Stunden automatisch verrechnen

Stunden verrechnen Sie in bexio ohne Abtippen, wenn nach dem Zeiteintrag nur noch Freigeben und Prüfen bleibt. Die Tätigkeit liefert Stundensatz und Ertragskonto, das Häkchen «Verrechenbar» setzt sich von selbst, der Status «Erledigt» gibt frei, und der Import in einen Rechnungsentwurf wendet die Rundung an. Die Rechnung stellen Sie danach selbst. Ein Entwurf ist keine versendete Rechnung.

Was bexio selbst erledigt und was bei Ihnen bleibt

Einmal einrichten: Geschäftstätigkeiten

Die meiste Arbeit sparen Sie bei den Tätigkeiten. Sie finden sie unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Stammdaten» → «Geschäftstätigkeiten». Pro Tätigkeit legen Sie vier Dinge fest:

• Name: zum Beispiel «Montage» oder «Beratung».
• Standardmässig verrechenbar: Zeiten dieser Tätigkeit gelten von Anfang an als verrechenbar.
• Standard-Stundensatz: Er wird in den Projektkonditionen übernommen, wenn dort der Stundensatz nach Tätigkeiten gewählt ist.
• Standard-Ertragskonto: bexio weist es beim Import der Zeiten in die Rechnung automatisch zu.

Eine Tätigkeit lässt sich nicht löschen, sobald sie in einer Zeiterfassung vorkommt. Benennen Sie sie deshalb gleich sauber. Wie sich Stundensätze von Projekt, Kunde, Mitarbeiter und Tätigkeit gegenseitig beeinflussen, steht in Projekte nach Aufwand abrechnen.

Erfassen, ohne später nachzuarbeiten

Es gibt drei Arten, einen Eintrag zu erfassen: über die Dauer, über Von und Bis oder mit dem Timer. Beim Timer ist die Tätigkeit ein Pflichtfeld. Wählen Sie eine Tätigkeit, die als verrechenbar hinterlegt ist, aktiviert sich der Schalter für die Verrechenbarkeit von selbst. Der Timer kennt laut Hilfe keine Pause. Jede Zeit wird als eigener Eintrag gespeichert.

Unterwegs nutzen Sie die Stoppuhr in bexio Go. Sie läuft laut Hilfe auch bei geschlossener App weiter. Die Zeiterfassung in der App ist laut Hilfe nur mit bestimmten Paketen verfügbar. Sie ist für die Leistungserfassung gedacht, nicht für die Arbeitszeit der Mitarbeitenden. Ohne Internet können Sie erfassen und später hochladen. Wiederkehrende Einsätze kopieren Sie mit «Duplizieren». Ändern müssen Sie dann mindestens ein Feld, etwa das Datum.

Der Text jedes Eintrags erscheint später auf der Rechnung. Schreiben Sie ihn so, dass ihn Ihr Kunde versteht.

Freigeben: der Status «Erledigt»

Ohne den Status «Erledigt» findet der Import nichts. Unter «Projekte» → «Zeiten» ändern Sie den Status mehrerer Einträge auf einmal. Legen Sie fest, wer das tut und wann. Sinnvoll ist ein fester Rhythmus, zum Beispiel einmal pro Woche und Mitarbeitenden. Das ist eine Empfehlung, keine Vorgabe von bexio. Wichtig ist nur, dass geprüfte Zeiten nicht auf «Offen» liegen bleiben.

Übernehmen: Import in den Rechnungsentwurf

Mit Projekt:

1. Öffnen Sie unter «Projekte» → «Projekte» das Projekt und wechseln Sie in den Reiter «Belegfluss».
2. Klicken Sie auf «Neue Rechnung».
3. Passen Sie Titel und Datum an und lassen Sie «Leistungen importieren» und «Aufwendungen importieren» aktiviert.
4. Klicken Sie auf «Speichern». bexio importiert alles in einen Entwurf und wendet Ihre Rundungseinstellungen an.

Ohne Projekt: Öffnen Sie eine Rechnung für den Kontakt, klicken Sie unten auf «Weitere Positionen» und wählen Sie «Zeit/Leistung». Markieren Sie die Einträge und klicken Sie auf «Selektierte hinzufügen». Hier lässt sich die Rundung für diese Rechnung noch abweichend wählen.

Prüfen Sie den Entwurf auf Stundensatz, Text und Total, bevor Sie die Rechnung stellen. Fehlen Zeiten, hilft Zeiten lassen sich nicht verrechnen.

Externe Zeiterfassung anbinden

Erfassen Sie Zeiten in einem anderen Programm, brauchen Sie keine Doppelerfassung. Es gibt drei Wege:

• Marketplace-Apps: Der bexio Marketplace führt Apps, die externe Zeiterfassungen mit bexio verbinden. Prüfen Sie Funktionsumfang und Support der App.
• Zapier: Die Aktion Create Time Tracking legt einen Zeiteintrag an.
• Make: Das Modul Create a Timesheet legt einen Zeiteintrag an, und Watch Timesheets beobachtet neue Einträge. Szenarien dazu zeigt Make und bexio: Szenarien für Verkauf und Buchhaltung.

Die Schnittstelle von bexio führt für Zeiten eigene Berechtigungen auf: Lesen und Schreiben. Vergeben Sie nur, was der Ablauf braucht. Behandeln Sie importierte Zeiten wie von Hand erfasste: Sie brauchen Tätigkeit, Kontakt und die Markierung «Verrechenbar», sonst bleiben sie beim Import liegen. Testen Sie jeden Ablauf mit einem Musterkunden wie «Beispiel AG».

Häufige Fragen

Kann bexio Rechnungen aus Zeiten ohne mein Zutun stellen?

Der Import erzeugt einen Entwurf. Das Stellen bleibt bei Ihnen. Technisch lassen sich über die Schnittstelle auch Rechnungen anlegen. Das würde die Prüfung von Stundensatz, Text und Total aber überspringen.

Werden Zeiten doppelt verrechnet?

Nein, solange Sie importieren. Nach dem Import setzt bexio die Zeiten auf «Verrechnet». Tippen Sie Stunden von Hand in eine Rechnung, bleiben die Einträge auf «Erledigt» und erscheinen beim nächsten Import wieder. Setzen Sie sie dann selbst auf «Verrechnet».

Gilt das auch für Auslagen?

Ja. Aufwendungen werden zusammen mit den Zeiten importiert, wenn sie als verrechenbar markiert und noch nicht verrechnet sind.

Fazit

Stunden gelangen am schnellsten zur Rechnung, wenn Tätigkeiten sauber eingerichtet sind, Zeiten auf «Erledigt» gesetzt werden und der Import den Entwurf füllt. Externe Erfassung lässt sich über Apps, Zapier oder Make anbinden. Entscheidend bleibt, dass ein Mensch den Entwurf prüft, bevor die Rechnung rausgeht.