währungen. Kontera kann solche Multi-Currency-IBANs verarbeiten, über den CAMT-Export von amnis oder per API. Es legt für jedes Währungskonto ein eigenes Konto an. Die Hilfe empfiehlt eigene Konten im Kontenplan je Währung. Den täglichen automatischen Import von camt.053-Dateien nennt die Hilfe für Kontera unter anderem bei amnis.

Was im bexio-Bankbereich möglich ist

Im Bankbereich importieren Sie camt.053-, camt.054- und ZIP-Dateien, wie der Beitrag Kontoauszüge manuell in bexio importieren zeigt. Bietet ein Anbieter diese Formate nicht, bleiben nach der Hilfe zu Banken ohne Schnittstelle nur manuelle Buchungen. Wie die Verarbeitung in Kontera allgemein läuft, erklärt der Beitrag Kontera in bexio: Belege automatisch verbuchen.

Häufige Fragen

Kann ich eine PayPal-CSV direkt in den bexio-Bankbereich laden?

Die Hilfe beschreibt das nicht. Sie nennt den PayPal-Import nur für Kontera. Der Bankbereich nimmt camt.053, camt.054 und ZIP.

Warum bleibt auf dem Konto 1029 ein Restbetrag?

Der Rest entspricht der Kommission des Anbieters, die er bei der Auszahlung einbehält. Sie buchen ihn nach der Hilfe von Hand aus.

Brauche ich für jeden Anbieter ein eigenes Konto?

Die Hilfe empfiehlt für PayPal und Stripe ein Transitkonto und für Revolut Business ein Transferkonto je Konto. Bei amnis empfiehlt sie Konten je Währung.

Fazit

Zahlungen, die Kunden über den Zahlungsservice leisten, laufen in bexio automatisch über das Konto 1029, nur die Gebühr buchen Sie nach. Für Konten bei Wise, Revolut Business, PayPal und Stripe beschreibt die Hilfe Importe mit festen Vorgaben, die in Kontera laufen. Klären Sie mit Ihrem Treuhänder, welche Konten und Buchungssätze Sie verwenden.